Chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, bí quyết tối ưu thuế theo Luật mới nhất
Trong hoạt động kinh doanh, việc tối ưu hóa chi phí luôn là một trong những mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi khoản chi phí đều được pháp luật công nhận khi xác định nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Do đó, việc hiểu rõ và phân biệt đâu là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là yếu tố then chốt, không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn là chìa khóa để giảm thiểu số thuế phải nộp một cách hợp pháp.
Với sự ra đời của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (Luật số 67/2025/QH15), có hiệu lực từ ngày 01 tháng 10 năm 2025, các quy định về chi phí được trừ và không được trừ đã có những thay đổi và bổ sung đáng chú ý. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý, kế toán viên phải cập nhật và nắm bắt kịp thời để tránh những sai sót không đáng có. Bài viết này, được biên soạn dựa trên nội dung của Luật 2025, sẽ là một cẩm nang toàn diện, giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ đi sâu vào từng quy định, phân tích các điều kiện cụ thể và đưa ra những ví dụ thực tế để bạn có thể áp dụng một cách hiệu quả nhất.
Thế nào là “Chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp”?
Khái niệm “chi phí hợp lý” thường được hiểu là các khoản chi phí mà doanh nghiệp được phép tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Theo quy định tại Điều 9 của Luật 2025, một khoản chi phí được coi là hợp lý nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Tính liên quan: Khoản chi đó phải thực tế phát sinh và có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tính hợp lệ về chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Tính tuân thủ về thanh toán: Doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật đối với các giao dịch có giá trị lớn.
Mục đích của việc quy định chặt chẽ về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là để ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp lợi dụng các khoản chi không liên quan đến kinh doanh để giảm số thuế phải nộp, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong hoạt động thuế.
Các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN theo Luật 2025
Điều 9, Khoản 1 của Luật 2025 đã liệt kê một cách chi tiết các khoản chi được trừ. Đây là những khoản chi phí mà doanh nghiệp có thể đưa vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện về tính hợp lý và chứng từ. Việc nắm rõ các khoản chi này là nền tảng để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến sản xuất, kinh doanh
Đây là nhóm chi phí phổ biến và chiếm tỷ trọng lớn nhất trong hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.
- Chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản chi khác có tính chất lương cho người lao động.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho sản xuất, kinh doanh.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, internet, chi phí quảng cáo, tiếp thị, hoa hồng môi giới.
Đáng chú ý, Luật 2025 bổ sung thêm khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D) của doanh nghiệp. Điều này nhằm khuyến khích các doanh nghiệp đẩy mạnh đổi mới sáng tạo, nâng cao năng lực cạnh tranh.
Các khoản chi phí đặc thù được phép trừ
Bên cạnh các khoản chi thông thường, Luật 2025 cũng liệt kê một số khoản chi đặc thù nhưng vẫn được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng điều kiện. Các khoản này bao gồm:
- Khoản chi cho hoạt động giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện dân quân tự vệ.
- Khoản chi hỗ trợ hoạt động của tổ chức đảng, đoàn thể trong doanh nghiệp.
- Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động.
- Khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa, khoa học công nghệ, chuyển đổi số.
- Chi phí liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa các-bon và net zero, giảm ô nhiễm môi trường. Đây là một điểm mới rất quan trọng, thể hiện sự định hướng của Nhà nước trong việc khuyến khích doanh nghiệp phát triển bền vững và bảo vệ môi trường.
- Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng không được bồi thường.
Điều kiện chi phí được trừ: Sự khác biệt giữa “hợp lý” và “hợp lệ”
Một trong những sai lầm phổ biến của nhiều kế toán viên là đánh đồng chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp với chi phí hợp lệ. Tuy nhiên, hai khái niệm này có sự khác biệt rõ rệt. “Hợp lý” thể hiện tính chất cần thiết, thực tế của khoản chi đối với hoạt động kinh doanh, trong khi “hợp lệ” tập trung vào hình thức, hồ sơ, chứng từ của khoản chi đó.
Về hóa đơn chứng từ hợp lệ
Để một khoản chi phí được coi là hợp lệ về mặt chứng từ, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
- Có hóa đơn hợp pháp: Mọi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ đều phải có hóa đơn theo quy định của pháp luật. Hóa đơn phải đầy đủ các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Có chứng từ thanh toán: Với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chứng từ chuyển khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi…).
- Hợp đồng kinh tế: Đối với các giao dịch có giá trị lớn hoặc mang tính chất dài hạn, hợp đồng kinh tế là một trong những chứng từ quan trọng để chứng minh tính hợp lý và hợp lệ của khoản chi.
Về tính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
Đây là một tiêu chí mang tính chất “định tính” hơn, đòi hỏi sự giải trình rõ ràng của doanh nghiệp. Ví dụ:
- Một doanh nghiệp sản xuất phần mềm không thể tính chi phí mua sắm vật tư nông nghiệp vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, vì nó không liên quan đến hoạt động kinh doanh chính.
- Một doanh nghiệp dịch vụ không thể tính chi phí mua một chiếc xe ô tô cá nhân sang trọng không phục vụ cho việc kinh doanh vào chi phí hợp lý.
Việc xác định tính liên quan đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự minh bạch và logic trong việc hạch toán.
Các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN
Để tránh những sai sót nghiêm trọng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các khoản chi không được trừ quy định tại Khoản 2, Điều 9 của Luật 2025. Đây là những khoản chi, dù có thể phát sinh thực tế, nhưng không được phép tính vào chi phí để giảm trừ thu nhập chịu thuế.
Chi phí không đáp ứng đủ điều kiện
Đây là nhóm chi phí phổ biến nhất, bao gồm các khoản chi thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ, hoặc không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Chi phí bị khống chế hoặc vượt mức quy định
- Chi phúc lợi: Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động (như chi cho lễ hội, sinh nhật, hiếu hỷ…) chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu tổng mức chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
- Chi trả lãi vay: Phần chi trả lãi vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết vượt mức quy định của Chính phủ sẽ không được trừ.
- Chi trích khấu hao tài sản cố định: Phần trích khấu hao vượt mức quy định của pháp luật không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Các loại chi phí không được trừ khác
- Tiền phạt vi phạm hành chính: Các khoản tiền phạt này không được tính vào chi phí.
- Thuế TNDN: Khoản thuế TNDN đã nộp không được tính vào chi phí.
- Lương, thù lao không hợp lệ: Lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, thù lao của sáng lập viên không tham gia điều hành không được trừ.
- Chi phí không tương ứng với doanh thu: Chi phí không có doanh thu tương ứng, trừ một số trường hợp đặc thù.
Bí quyết tối ưu chi phí hợp lý và tránh rủi ro thuế
Việc nắm vững các quy định của Luật 2025 là bước đầu tiên, nhưng để tối ưu hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần có một chiến lược quản lý chi phí thông minh.
- Xây dựng quy trình quản lý chi phí chặt chẽ: Tạo ra quy trình duyệt chi, hạch toán, lưu trữ hóa đơn, chứng từ rõ ràng, đảm bảo mọi khoản chi đều đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về tính hợp lý và hợp lệ.
- Đầu tư vào hệ thống kế toán hiện đại: Sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp giúp tự động hóa quá trình hạch toán, giảm thiểu sai sót, và theo dõi chặt chẽ các khoản chi phí.
- Tận dụng tối đa các khoản chi phí được trừ mới: Với các bổ sung của Luật 2025 về chi phí R&D và chi phí bảo vệ môi trường, doanh nghiệp nên xem xét các hoạt động này để tối ưu thuế.
- Phân loại chi phí đúng cách: Phân loại rõ ràng các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến kinh doanh, chi phí đặc thù và các khoản chi không được trừ để tránh nhầm lẫn khi kê khai.
Kết luận
Việc xác định chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là một trong những nghiệp vụ kế toán, thuế phức tạp nhưng vô cùng quan trọng. Với những thay đổi từ Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật kiến thức để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tối ưu hóa lợi ích của mình. Việc hiểu rõ các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, các điều kiện chi phí được trừ và các khoản chi phí không được trừ sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tránh rủi ro về thuế mà còn xây dựng một nền tảng tài chính vững chắc.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xác định chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc cần tư vấn chuyên sâu về các vấn đề thuế khác, hãy liên hệ ngay với Kế toán và Luật An Khang. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành, giải đáp mọi thắc mắc và cung cấp các dịch vụ kế toán, tư vấn thuế chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững. Hotline tư vấn: 0936 149 833
