Khai thuế nhà thầu và quyết toán thuế năm

Khai thuế nhà thầu là nghĩa vụ bắt buộc đối với các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam khi phát sinh hợp đồng, giao dịch hoặc thanh toán cho nhà thầu nước ngoài cung cấp hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam. 

Đây là một trong những sắc thuế đặc thù, đòi hỏi hiểu rõ quy định pháp luật và cách xác định nghĩa vụ thuế đúng từng trường hợp.

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp nhầm lẫn giữa “khai thuế nhà thầu” và “quyết toán thuế năm”, dẫn đến kê khai sai hoặc nộp thiếu thuế, bị truy thu và phạt vi phạm hành chính. 

Bài viết này của Luật & Kế toán An Khang sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, căn cứ pháp lý, quy trình khai thuế nhà thầu, cũng như mối liên hệ giữa khai thuế nhà thầu và quyết toán thuế năm, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tối ưu nghĩa vụ thuế hợp pháp cho doanh nghiệp.

Khái niệm và đối tượng phải khai thuế nhà thầu

1.1. Khái niệm thuế nhà thầu

Thuế nhà thầu (Foreign Contractor Tax – FCT) là loại thuế áp dụng đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài không có tư cách pháp nhân tại Việt Nam nhưng có thu nhập phát sinh tại Việt Nam thông qua việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ, cho thuê tài sản, chuyển giao công nghệ hoặc các hoạt động thương mại khác.

Thuế nhà thầu thực chất là tổ hợp của hai loại thuế chính:

• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoặc thuế thu nhập cá nhân (TNCN) (đối với cá nhân nước ngoài);

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp.

Doanh nghiệp Việt Nam khi ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài sẽ có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thay các loại thuế này cho nhà thầu, theo đúng hướng dẫn tại Thông tư 103/2014/TT-BTC và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

1.2. Đối tượng phải khai thuế nhà thầu

Theo quy định hiện hành, tổ chức hoặc cá nhân Việt Nam phải thực hiện khai thuế nhà thầu khi:

• Ký hợp đồng với tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân tại Việt Nam (không có giấy đăng ký kinh doanh, không thành lập chi nhánh);

• Ký hợp đồng với cá nhân nước ngoài không cư trú tại Việt Nam;

• Có phát sinh thanh toán cho nhà thầu nước ngoài liên quan đến hàng hóa, dịch vụ cung cấp tại Việt Nam hoặc gắn liền với việc sử dụng tại Việt Nam.

Một số ví dụ điển hình:

• Doanh nghiệp Việt Nam thuê dịch vụ quảng cáo Google, Facebook → phải khai và nộp thuế nhà thầu thay nhà cung cấp.

• Doanh nghiệp thuê chuyên gia nước ngoài đào tạo trực tuyến → cũng thuộc đối tượng phải khai thuế nhà thầu.

• Công ty Việt Nam mua phần mềm bản quyền từ nước ngoài → phải kê khai thuế nhà thầu cho khoản phí bản quyền.

Xem thêm: Nhà thầu nước ngoài có được hoàn thuế thu nhập doanh nghiệp không? Giải đáp chi tiết

Căn cứ pháp lý và cách xác định nghĩa vụ khai thuế nhà thầu

2.1. Căn cứ pháp lý chính

• Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi 2024).

• Thông tư 103/2014/TT-BTC hướng dẫn nghĩa vụ thuế đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam.

• Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Nghị định 91/2022/NĐ-CP về kê khai, khấu trừ và nộp thay thuế.

• Thông tư 80/2021/TT-BTC về hồ sơ khai và quyết toán thuế điện tử.

2.2. Phương pháp tính thuế nhà thầu

Tùy theo hình thức hợp đồng và mức độ hiện diện của nhà thầu tại Việt Nam, có ba phương pháp xác định thuế:

Ví dụ:

• Hợp đồng cung cấp phần mềm trị giá 100.000 USD → áp dụng thuế suất GTGT 5% và TNDN 5% → tổng thuế nhà thầu phải nộp: 10.000 USD (do doanh nghiệp Việt Nam khấu trừ và nộp thay).

Quy trình khai thuế nhà thầu và mối liên hệ với quyết toán thuế năm

3.1. Quy trình khai thuế nhà thầu

Doanh nghiệp chi trả thu nhập cho nhà thầu nước ngoài phải thực hiện khai và nộp thuế theo quy trình 4 bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khai thuế nhà thầu

• Tờ khai thuế mẫu 01/NTNN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC).

• Bảng tính thuế GTGT, TNDN tương ứng từng hợp đồng.

• Hợp đồng ký với nhà thầu nước ngoài (dịch ra tiếng Việt nếu cần).

• Chứng từ thanh toán (hợp lệ, chuyển khoản qua ngân hàng).

Bước 2: Nộp hồ sơ qua cổng Thuế điện tử (eTax)
Doanh nghiệp đăng nhập hệ thống https://thuedientu.gdt.gov.vn, chọn loại tờ khai “Thuế nhà thầu”, điền thông tin và ký điện tử.

Bước 3: Nộp tiền thuế nhà thầu
Sau khi khai, doanh nghiệp thực hiện nộp thuế bằng đồng Việt Nam vào ngân sách nhà nước theo thông tin nộp thuế điện tử.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
Hồ sơ phải được lưu giữ ít nhất 10 năm, kèm các chứng từ nộp thay để phục vụ kiểm tra, thanh tra.

3.2. Mối liên hệ giữa khai thuế nhà thầu và quyết toán thuế năm

Khai thuế nhà thầu là kê khai theo từng hợp đồng phát sinh, còn quyết toán thuế năm là tổng hợp toàn bộ nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm tài chính của doanh nghiệp (bao gồm TNDN, TNCN, FCT…).

Trong đó, thuế nhà thầu được ghi nhận là một khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, nếu doanh nghiệp chứng minh đã nộp thay đúng quy định và có chứng từ hợp lệ.

Do đó, việc khai thuế nhà thầu đúng kỳ và lưu trữ hồ sơ đầy đủ không chỉ tránh vi phạm, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp của chi phí khi quyết toán thuế năm.

Những sai sót thường gặp và kinh nghiệm xử lý

Kinh nghiệm cho thấy, doanh nghiệp có quy trình quản trị thuế bài bản (theo dõi hợp đồng nước ngoài, đối chiếu kế toán và thuế định kỳ) sẽ tránh được rủi ro phát sinh truy thu hoặc bị đánh giá “rủi ro cao” khi thanh tra.

Xem thêm: Dịch vụ khai thuế cho doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng và sản xuất

Kết luận

Khai thuế nhà thầu là nghĩa vụ pháp lý quan trọng, đồng thời là bước kiểm soát tài chính chiến lược đối với các doanh nghiệp có giao dịch xuyên biên giới. Việc thực hiện đúng quy định, lập hồ sơ hợp lệ và nộp đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn được ghi nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế năm.