Cách lập hóa đơn thay thế như thế nào cho đúng quy định và nhanh chóng? Hãy cùng Luật và Kế Toán An Khang tìm hiểu ngay trong bài viết này !
Khi nào cần lập hóa đơn thay thế?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, bạn có thể lập hóa đơn thay thế trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn bị mất: Hóa đơn gốc bị mất do thiên tai, hỏa hoạn, thất lạc, …
- Hóa đơn bị rách, hỏng: Hóa đơn gốc bị rách, hỏng đến mức không nhìn rõ và sử dụng được.
- Hóa đơn có các sai sót: Hóa đơn gốc có sai sót về mặt nội dung (tên, địa chỉ, mã số thuế, …), về số lượng mặt hàng, đơn giá,…
Quy trình lập hóa đơn thay thế
Bước 1: Xác định sai sót và thông báo cho người mua
- Kiểm tra kỹ hóa đơn gốc để xác định các sai sót cần điều chỉnh.
- Thông báo cho người mua về việc cần lập hóa đơn thay thế và lý do.
Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn (nếu cần)
- Nếu hóa đơn có sai sót về nội dung hoặc giá trị giao dịch, bạn cần lập biên bản thỏa thuận với người mua về việc thay thế hóa đơn.
- Biên bản cần có đầy đủ thông tin về hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế và lý do thay thế, cùng với chữ ký người mua, người bán.
Bước 3: Lập hóa đơn thay thế
- Sử dụng mẫu hóa đơn thay thế theo quy định.
- Điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên hóa đơn thay thế, bao gồm:
- Ký hiệu hóa đơn thay thế: “Hóa đơn thay thế”
- Số hóa đơn thay thế: Tiếp theo số hóa đơn gốc. Ví dụ: Nếu hóa đơn gốc là 001, thì hóa đơn thay thế là 001/Thay thế.
- Ngày lập hóa đơn thay thế.
- Thông tin khách hàng, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán.
- Đối với hóa đơn điện tử thay thế, bạn cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập. Trên hóa đơn thay thế bắt buộc có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 4: Gửi hóa đơn thay thế
- Gửi hóa đơn thay thế cho người mua để thay thế cho hóa đơn gốc.
- Gửi thông báo lập hóa đơn thay thế cho cơ quan thuế theo quy định.
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn
- Lưu trữ cả hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.
Lưu ý:
- Quy trình lập hóa đơn thay thế có thể khác nhau đối với hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Bạn nên tham khảo hướng dẫn cụ thể từ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế (Tổng cục Thuế, Cục Thuế).
- Việc lập hóa đơn thay thế cần được thực hiện cẩn thận và chính xác để tránh các sai sót và rủi ro pháp lý. Nếu cần, bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của dịch vụ kế toán.
>>>Nếu bạn cần lập hóa đơn một cách nhanh chóng và không mất nhiều thời gian: Dịch vụ kế toán doanh nghiệp của Luật và Kế Toán An Khang
Kết luận
Trên đây là Cách lập hóa đơn thay thế nhanh chính xác nhất cho các doanh nghiệp, công ty. Nếu còn vướng mắc về khâu quy trình lập hóa đơn thay thế bạn có thể liên hệ cho Luật và Kế Toán An Khang để giải đáp thắc mắc nhé!
