Câu hỏi bạn đọc:
Chị Hương (Hải Phòng) gửi câu hỏi: “Tôi đang sử dụng máy tính tiền trong cửa hàng bán lẻ. Xin hỏi ký hiệu của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được quy định như thế nào theo Thông tư 32/2025/TT-BTC?”
Luật An Khang trả lời:
Xin cảm ơn chị Hương đã gửi câu hỏi. Đây là thắc mắc mà rất nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh hiện nay quan tâm, đặc biệt khi triển khai hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng. Chúng tôi xin giải thích chi tiết như sau:
Căn cứ pháp lý về ký hiệu hóa đơn điện tử
Theo điểm b khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định rõ về ký hiệu hóa đơn điện tử. Cụ thể, ký hiệu này là nhóm 6 ký tự gồm chữ và số, thể hiện các thông tin cơ bản:
- Loại hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).
- Năm lập hóa đơn.
- Loại hóa đơn được sử dụng (theo nhóm chữ cái quy định).
- Hai ký tự cuối để doanh nghiệp tự lựa chọn phục vụ quản lý.
Cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử
Căn cứ Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử được xây dựng theo 6 ký tự, gồm:
- Ký tự đầu tiên:
- C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- K: Hóa đơn điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo: Thể hiện năm lập hóa đơn bằng 2 số cuối của năm dương lịch.
- Ví dụ: Năm 2025 sẽ là 25, năm 2026 là 26.
- Ký tự thứ tư: Là chữ cái thể hiện loại hóa đơn điện tử:
- T: Hóa đơn điện tử thông thường.
- D: Hóa đơn bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia.
- L: Hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh.
- M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- N, B, G, H, X: Các loại hóa đơn, phiếu xuất kho hoặc tem, vé điện tử khác.
- Hai ký tự cuối: Do người bán tự xác định để quản lý, hoặc mặc định là “YY” nếu không có nhu cầu phân biệt mẫu.
Ký hiệu của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Điểm đáng chú ý ở đây chính là ký tự “M”. Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, chữ M dùng để chỉ loại hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
Ví dụ:
- C25MYY → Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, lập năm 2025, loại hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- K25MAB → Hóa đơn điện tử không có mã, lập năm 2025, loại hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, phân biệt theo ký hiệu “AB” do doanh nghiệp đặt.
Như vậy, khi sử dụng máy tính tiền để lập hóa đơn điện tử, người bán cần lưu ý ký hiệu này để đảm bảo hóa đơn phát hành đúng quy định pháp luật.
Vị trí thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử
Theo quy định, tại bản thể hiện hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử cùng ký hiệu mẫu số được đặt ở phía trên bên phải của hóa đơn hoặc tại vị trí dễ nhận biết. Điều này giúp cơ quan quản lý và người mua hàng dễ dàng phân biệt loại hóa đơn ngay khi tra cứu.
Kết luận
Tóm lại, ký hiệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được thể hiện bằng chữ “M” trong nhóm ký hiệu 6 ký tự. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định khi phát hành hóa đơn điện tử.
Việc hiểu rõ và áp dụng đúng ký hiệu hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, không chỉ giúp người bán tuân thủ pháp luật mà còn tạo sự minh bạch, chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
