Khi kỳ báo cáo thuế đến gần, nhiều doanh nghiệp rơi vào trạng thái lo lắng: chứng từ lộn xộn, hóa đơn thiếu hoặc số liệu giữa sổ sách và tờ khai không khớp- dẫn đến nguy cơ bị phạt, truy thu và làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Bài viết này từ Luật và Kế toán An Khang sẽ cung cấp một lộ trình thực tế, có căn cứ pháp lý, giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ báo cáo thuế đúng, giảm rủi ro thanh tra và tối ưu thời gian làm việc của bộ phận kế toán. Nếu bạn là người làm kế toán hoặc chủ doanh nghiệp, đọc tiếp để nắm quy trình chi tiết và checklist áp dụng ngay
Những loại số liệu và hồ sơ bắt buộc
Để lập báo cáo thuế đầy đủ, doanh nghiệp phải thu thập và lưu trữ các chứng từ cơ bản: hóa đơn GTGT đầu vào/đầu ra, chứng từ thanh toán (uỷ nhiệm chi/phiếu thu), hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng lương, sổ sách kế toán (sổ cái, sổ chi tiết), tờ khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN) và báo cáo tài chính. Quy định nội dung cơ bản của chứng từ kế toán được yêu cầu trực tiếp tại Luật Kế toán (nêu rõ các nội dung tối thiểu của chứng từ, chữ ký, điều kiện để chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán).
Riêng về hóa đơn, chứng từ điện tử, việc lập, quản lý và lưu trữ thực hiện theo Nghị định về hóa đơn, chứng từ; từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến cách kiểm tra số liệu kế toán doanh nghiệp trước khi gửi tờ khai. (Xem Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ- quy định e-invoice và hiệu lực áp dụng).
Nguyên tắc pháp lý khi lập, ký và lưu trữ chứng từ trước khi báo cáo thuế
Luật Kế toán yêu cầu chứng từ phải có đủ nội dung, chữ ký theo chức danh; chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, chữ ký điện tử theo quy định. Thời hạn lưu trữ phân biệt theo mục đích: chứng từ dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính thường lưu ít nhất 10 năm; các tài liệu phục vụ quản lý nội bộ tối thiểu 5 năm; một số tài liệu có thể phải lưu vĩnh viễn theo quy định cụ thể. Việc không tuân thủ sẽ dẫn tới xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán.
Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ, cần kiểm tra:
(i) Chứng từ có đủ yếu tố pháp lý (tên, số hiệu, nội dung, ngày tháng, chữ ký/ chữ ký số),
(ii) Chứng từ điện tử đáp ứng điều kiện không bị thay đổi khi truyền,
(iii) Hồ sơ được lưu trữ theo quy tắc phân loại, sắp xếp.
Quy trình lập báo cáo thuế chính xác
Đề xuất một quy trình 6 bước vừa tuân thủ pháp luật vừa dễ triển khai khi báo cáo thuế:
- Thu thập chứng từ theo checklist chuẩn: danh mục theo từng loại tờ khai (GTGT, TNDN, TNCN). (Căn cứ: Luật Quản lý thuế quy định tờ khai là văn bản theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành).
- Kiểm tra hình thức & hợp lệ pháp lý của hóa đơn: đối với hóa đơn điện tử, kiểm tra mã xác thực, thời gian chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020. Nếu hóa đơn sai, xử lý theo quy định về điều chỉnh/hủy hóa đơn điện tử.
- Hạch toán vào sổ cái, sổ chi tiết theo VAS/Thông tư hướng dẫn: giữ nguyên tệp chứng từ kèm file nguồn (scan có chữ ký số nếu là hóa đơn điện tử). (Xem Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp)
- Lập tờ khai & báo cáo: sử dụng biểu mẫu mới nhất (ví dụ Thông tư 80/2021 hướng dẫn mẫu tờ khai), khai trên HTKK hoặc hệ thống iHTKK/website Tổng cục Thuế.
- Đối chiếu chéo (reconciliation) so sánh:
(a) Tổng doanh thu theo hóa đơn vs sổ bán hàng vs báo cáo ngân hàng;
(b) Tổng đầu vào kê khấu trừ vs sổ mua hàng vs báo cáo nhà cung cấp;
(c) Bảng lương, BHXH vs tờ khai TNCN. Mỗi khác biệt phải có biên bản giải trình & chứng từ bổ sung. (Căn cứ: nguyên tắc quản lý hồ sơ theo Luật Quản lý thuế/Thông tư hướng dẫn).
- Lưu trữ & bảo mật: lưu bản gốc, bản số, log truy cập; chuẩn bị hồ sơ cho trường hợp thanh tra/kiểm tra. (Luật Kế toán về bảo quản, lưu trữ tài liệu).
Kỹ thuật đối chiếu số liệu khi báo cáo thuế
Để giảm sai sót khi báo cáo thuế, nên áp dụng các kỹ thuật đơn giản và hiệu quả sau:
- Đối chiếu theo vòng khép kín: Hóa đơn → Sổ bán hàng → Báo cáo doanh thu (kế toán) → Sổ ngân hàng (thu/chi). Khi số liệu không khớp, xác định nguyên nhân: ngày ghi nhận khác kỳ, hóa đơn điều chỉnh chưa hạch toán, lỗi nhập liệu. (Việc xác định ngày ghi nhận đặc biệt quan trọng với tờ khai GTGT- liên quan đến thời điểm kê khai)
- Đối chiếu đầu vào VAT: Mỗi hóa đơn mua cần kiểm chứng tiêu chí khấu trừ (hợp lệ theo Nghị định/Thông tư). Nếu hoá đơn mua không đủ điều kiện (ví dụ nội dung thiếu), cần yêu cầu người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lưu trữ hồ sơ bổ sung.
- Sử dụng pivot/giải pháp tự động: đặt công thức kiểm tra tổng, so sánh tự động giữa file xuất từ phần mềm kế toán và file xuất từ hệ thống hóa đơn điện tử để tìm outliers. (Kinh nghiệm thực tế giúp phát hiện sai sót nhanh).
Sai sót phổ biến và căn cứ pháp lý về hậu quả
Những lỗi thường gặp khi báo cáo thuế:
- Khai sai/thiếu chỉ tiêu trên tờ khai
- Hóa đơn không hợp lệ
- Ghi nhận chi phí không có chứng từ hợp lệ
- Chênh lệch giữa báo cáo tài chính và tờ khai thuế.
Hậu quả pháp lý có thể là: phạt hành chính, truy thu thuế, buộc điều chỉnh tờ khai, thậm chí ấn định thuế. Các chế tài này được quy định cụ thể tại Nghị định 125/2020 (xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn) và Luật Quản lý thuế 2019 (quyền, nghĩa vụ người nộp thuế; ấn định).
Ví dụ thiệt hại thực tế: nếu nộp thuế trễ, tiền chậm nộp tính theo mức 0,03%/ngày (theo quy định Luật Quản lý thuế / hướng dẫn hiện hành), do đó chậm nộp kéo dài sẽ làm phát sinh chi phí tài chính trực tiếp. (Minh hoạ: nợ 100.000.000 VND, 10 ngày chậm = ~300.000 VND tiền chậm nộp).
Checklist thực tế và mẹo giảm rủi ro (áp dụng ngay)
- Trước kỳ kê khai (5–7 ngày): hoàn tất nhập liệu hóa đơn, đối chiếu tổng doanh thu & VAT; up file scan hóa đơn đầu vào kèm chứng từ thanh toán.
- Trước khi nộp tờ khai (1–2 ngày): kiểm tra số liệu ô chính (tổng doanh thu, thuế GTGT, thuế TNDN tạm tính), in biên bản đối chiếu nội bộ.
- Sau khi nộp: lưu file XML/biên lai nộp; lưu giữ bản sao hồ sơ theo thời hạn pháp luật.
- Ẩn họa cần phòng: hóa đơn bị lập sai, hoá đơn điều chỉnh chưa kịp hạch toán, chi phí không đủ điều kiện khấu trừ.
Ngoài ra, sử dụng phần mềm kế toán & hoá đơn điện tử có kết nối trực tiếp tới Tổng cục Thuế sẽ giảm lớn rủi ro do thao tác thủ công. (Căn cứ Nghị định 123/2020 về hóa đơn điện tử và Thông tư hướng dẫn tờ khai).
>>> Xem thêm: BÁO CÁO THUẾ LÀ GÌ? CÁC LOẠI BÁO CÁO VÀ THỜI HẠN NỘP MỚI NHẤT CHO DOANH NGHIỆP
Kết luận
Chuẩn bị số liệu kế toán để báo cáo thuế chính xác là công việc kết hợp giữa tuân thủ pháp luật và quy trình nội bộ chặt chẽ: từ thu thập chứng từ, kiểm tra hình thức (theo Luật Kế toán, Nghị định về hóa đơn), hạch toán theo chế độ kế toán, đến việc lập tờ khai đúng mẫu (Thông tư hướng dẫn) và đối chiếu chéo trước khi nộp. Việc làm tốt giúp doanh nghiệp tránh bị phạt theo Nghị định 125/2020, giảm rủi ro ấn định/truy thu theo Luật Quản lý thuế và tiết kiệm chi phí phát sinh (tiền chậm nộp 0,03%/ngày).
Nếu bạn muốn, mình sẽ gửi kèm mẫu checklist 1 trang (hồ sơ theo từng tờ khai) và mẫu file excel đối chiếu tự động để đội kế toán áp dụng ngay. Hoặc liên hệ trực tiếp Luật và Kế toán An Khang qua hotline tư vấn: 0936 149 833 để được hỗ trợ triển khai quy trình và rà soát toàn bộ hồ sơ trước kỳ nộp.
