Ngày 01/7/2025 là mốc đánh dấu nhiều thay đổi lớn trong hệ thống địa giới hành chính trên toàn quốc. Theo đó, hàng loạt đơn vị hành chính cấp xã, cấp huyện được sáp nhập, chia tách hoặc điều chỉnh ranh giới. Những thay đổi này tác động không nhỏ đến thông tin đăng ký của doanh nghiệp, đặc biệt là việc xuất hóa đơn điện tử – một trong những nghiệp vụ kế toán – thuế quan trọng và thường xuyên.
Một trong những câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn là: Sau khi thay đổi địa giới hành chính, doanh nghiệp có được phép xuất hóa đơn điện tử theo địa chỉ cũ trước sáp nhập hay không?
Bài viết dưới đây của Luật An Khang sẽ phân tích chi tiết căn cứ pháp lý, hướng dẫn thực tế từ cơ quan thuế, cũng như gợi ý giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử sau ngày 01/7/2025.
Căn cứ pháp lý liên quan đến địa giới hành chính và hóa đơn điện tử
Việc thay đổi địa giới hành chính năm 2025 được thực hiện theo các Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội và Quyết định của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.
Liên quan đến việc xuất hóa đơn điện tử sau khi thay đổi địa giới hành chính, ngày 10/7/2025, Cục Thuế đã ban hành Công văn 2376/CT-NVT hướng dẫn cụ thể về cách xử lý thông tin địa chỉ trên hóa đơn.
Công văn này căn cứ theo Công văn số 4370/BTC-DNTN ngày 28/6/2025 của Bộ Tài chính, trong đó nêu rõ doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã… vẫn được tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có địa chỉ cũ cho đến khi có nhu cầu thay đổi, hoặc thực hiện đồng thời với đăng ký/thông báo thay đổi thông tin.
Địa chỉ cũ trước sáp nhập có còn hợp lệ trên hóa đơn điện tử?
Câu trả lời là: CÓ, trong một số trường hợp cụ thể.
Theo Công văn 2376/CT-NVT, địa chỉ của người nộp thuế vẫn được ghi nhận theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực. Như vậy, nếu doanh nghiệp vẫn đang sử dụng giấy chứng nhận có địa chỉ cũ – tức địa chỉ cũ trước sáp nhập – và chưa thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ, thì:
- Thông tin địa chỉ cũ vẫn có giá trị pháp lý
- Hóa đơn điện tử vẫn được xuất với địa chỉ cũ trước sáp nhập
Điều này được áp dụng trong trường hợp thông tin địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật trên hệ thống, nhưng chưa đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp vẫn được sử dụng thông tin địa chỉ cũ trên hóa đơn.
Khi nào doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử theo địa chỉ mới?
Theo hướng dẫn tại Công văn 2376/CT-NVT, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử theo địa chỉ mới trong 2 trường hợp:
Trường hợp 1: Hệ thống hóa đơn đã được cập nhật địa chỉ mới
Khi cơ quan thuế đã chủ động cập nhật địa chỉ mới theo địa bàn hành chính 2 cấp và đã đồng bộ thông tin này sang hệ thống hóa đơn điện tử, thì doanh nghiệp phải sử dụng địa chỉ mới trên hóa đơn.
Trong tình huống này, thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận vẫn cũ, nhưng địa chỉ in trên hóa đơn phải là địa chỉ mới. Để chứng minh điều này với khách hàng hoặc đối tác, doanh nghiệp có thể sử dụng thông báo từ cơ quan thuế để giải thích sự chênh lệch.
Trường hợp 2: Người mua không thuộc diện liên thông đăng ký kinh doanh
Đối với các đơn vị không thực hiện liên thông đăng ký thuế – đăng ký kinh doanh (thường là tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp…), thì địa chỉ trên hóa đơn sẽ được xác định theo cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế. Khi đó, nếu thông tin đã được cập nhật, doanh nghiệp cũng phải xuất hóa đơn theo địa chỉ mới.
Cơ quan thuế có tự động cập nhật thông tin địa chỉ không?
Có. Một điểm mới rất đáng chú ý trong Công văn 2376/CT-NVT là:
Cơ quan thuế sẽ chủ động cập nhật thông tin địa chỉ người nộp thuế theo địa giới hành chính mới, không yêu cầu doanh nghiệp làm thủ tục thay đổi.
Thông tin địa chỉ này sẽ được:
- Cập nhật trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế
- Đồng bộ sang các phần mềm hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp dùng nhà cung cấp có tích hợp (Ví dụ: MISA, Viettel, VNPT…)
- Gửi thông báo tới người nộp thuế để biết và chủ động đối chiếu
Như vậy, trách nhiệm cập nhật dữ liệu thuộc về cơ quan thuế, nhưng doanh nghiệp vẫn cần theo dõi để xử lý kịp thời khi có sự chênh lệch giữa Giấy chứng nhận và thông tin trên hóa đơn.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Những điều doanh nghiệp cần biết
Doanh nghiệp nên làm gì để tránh rủi ro khi xuất hóa đơn điện tử?
Để đảm bảo việc xuất hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Kiểm tra định kỳ thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hệ thống hóa đơn
- Chủ động liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp hóa đơn điện tử để xác nhận dữ liệu đã được đồng bộ
- Trường hợp có sự khác biệt, cần có văn bản hoặc thông báo chính thức từ cơ quan thuế để chứng minh việc sử dụng địa chỉ cũ là đúng luật
- Nếu đã có nhu cầu thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận, nên thực hiện thủ tục cập nhật đồng bộ, tránh gây khó khăn cho đối tác khi đối chiếu thông tin hóa đơn
Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến địa chỉ trên hóa đơn điện tử
✅ Địa chỉ ghi trên hóa đơn không khớp với địa chỉ trên Giấy chứng nhận có bị xử phạt không?
Không, nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn theo địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật và có thông báo chính thức. Trong trường hợp đó, địa chỉ mới vẫn được xem là hợp lệ.
✅ Doanh nghiệp phải thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi sáp nhập địa giới không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp chỉ thay đổi khi có nhu cầu, hoặc khi đăng ký các thông tin khác như thay đổi người đại diện, ngành nghề… thì có thể cập nhật đồng thời.
✅ Địa chỉ trên hệ thống thuế và hệ thống hóa đơn điện tử có thể khác nhau không?
Có thể, trong thời gian chuyển tiếp sau sáp nhập, khi dữ liệu chưa được đồng bộ hoàn toàn. Đây là lý do doanh nghiệp cần chủ động đối chiếu thông tin thường xuyên.
Kết luận
Từ ngày 01/7/2025, việc thay đổi địa giới hành chính đặt ra yêu cầu mới trong công tác quản lý thông tin doanh nghiệp, đặc biệt là vấn đề xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, với hướng dẫn rõ ràng tại Công văn 2376/CT-NVT và Công văn 4370/BTC-DNTN, doanh nghiệp hoàn toàn có thể:
- Tiếp tục sử dụng địa chỉ cũ trước sáp nhập trong một số trường hợp hợp lệ
- Chủ động xuất hóa đơn theo địa chỉ mới khi thông tin đã được đồng bộ
Việc nắm rõ quy định và cập nhật dữ liệu kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro về hóa đơn, tránh bị xử lý vi phạm hoặc gây khó khăn trong giao dịch thương mại.
Nếu bạn cần hỗ trợ cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp hoặc xử lý các tình huống bất cập khi xuất hóa đơn điện tử sau ngày 01/7/2025, đừng ngần ngại liên hệ Luật An Khang để được tư vấn nhanh chóng và chính xác.
