Dịch vụ báo cáo thuế đang trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tiết kiệm chi phí và giảm gánh nặng thủ tục. Tuy nhiên, nỗi lo lớn nhất của chủ doanh nghiệp là: liệu thông tin tài chính, hóa đơn và sổ sách có được giữ bí mật tuyệt đối khi giao cho đơn vị ngoài? Một khi dữ liệu bị rò rỉ, doanh nghiệp không chỉ mất uy tín mà còn đối mặt nguy cơ bị xử phạt, thậm chí tranh chấp pháp lý.
Vậy dịch vụ báo cáo thuế uy tín có thật sự cam kết bảo mật số liệu không, và căn cứ pháp luật nào bảo vệ bạn? Hãy cùng Luật An Khang tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Xem thêm: Dịch Vụ Báo Cáo Thuế Là Gì? Giải Pháp Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp
Dịch vụ báo cáo thuế: Khung pháp lý bắt buộc về bảo mật và trách nhiệm
Trước tiên cần khẳng định rằng các tổ chức cung cấp dịch vụ làm thủ tục và báo cáo thuế có nghĩa vụ pháp lý phải giữ bí mật thông tin người nộp thuế. Luật Quản lý thuế 2019 quy định rõ: cơ quan quản lý thuế, công chức quản lý thuế, cơ quan cung cấp, trao đổi thông tin người nộp thuế và tổ chức kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế phải giữ bí mật thông tin người nộp thuế, trừ các trường hợp luật quy định cho phép công khai.
Khi nào thông tin có thể bị công khai?
Luật và nghị định hướng dẫn (Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021) liệt kê các trường hợp cơ quan quản lý thuế được công khai thông tin người nộp thuế, ví dụ: trốn thuế, không nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn, phát hiện hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Do đó, quyền được giữ bí mật không phải tuyệt đối; người nộp thuế cần hiểu rõ các ngoại lệ này khi ký hợp đồng ủy quyền cho bên thứ ba.
Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân và tác động đến dịch vụ báo cáo thuế
Bên cạnh Luật Quản lý thuế, Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân 2025 đặt ra trách nhiệm rất cao cho bên kiểm soát và bên xử lý dữ liệu (controller/processor): phải có căn cứ pháp lý để xử lý, thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu, bảo đảm an toàn kỹ thuật, và thông báo kịp thời khi xảy ra sự cố có thể gây hại. Luật cũng quy định nguyên tắc chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới (bắt buộc lập hồ sơ đánh giá tác động), và nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ đánh giá. Vì vậy, các điều khoản bảo mật trong hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ báo cáo thuế giờ đây không chỉ là cam kết thương mại mà còn là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật.
Tiêu chuẩn (pháp lý & kỹ thuật) bạn nên yêu cầu từ dịch vụ báo cáo thuế
Một nhà cung cấp uy tín phải thoả mãn cả hai nhóm tiêu chí:
- Pháp lý & hợp đồng: có hợp đồng dịch vụ chi tiết, điều khoản cam kết bảo mật (NDA), điều khoản xử lý dữ liệu (DPA), điều khoản xử lý khi có sự cố, trách nhiệm bồi thường thiệt hại, điều khoản về trả lại/tiêu huỷ dữ liệu khi kết thúc dịch vụ; xác định rõ bên nào là “bên kiểm soát dữ liệu” và bên nào là “bên xử lý dữ liệu”.
- Kỹ thuật & tổ chức: chính sách phân quyền truy cập, mã hoá dữ liệu khi truyền và lưu trữ, sao lưu định kỳ, nhật ký truy cập (audit trail), quản lý bản vá, kiểm tra lỗ hổng định kỳ và đánh giá an ninh thông tin (penetration test).
Hãy yêu cầu minh chứng: báo cáo kiểm toán an ninh (ví dụ SOC/ISO 27001 nếu có), mô tả kiến trúc lưu trữ (host tại VN hay cloud nước ngoài) và cam kết về thời gian thông báo khi có sự cố (Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 quy định phải thông báo trong khung thời gian pháp luật yêu cầu).
Các điều khoản hợp đồng quan trọng khi ký với dịch vụ kế toán, dịch vụ báo cáo thuế
Những điều khoản tối thiểu bạn nên có trong hợp đồng với dịch vụ báo cáo thuế:
- Ràng buộc bảo mật (NDA): mô tả loại dữ liệu, phạm vi xử lý, thời hạn bảo mật.
- DPA (Data Processing Agreement): quy định nhiệm vụ và trách nhiệm của bên xử lý dữ liệu theo Luật Bảo vệ Dữ liệu.
- Cam kết khắc phục và bồi thường khi rò rỉ dữ liệu, gồm phương án khắc phục, công bố, và bồi thường thiệt hại thực tế.
- Thời hạn lưu trữ & bàn giao/tiêu huỷ: Luật Kế toán quy định chứng từ dùng để kê khai, hạch toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm; nhiều tài liệu khác tối thiểu 5 năm hợp đồng cần tuân thủ.
Thủ tục kiểm tra năng lực và uy tín nhà cung cấp dịch vụ
Khi tìm dịch vụ báo cáo thuế hãy làm thủ tục kiểm tra sau:
- Kiểm tra hồ sơ pháp lý: đăng ký kinh doanh có mục dịch vụ kế toán/báo cáo thuế, chứng chỉ hành nghề kế toán/kế toán trưởng (Luật Kế toán).
- Xem chính sách Bảo mật/Quy trình xử lý dữ liệu trên website; yêu cầu hợp đồng mẫu và DPIA (đánh giá tác động xử lý dữ liệu) nếu xử lý nhiều dữ liệu cá nhân.
- Yêu cầu tham chiếu khách hàng, kiểm tra phản hồi thực tế; nếu cần hãy yêu cầu kiểm toán an ninh độc lập.
Khi xảy ra sự cố: quyền và bước cần làm của người nộp thuế
Nếu nghi ngờ rò rỉ/mất dữ liệu do nhà cung cấp:
- Yêu cầu báo cáo sự cố, biên bản nội bộ và chứng cứ (log, backup). Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân quy định bên xử lý/kiểm soát phải thông báo cho cơ quan chuyên trách và chủ thể dữ liệu trong thời hạn luật định.
- Thu thập bằng chứng, chặn nguồn rò rỉ, lưu trữ chứng cứ.
- Yêu cầu khắc phục, phục hồi dữ liệu và bồi thường theo hợp đồng; nếu cần, khởi kiện dân sự hoặc trình cơ quan chức năng để xử lý hành chính/hình sự tùy mức độ vi phạm.
Những câu hỏi cần hỏi nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng dịch vụ báo cáo thuế
- Công ty có xử lý dữ liệu thuế trên máy chủ đặt tại Việt Nam không? Có chính sách chuyển dữ liệu xuyên biên giới không? (Nếu có, yêu cầu hồ sơ đánh giá chuyển dữ liệu theo Luật Bảo vệ Dữ liệu).
- Có sẵn sàng ký hợp đồng cam kết bảo mật và DPA riêng không?
- Quy trình thông báo sự cố, thời hạn thông báo và phương án bồi thường như thế nào?
- Có báo cáo kiểm toán an ninh, chứng nhận ISO/SOC, hoặc bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp không?
- Thời hạn lưu trữ chứng từ theo hợp đồng có tuân theo Luật Kế toán và Thông tư ngành không?
Kết luận
Dịch vụ báo cáo thuế chỉ thực sự an toàn và đáng tin cậy khi đi kèm những cam kết pháp lý rõ ràng về bảo mật, cùng với quy trình kỹ thuật và tổ chức nghiêm ngặt từ phía nhà cung cấp. Doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến chi phí mà cần đặt vấn đề bảo mật số liệu lên hàng đầu, bởi một sự cố rò rỉ thông tin có thể dẫn đến hậu quả tài chính và pháp lý nghiêm trọng. Để yên tâm, bạn hãy lựa chọn đơn vị tư vấn có kinh nghiệm, sẵn sàng ký hợp đồng bảo mật, và hiểu rõ Luật Quản lý thuế cũng như Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân. Nếu bạn đang tìm một đối tác uy tín, Luật và Kế toán An Khang luôn sẵn sàng đồng hành, cung cấp giải pháp toàn diện và an toàn. Liên hệ ngay 0936 149 833 để được tư vấn chi tiết và bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp bạn.
