Dịch vụ báo cáo thuế đang là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp muốn tập trung vào hoạt động cốt lõi. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra quá muộn khi bị thông báo truy thu, xử phạt hành chính hay gặp khó trong thanh tra, hậu quả là mất tiền, tốn thời gian và tổn hại uy tín.
Bài viết này của Luật An Khang chỉ ra ba dấu hiệu cụ thể cho thấy doanh nghiệp bạn nên thuê dịch vụ báo cáo thuế ngay, kèm theo căn cứ pháp lý, cách kiểm tra nhà cung cấp và bước bảo vệ quyền lợi khi có sự cố.
Vì sao doanh nghiệp nên cân nhắc thuê dịch vụ báo cáo thuế?
Thực hành tốt cho thấy khi doanh nghiệp lớn lên, quy trình kê khai, lập báo cáo và lưu trữ chứng từ tăng độ phức tạp, từ hóa đơn điện tử, kê khai thuế GTGT, cho đến các hồ sơ quyết toán cuối năm. Hơn nữa, pháp luật quy định rõ trách nhiệm về kê khai, lưu trữ và bảo mật thông tin người nộp thuế nếu sai sẽ có chế tài. Luật Quản lý thuế 2019 quy định trách nhiệm kê khai, lưu giữ thông tin và nguyên tắc bảo mật thông tin người nộp thuế.
Dấu hiệu 1: Doanh nghiệp liên tục bị xử phạt, truy thu hoặc nhận nhiều thông báo sai sót
Biểu hiện: liên tục nhận thông báo truy thu thuế, phạt hành chính, hoặc cơ quan thuế yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần.
Tại sao nguy hiểm: các mức phạt và quy định xử lý vi phạm thuế được quy định chi tiết tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn). Sai sót lặp lại có thể dẫn tới mức phạt lớn, truy thu thuế và thời gian bị thanh tra kéo dài.
Lý do nên thuê: một đội ngũ chuyên môn (dịch vụ kế toán thuế) có kinh nghiệm rà soát, lập hồ sơ giải trình, kiến nghị giảm nhẹ và chuẩn hóa quy trình để tránh lặp lại lỗi. Trước khi ký hợp đồng, yêu cầu nhà cung cấp trình bày phương án hỗ trợ khi phát sinh kiểm tra, và điều khoản bồi thường nếu lỗi do phía họ gây ra.
Dấu hiệu 2: Hoạt động kinh doanh phức tạp (TMĐT, giao dịch liên kết, xuất nhập khẩu)
Biểu hiện: doanh nghiệp mở rộng bán hàng qua sàn, có giao dịch xuyên biên giới hoặc giao dịch liên kết với công ty cùng hệ thống.
Vấn đề pháp lý: các quy định về quản lý thuế với thương mại điện tử, hóa đơn điện tử, kê khai giao dịch liên kết và chống chuyển giá ngày càng chặt; Thông tư 78/2021 và Nghị định liên quan hướng dẫn chi tiết về hóa đơn, kê khai và quản lý. Nếu doanh nghiệp thiếu chuyên môn ở các mảng này, rủi ro kê sai, thiếu chứng từ và xử lý thiếu sót sẽ tăng.
Lý do nên thuê: dịch vụ báo cáo thuế chuyên nghiệp có kinh nghiệm xử lý hóa đơn điện tử, lập hồ sơ giao dịch liên kết, hỗ trợ quyết toán và tư vấn tối ưu thuế trong khuôn khổ pháp luật. Việc thuê chuyên gia giúp doanh nghiệp tuân thủ yêu cầu kỹ thuật và tránh các sai sót hệ thống.
Dấu hiệu 3: Nội bộ thiếu nhân sự kế toán đủ năng lực; chứng từ lưu trữ, bảo mật chưa đảm bảo
Biểu hiện: kế toán nghỉ nhiều, chứng từ mất/không đầy đủ, hoặc doanh nghiệp không có quy trình sao lưu/hóa đơn điện tử; sổ sách không rõ ràng.
Căn cứ pháp lý: Luật Kế toán và Nghị định 174/2016 hướng dẫn nêu rõ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán (một số chứng từ phải lưu tối thiểu 10 năm) và trách nhiệm lập, quản lý sổ sách. Nếu chứng từ không đảm bảo, doanh nghiệp có thể bị phạt hoặc không được chấp nhận chi phí khi quyết toán.
Bảo mật thông tin: Luật Quản lý thuế 2019 quy định cơ quan, tổ chức, kể cả tổ chức kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế, phải giữ bí mật thông tin người nộp thuế (trừ trường hợp luật cho phép công khai). Điều này đặt ra yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ báo cáo thuế phải có chính sách bảo mật, hợp đồng NDA/DPA và quy trình xử lý.
Làm sao chọn dịch vụ báo cáo thuế uy tín: Checklist nhanh
- Hợp đồng rõ ràng: có NDA/DPA, SLA, điều khoản bồi thường, thời hạn lưu trữ và điều kiện bàn giao chứng từ khi chấm dứt hợp đồng.
- Bằng chứng năng lực: tham chiếu khách hàng, mẫu báo cáo đã làm, chứng chỉ kế toán, nếu có báo cáo kiểm toán an ninh (ISO/SOC) càng tốt.
- Kỹ thuật & lưu trữ: hỏi máy chủ đặt tại đâu (VN hay cloud nước ngoài), chính sách sao lưu, mã hóa dữ liệu, nhật ký truy cập.
- Quy trình khi sự cố: thời hạn thông báo, hỗ trợ khắc phục và cam kết bồi thường. Lưu ý: Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (đã được Quốc hội thông qua năm 2025, có hiệu lực 01/01/2026) sẽ bổ sung nhiều nghĩa vụ về xử lý, đánh giá tác động và thông báo sự cố, cần rà soát cập nhật khi Luật có hiệu lực chính thức.
Xem thêm: Dịch Vụ Báo Cáo Thuế Là Gì? Giải Pháp Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp
Kết luận
Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên bị truy thu/phạt, hoạt động ngày càng phức tạp (TMĐT, giao dịch liên kết, XNK), hoặc nội bộ thiếu đội ngũ kế toán/chứng từ không được lưu trữ an toàn, đó là ba dấu hiệu rõ ràng bạn nên thuê dịch vụ báo cáo thuế ngay. Việc thuê dịch vụ báo cáo thuế đúng lúc giúp giảm rủi ro pháp lý, tối ưu chi phí và bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp. Trước khi ký hợp đồng, hãy yêu cầu NDA/DPA, kiểm tra bằng chứng năng lực và phương án xử lý khi có sự cố. Nếu bạn đang tìm một đối tác uy tín, Luật và Kế toán An Khang luôn sẵn sàng đồng hành, cung cấp giải pháp toàn diện và an toàn. Liên hệ ngay 0936 149 833 để được tư vấn chi tiết và bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp bạn.
