Ai Chịu Trách Nhiệm Báo Cáo Thuế Trong Doanh Nghiệp?
Khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc doanh nghiệp nhận thông báo truy thu, nhiều lãnh đạo và kế toán đều hoang mang: “Ai chịu trách nhiệm báo cáo thuế trong doanh nghiệp?” Hiểu rõ phân định trách nhiệm giữa người đại diện pháp luật, giám đốc, kế toán trưởng và đơn vị dịch vụ kế toán sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro phạt hành chính, truy cứu hình sự và bảo vệ uy tín.
Bài viết này phân tích sâu các căn cứ pháp lý, tình huống thực tế và hướng dẫn triển khai phân công trách nhiệm sao cho an toàn pháp lý- do Luật & Kế toán An Khang biên soạn. Đọc tiếp để biết chính xác ai phải chịu trách nhiệm và cần làm gì để an toàn.
- Căn cứ pháp lý nền tảng: Người nộp thuế và người đại diện pháp luật khi báo cáo thuế
- Trách nhiệm của kế toán (kế toán thuế) và kế toán trưởng khi báo cáo thuế
- Vai trò của giám đốc trong báo cáo thuế và tính trách nhiệm quản lý
- Ủy quyền cho đơn vị dịch vụ kế toán- thuê ngoài có làm giảm trách nhiệm không?
- Hậu quả pháp lý khi báo cáo thuế sai/ chậm
- Khuyến nghị quản trị để phân định trách nhiệm rõ ràng
- Kết luận
Căn cứ pháp lý nền tảng: Người nộp thuế và người đại diện pháp luật khi báo cáo thuế
Về nguyên tắc, doanh nghiệp là người nộp thuế và có nghĩa vụ khai, nộp, lưu trữ hồ sơ thuế theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Luật này đặt trách nhiệm về nghĩa vụ thuế lên chính doanh nghiệp (người nộp thuế) và quy định rõ hồ sơ khai thuế, đăng ký, kê khai, nộp thuế.
Với tư cách đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật (Giám đốc/Tổng giám đốc/Chủ tịch HĐTV tùy loại hình doanh nghiệp) có trách nhiệm đảm bảo hoạt động doanh nghiệp tuân thủ pháp luật- bao gồm nghĩa vụ về thuế. Do đó, về mặt pháp lý, người đại diện pháp luật và nghĩa vụ báo cáo thuế chịu trách nhiệm cuối cùng cho việc nộp tờ khai, nộp thuế đúng và đầy đủ.
Kể cả khi kế toán trực tiếp kê khai, cơ quan quản lý vẫn có thể xử lý trách nhiệm đối với doanh nghiệp và/hoặc người đại diện nếu phát hiện vi phạm trong quản lý thuế.
>>> Xem thêm: BÁO CÁO THUẾ LÀ GÌ? CÁC LOẠI BÁO CÁO VÀ THỜI HẠN NỘP MỚI NHẤT CHO DOANH NGHIỆP
Trách nhiệm của kế toán (kế toán thuế) và kế toán trưởng khi báo cáo thuế
Kế toán, đặc biệt là kế toán trưởng, là người chịu trách nhiệm chuyên môn trong việc lập sổ sách, báo cáo tài chính, thực hiện nghiệp vụ kê khai thuế theo chế độ kế toán và pháp luật. Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn (Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP) quy định kế toán trưởng có quyền và trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, lập báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo tài chính mà mình ký.
Tuy nhiên, phân biệt 2 loại trách nhiệm là quan trọng:
- Trách nhiệm hành chính/tài chính của doanh nghiệp: doanh nghiệp (và người đại diện) bị xử phạt, truy thu;
- Trách nhiệm nhân sự (kế toán trưởng, người làm kế toán): cá nhân có thể bị xử phạt hành chính, bị xử lý kỷ luật nội bộ, thậm chí chịu trách nhiệm hình sự nếu có hành vi cố ý làm sai dẫn tới trốn thuế hoặc các hành vi bị truy cứu hình sự. Nghị định 174/2016 cho phép thuê dịch vụ kế toán nhưng nêu rõ người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm về việc thuê.
Tóm lại, kế toán và kế toán trưởng chịu trách nhiệm chuyên môn (nhập liệu, kê khai, ký tên báo cáo theo thẩm quyền)- nhưng trách nhiệm pháp lý “cuối cùng” nhiều khi vẫn rơi vào người đại diện nếu thiếu kiểm soát nội bộ.
Vai trò của giám đốc trong báo cáo thuế và tính trách nhiệm quản lý
Giám đốc (người đại diện) có trách nhiệm thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, chính sách ủy quyền, phê duyệt báo cáo tài chính và tờ khai quan trọng. Nếu giám đốc không ban hành quy trình, không phê duyệt báo cáo hoặc ủy quyền thiếu chặt chẽ dẫn đến vi phạm, cơ quan thuế có thể xử lý doanh nghiệp và xem xét trách nhiệm của người quản lý. Các văn bản xử phạt (ví dụ Nghị định 125/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý vi phạm hành chính liên quan đến thuế, hóa đơn- có thể áp dụng cho tổ chức và cá nhân liên quan.
Tuy nhiên, giám đốc không nên “đẩy” toàn bộ trách nhiệm cho kế toán bằng miệng; cần văn bản ủy quyền rõ ràng, quy trình phê duyệt có chữ ký, biên bản đối chiếu trước khi nộp tờ khai- đây là bằng chứng pháp lý khi xảy ra tranh chấp hay kiểm tra.
Ủy quyền cho đơn vị dịch vụ kế toán- thuê ngoài có làm giảm trách nhiệm không?
Ngày càng nhiều doanh nghiệp thuê đơn vị dịch vụ kế toán để làm kê khai thuế. Nghị định 174/2016 cho phép thuê dịch vụ kế toán/kế toán trưởng, và quy định người thuê phải chịu trách nhiệm về việc thuê; người được thuê có quyền, trách nhiệm như người làm kế toán trong doanh nghiệp. Văn bản hướng dẫn và công văn của cơ quan thuế cũng yêu cầu giấy ủy quyền bằng văn bản khi đơn vị dịch vụ làm việc trực tiếp với cơ quan thuế.
Phân tích rủi ro và khuyến nghị:
- Thuê ngoài không tự động chuyển giao trách nhiệm pháp lý: doanh nghiệp vẫn có thể bị truy thu/phạt;
- Hợp đồng dịch vụ bắt buộc phải quy định rõ phạm vi công việc, trách nhiệm pháp lý khi có sai sót, cam kết bồi thường, nghĩa vụ lưu trữ chứng từ, và điều kiện hủy/điều chỉnh tờ khai;
- Luôn giữ chữ ký/phê duyệt cuối cùng của người đại diện hoặc kế toán trưởng (hoặc ủy quyền rõ ràng gửi cơ quan thuế).
(Nguồn: Nghị định 174/2016; hướng dẫn ủy quyền của Cục Thuế)
Hậu quả pháp lý khi báo cáo thuế sai/ chậm
Những sai sót nghiêm trọng (khai sai, không nộp tờ khai, cố ý sử dụng hóa đơn giả, ghi khống doanh thu…) có thể dẫn tới:
- Xử phạt hành chính, phạt tiền, buộc nộp đủ thuế, tiền chậm nộp theo Nghị định 125/2020; cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả hoặc ấn định thuế theo Luật Quản lý thuế.
- Truy cứu hình sự trong trường hợp trốn thuế, gian lận thuế với số tiền, hành vi đạt mức theo quy định tại Điều 200 Bộ luật Hình sự (ví dụ trốn thuế với số tiền lớn có thể bị phạt tù). Báo chí và văn bản pháp luật đã nêu rõ ngưỡng và hình phạt.
Đối với doanh nghiệp, một lỗi khai thuế nhỏ có thể biến thành hậu quả lớn nếu bị xác định có dấu hiệu cố ý hoặc lặp lại- do đó cần quy trình kiểm soát và bằng chứng nội bộ minh bạch.
Khuyến nghị quản trị để phân định trách nhiệm rõ ràng
- Văn bản ủy quyền rõ ràng: người đại diện ký văn bản ủy quyền cho nhân sự/đơn vị dịch vụ (ghi rõ phạm vi, thời hạn, điều kiện rút ủy quyền). (Hướng dẫn Cục Thuế và Nghị định 174/2016/NĐ-CP).
- Quy trình 3 bước phê duyệt:
(a) Lập & đối chiếu;
(b) Kiểm toán nội bộ/giám sát;
(c) Phê duyệt cuối cùng bởi kế toán trưởng và người đại diện trước khi nộp.
- Hợp đồng dịch vụ chặt: điều khoản bồi thường khi lỗi do đơn vị dịch vụ; quyền truy cập hồ sơ; cam kết thời hạn lưu trữ chứng từ. (Thực tế áp dụng theo tiêu chuẩn thị trường).
- Lưu trữ bằng chứng điện tử: lưu file XML tờ khai, biên lai nộp, biên bản đối chiếu- giúp bảo vệ khi có tranh chấp. (Luật Quản lý thuế và NĐ 123/2020 quy định hóa đơn, chứng từ điện tử).
Kết luận
Tóm lại, báo cáo thuế là trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp- và người đại diện pháp luật thường chịu trách nhiệm cuối cùng; kế toán, kế toán trưởng và đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm chuyên môn nhưng không tự động thay thế trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp theo Luật Quản lý thuế, Luật Kế toán và Nghị định hướng dẫn. Để giảm rủi ro, doanh nghiệp cần quy trình phê duyệt chặt chẽ, văn bản ủy quyền rõ ràng, hợp đồng dịch vụ có điều khoản bồi thường, và lưu trữ bằng chứng điện tử.
Nếu bạn cần mẫu văn bản ủy quyền, mẫu điều khoản hợp đồng dịch vụ kế toán hoặc rà soát thực tế hồ sơ báo cáo thuế- liên hệ ngay Luật & Kế toán An Khang– hotline 0936 149 833 để được tư vấn chuyên sâu và chuẩn hoá quy trình theo pháp luật hiện hành.