Những quy định mới về hóa đơn điện tử 01/06/2025

Từ 01/6/2025, Chính phủ Việt Nam đã ban hành các quy định mới về hóa đơn điện tử nhằm cập nhật, hoàn thiện khuôn khổ pháp lý, mở rộng phạm vi áp dụng và nâng cao hiệu quả quản lý thuế trên nền tảng số. Những nội dung này được quy định trọng tâm tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đồng thời được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Cùng Công ty Luật An Khang cập nhật các quy định về hóa đơn điện tử mới nhất, giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nắm rõ các điểm thay đổi quan trọng.

Các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử chính thống được ban hành

Các quy định về hóa đơn điện tử được xây dựng trên nền tảng Luật Quản lý thuế năm 2019 (Luật số 38/2019/QH14). Trên cơ sở đó, Chính phủ và Bộ Tài chính đã ban hành các nghị định, thông tư hướng dẫn, cụ thể hóa việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong thực tiễn.

Lưu ý: Từ 01/06/2025, các quy định cũ về xử lý hóa đơn điện tử không còn hiệu lực, trong đó có việc hủy hóa đơn điện tử đã lập. Người nộp thuế thực hiện điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo quy định mới. Doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh cần cập nhật, nâng cấp phần mềm hóa đơn điện tử để đáp ứng chuẩn dữ liệu và yêu cầu kết nối mới với cơ quan thuế.

Quy định đối tượng áp dụng cho hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 2 và Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy định về hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các chủ thể có hoạt động kinh doanh. Ngoại trừ một số trường hợp chưa đáp ứng được hạ tầng công nghệ thông tin và được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian chuyển tiếp tối đa 12 tháng, các nhóm đối tượng cụ thể bao gồm:

• Nhóm chủ thể thực hiện từ 01/7/2022: Bao gồm các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế; chi nhánh của pháp nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; các đơn vị sự nghiệp công lập có phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ; cùng các hộ, cá nhân kinh doanh theo phương pháp kê khai.
• Cập nhật từ 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Các đối tượng dưới đây phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bảo đảm kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định.
  • Nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, hoạt động trên nền tảng số, thương mại điện tử, được đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử GTGT;
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên;
  • Doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng như siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí.

Doanh nghiệp thành lập trong giai đoạn từ 17/9/2021 đến 30/6/2022 được xem xét tạm thời chưa áp dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC (được cập nhật, hướng dẫn bổ sung tại Thông tư 32/2025/TT-BTC), hóa đơn điện tử phải thể hiện bằng tiếng Việt, sử dụng chữ số Ả-rập. Trường hợp phát sinh ngoại tệ, người bán phải ghi rõ tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép nộp thuế bằng ngoại tệ theo quy định.

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử:

• Tên hóa đơn, thể hiện rõ loại hóa đơn (ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử).
• Ký hiệu hóa đơn, gồm 06 ký tự xác định loại hóa đơn, năm lập và mã của cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư 78.
• Số hóa đơn, được cấp theo nguyên tắc duy nhất, tăng dần và tự động trên hệ thống.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Thông tin người bán: tên đơn vị/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế; trường hợp ủy nhiệm lập hóa đơn có thể sử dụng ký hiệu giao dịch theo quy định.
• Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế; được phép viết tắt một số danh từ thông dụng (như “TP” thay cho “Thành phố”); không bắt buộc thể hiện tên, địa chỉ đối với bán lẻ cho cá nhân không yêu cầu lấy hóa đơn.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế; thuế suất GTGT (0%, 5%, 10%); tổng tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán bằng VND.
• Chữ ký điện tử của người bán; chữ ký điện tử của người mua chỉ yêu cầu trong trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh.

>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?

Nội dung không bắt buộc (theo nhu cầu sử dụng):

• Hình thức thanh toán;
• Thông tin tài khoản ngân hàng;
• Mã số của chứng từ liên quan;
• Các nội dung ghi chú khác phục vụ quản lý, đối chiếu.

Quy định về hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp:

• Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ bằng ngoại tệ, hóa đơn thể hiện nguyên tệ và tỷ giá quy đổi; nếu được phép nộp thuế bằng ngoại tệ thì không bắt buộc quy đổi sang đồng Việt Nam.
• Hóa đơn thương mại điện tử phải được lập và truyền nhận theo định dạng dữ liệu XML chuẩn do cơ quan thuế ban hành.

Quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm phát hành hóa đơn được xác định dựa trên nguyên tắc chuyển giao rủi ro, quyền sở hữu hoặc hoàn tất việc cung ứng dịch vụ, không phụ thuộc vào việc người bán đã thu được tiền hay chưa. Cụ thể:

• Giao dịch bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là lúc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng sản phẩm được chuyển giao cho bên mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
  • Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Hoạt động xuất khẩu: Hóa đơn được phát hành chậm nhất là một ngày làm việc tính từ ngày hoàn thành thủ tục thông quan hàng hóa.
• Kinh doanh Casino, trò chơi điện tử có thưởng: Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 01 ngày kể từ thời điểm xác định doanh thu thực tế phát sinh.
• Dịch vụ vận tải taxi (có phần mềm kết nối): Hóa đơn phải được khởi tạo ngay khi chuyến đi kết thúc trên hệ thống.
• Dịch vụ y tế, khám chữa bệnh (có sử dụng phần mềm): Trường hợp khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn, đơn vị thực hiện tổng hợp và phát hành hóa đơn vào cuối ngày.
• Cập nhật mới từ năm 2025: Bổ sung các quy định chặt chẽ cho lĩnh vực thương mại điện tử và bán lẻ trực tiếp. Theo đó, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm thanh toán thông qua máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Ngoài ra, dữ liệu hóa đơn điện tử phải được chuyển đến cơ quan thuế chậm nhất trong ngày lập hóa đơn, trừ các trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép thực hiện theo lộ trình riêng.

>> Tham khảo bài viết: Ngày ký hóa đơn điện tử khác ngày lập: Có hợp pháp không?

Quy định thủ tục đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định mới về hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được cập nhật bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC), thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử đã được đơn giản hóa, thực hiện hoàn toàn trực tuyến.

• Đăng ký sử dụng: Người nộp thuế đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn); không cần thông báo phát hành riêng, chỉ cần chờ cơ quan thuế chấp thuận trong 01 ngày làm việc.
• Phát hành hóa đơn: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hợp lệ; đối với hóa đơn điện tử có mã, cơ quan thuế thực hiện cấp mã trước khi phát hành.
• Lưu trữ và chi phí: Hóa đơn điện tử được lưu trữ tối thiểu 10 năm; doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn phí hóa đơn điện tử có mã trong 12 tháng theo quy định.

Các cập nhật nội dung mới nhất từ Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025

Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025 đã bổ sung, điều chỉnh nhiều nội dung quan trọng nhằm hoàn thiện quy định về hóa đơn điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số và TMĐT phát triển mạnh. Các quy định mới tập trung vào mở rộng đối tượng áp dụng, chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn và đơn giản hóa thủ tục quản lý, giúp doanh nghiệp tuân thủ thuận lợi hơn.

Thêm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020), phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được mở rộng. Cụ thể, các nhóm đối tượng sau bắt buộc triển khai và kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên theo Luật Quản lý thuế 2019.
• Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, bao gồm:
  • Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác);
  • Nhóm kinh doanh dịch vụ lưu trú và ẩm thực, gồm cơ sở ăn uống, nhà hàng và khách sạn.
  • Các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách và những hoạt động hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
  • Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nghệ thuật, giải trí, chiếu phim và các dịch vụ cá nhân khác theo phân ngành kinh tế Việt Nam.

Các đối tượng nêu trên phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo thời gian thực, bảo đảm tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

Thêm trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngoài 07 trường hợp đã được quy định trước đó, kể từ ngày 01/6/2025, pháp luật bổ sung thêm một số trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:

• Người nộp thuế thực hiện tạm dừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế; hộ, cá nhân kinh doanh chuyển từ phương pháp kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế.
• Trường hợp lập hóa đơn điện tử nhằm mục đích bán khống hàng hóa, dịch vụ và đã bị cơ quan có thẩm quyền khởi tố; khi cơ quan công an, viện kiểm sát hoặc tòa án có văn bản đề nghị, cơ quan thuế sẽ thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Khi cơ quan chức năng phát hiện hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn của người nộp thuế và có thông báo gửi đến cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng có sự thay đổi ngành nghề, dẫn đến không còn đáp ứng điều kiện áp dụng, thì cơ quan thuế sẽ thông báo ngừng sử dụng loại hóa đơn này.
• Trong quá trình thanh tra, kiểm tra, nếu phát hiện doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán hóa đơn bất hợp pháp hoặc có hành vi trốn thuế, cơ quan thuế sẽ ban hành thông báo đình chỉ sử dụng hóa đơn ngay lập tức.
• Người nộp thuế có hành vi trốn thuế hoặc thuộc nhóm rủi ro rất cao theo phân loại mức độ rủi ro, sẽ bị cơ quan thuế áp dụng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Xóa bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử đã lập sai

Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, quy định mới đã loại bỏ yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đã lập sai như trước đây.

Trước đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót thì phải hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, Nghị định 70/2025/NĐ-CP không còn áp dụng hình thức hủy hóa đơn, mà cho phép xử lý thông qua điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.

Cụ thể, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót (bao gồm hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu), người bán thực hiện xử lý theo từng trường hợp sau:

(1) Sai sót về tên, địa chỉ người mua

• Trường hợp hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua, không sai mã số thuế và các nội dung khác vẫn chính xác, người bán không phải lập lại hóa đơn.
• Người bán thông báo cho người mua về sai sót và gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

(2) Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa, dịch vụ

• Trường hợp hóa đơn có sai về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa, dịch vụ, người bán được lựa chọn một trong hai phương án: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
  • Với hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn phải thể hiện nội dung:
    “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
  • Với hóa đơn thay thế, hóa đơn mới phải ghi rõ:
    “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
• Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thực hiện ký số và gửi cho người mua; đồng thời gửi cơ quan thuế để cấp mã đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Trường hợp trong cùng một tháng, người bán phát sinh nhiều hóa đơn sai có cùng thông tin người mua, hàng hóa, đơn giá, thuế suất, thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn, kèm theo bảng kê hóa đơn sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA).

Trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận nêu rõ nội dung sai sót; trường hợp người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo trực tiếp hoặc thông báo công khai trên website (nếu có) và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Lưu ý: Đối với lĩnh vực hàng không, hóa đơn đổi hoặc hoàn chứng từ vận chuyển được xem là hóa đơn điều chỉnh, không bắt buộc thể hiện nội dung “Điều chỉnh tăng/giảm…”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép lập hóa đơn cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ do đại lý phát hành.

Thêm loại hóa đơn thương mại điện tử

Nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý giao dịch xuyên biên giới, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã chính thức bổ sung loại hình hóa đơn chuyên biệt dành cho lĩnh vực kinh tế số và xuất khẩu theo các quy định về hóa đơn điện tử mới nhất:

• Ở điểm a khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, pháp luật về hóa đơn đã bổ sung điểm đ vào khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cho phép tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng hóa đơn GTGT điện tử đối với hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số và dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
• Bên cạnh đó, tại điểm c khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khoản 2a được bổ sung vào Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chính thức quy định về hóa đơn thương mại điện tử.

Theo đó, hóa đơn thương mại điện tử được áp dụng đối với tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân là người xuất khẩu có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, với điều kiện đáp ứng yêu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Hóa đơn thương mại điện tử phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo Điều 10 và định dạng chuẩn dữ liệu theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, thì được lựa chọn sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo quy định hiện hành.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 7 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), kể từ ngày 01/6/2025, phạm vi ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử đã được mở rộng sang hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

Theo đó, ngoài doanh nghiệp và tổ chức kinh tế như trước đây, hộ và cá nhân kinh doanh được phép ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện việc lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận. Quy định mới này tạo điều kiện thuận lợi cho các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, đồng thời phù hợp hơn với thực tiễn triển khai quy định về hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển đổi số.

Trên đây là tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử mới nhất áp dụng từ ngày 01/6/2025, được xây dựng trên cơ sở Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Các thay đổi này tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trong quá trình lập, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử. Vậy nên cần chủ động rà soát quy trình, cập nhật phần mềm và có phương án hỗ trợ chuyên môn phù hợp để đảm bảo thực hiện đúng quy định hiện hành.