Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc nộp thuế thủ công không chỉ mất thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều sai sót, gây phiền toái cho doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Nhiều người than phiền về việc phải đi lại, chờ đợi, hoặc lo lắng bị xử phạt khi kê khai chậm. Giải pháp nằm ở việc sử dụng hệ thống Kê khai thuế điện tử eTax – công cụ chính thức của Tổng cục Thuế, giúp tiết kiệm thời gian, nộp hồ sơ chỉ với vài thao tác trực tuyến.
Nếu bạn đang băn khoăn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy cùng Luật và Kế toán An Khang tìm hiểu chi tiết quy trình, căn cứ pháp lý và những lưu ý quan trọng trong bài viết này.
Giới thiệu về hệ thống eTax
Hệ thống eTax được triển khai theo Quyết định số 1819/QĐ-BTC ngày 15/09/2020 của Bộ Tài chính, với mục tiêu thay thế dần các cổng kê khai thuế trước đây, đồng thời đồng bộ dữ liệu thuế toàn quốc.
Đối tượng áp dụng: Theo Điều 3 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, mọi tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế đều được phép sử dụng dịch vụ thuế điện tử. Điều này bao gồm cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có phát sinh nghĩa vụ thuế.
Điều kiện cần thiết:
- Có chữ ký số hợp lệ (theo Thông tư 105/2020/TT-BTC về đăng ký thuế).
- Máy tính cài phần mềm ký điện tử (eSigner) hoặc ứng dụng hỗ trợ tương thích.
- Kết nối internet ổn định.
Ví dụ: Một công ty xây dựng nhỏ ở Hà Nội chỉ cần đăng ký chữ ký số với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) là đã có thể nộp thuế GTGT hàng tháng qua eTax mà không cần trực tiếp đến cơ quan thuế.
Xem thêm: Đối tượng không chịu thuế đối với hàng hoá nhập khẩu theo nghị định 181
Đăng ký sử dụng dịch vụ eTax
Đăng ký tài khoản eTax là bước đầu tiên để được phép kê khai trực tuyến. Căn cứ Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có quyền lựa chọn phương thức khai thuế điện tử.
Quy trình đăng ký:
- Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn.
- Chọn “Doanh nghiệp” → “Đăng ký sử dụng dịch vụ”.
- Cắm USB Token chữ ký số, nhập mã số thuế, email, số điện thoại.
- Ký điện tử và gửi đăng ký.
- Hệ thống sẽ gửi tài khoản định danh và mật khẩu tạm thời vào email.
Ví dụ thực tế: Một hộ kinh doanh tại Đà Nẵng đã chia sẻ rằng, nhờ đăng ký eTax trực tuyến, họ chỉ mất khoảng 15 phút thay vì 2–3 tiếng đi đến chi cục thuế để làm thủ tục.
Đăng ký tờ khai cần nộp
Sau khi có tài khoản, người nộp thuế cần đăng ký loại tờ khai sẽ nộp định kỳ. Theo Điều 7 Thông tư 80/2021/TT-BTC, các tờ khai thuế phổ biến gồm: thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN, báo cáo hóa đơn…
Các bước:
- Đăng nhập eTax → chọn mục “Khai thuế” → “Đăng ký tờ khai”.
- Chọn loại tờ khai (ví dụ: thuế GTGT theo tháng, thuế TNCN theo quý).
- Xác nhận thông tin và lưu đăng ký.
Ví dụ: Doanh nghiệp A hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ cần đăng ký tờ khai thuế GTGT theo quý (nếu doanh thu năm < 50 tỷ đồng, căn cứ Khoản 1 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP). Điều này giúp giảm số lần nộp hồ sơ từ 12 xuống 4 lần mỗi năm.
Tạo tờ khai qua phần mềm HTKK & kết xuất XML
Để đảm bảo tính chuẩn hóa, Tổng cục Thuế yêu cầu tờ khai phải được lập trên phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai). Căn cứ Điều 42 Luật Quản lý thuế 2019, hồ sơ khai thuế phải đúng mẫu biểu do Bộ Tài chính ban hành.
Thực hiện như sau:
- Tải phần mềm HTKK tại website Tổng cục Thuế.
- Nhập dữ liệu theo từng chỉ tiêu trong tờ khai.
- Kiểm tra, rà soát số liệu, đặc biệt là phần “chỉ tiêu kết chuyển” để tránh sai sót.
- Xuất tờ khai ra file định dạng XML.1
Ví dụ cụ thể: Một công ty thương mại có nhiều hóa đơn GTGT đầu vào thường nhập nhầm mã số thuế nhà cung cấp. Khi sử dụng HTKK, hệ thống báo lỗi, giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời và chỉnh sửa trước khi nộp.
Nộp tờ khai trên hệ thống eTax
Sau khi đã có file XML, người nộp thuế tiến hành tải lên hệ thống. Điều này phù hợp với quy định tại Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2023, xác nhận giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử tương đương hồ sơ giấy.
Quy trình nộp:
- Đăng nhập eTax, chọn “Nộp tờ khai”.
- Chọn file XML đã xuất từ HTKK.
- Ký điện tử bằng USB Token và nhấn “Nộp”.
- Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận đã nhận hồ sơ.
Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp logistics tại TP.HCM phản ánh rằng, trước đây mỗi lần nộp báo cáo thuế TNCN phải đi lại, chờ xếp hàng cả buổi sáng. Giờ đây, chỉ cần vài phút để tải file XML, ký số và hoàn tất kê khai ngay tại văn phòng.
Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế doanh nghiệp
Những lưu ý quan trọng khi kê khai thuế điện tử eTax
- Hạn nộp tờ khai: Căn cứ Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp tờ khai tháng là ngày 20 của tháng sau; nộp theo quý là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
- Lỗi kỹ thuật: Nếu gặp lỗi hệ thống, người nộp thuế sẽ không bị xử phạt theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Tra cứu hồ sơ: Sau khi nộp, có thể vào mục “Tra cứu” để kiểm tra tình trạng chấp nhận hồ sơ.
- Phản ánh sai sót: Trường hợp thông tin không chính xác (ví dụ: thu nhập từ doanh nghiệp “không quen biết”), người nộp thuế có thể phản ánh trực tiếp trên eTax Mobile để được xử lý.
Xem thêm: Kê khai thuế TNCN
Kết luận
Kê khai thuế điện tử eTax không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót mà còn được pháp luật thừa nhận như một phương thức nộp thuế chính thức. Việc nắm rõ quy trình đăng ký, tạo tờ khai, nộp tờ khai và tuân thủ các căn cứ pháp lý hiện hành sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh yên tâm hơn trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
Nếu bạn còn băn khoăn hoặc gặp khó khăn trong việc kê khai thuế, hãy để Luật và Kế toán An Khang đồng hành cùng bạn. Với kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ hàng trăm khách hàng, chúng tôi sẵn sàng giúp bạn tối ưu quy trình, tránh sai sót và hạn chế rủi ro pháp lý.
Liên hệ ngay hotline 0936 149 833 của Luật và Kế toán An Khang để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ chi tiết!
