Doanh nghiệp và hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng chữ ký số khi báo cáo thuế và nộp hồ sơ thuế. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn gặp khó khăn trong việc đăng ký, cài đặt và sử dụng chữ ký số, dẫn đến hồ sơ bị lỗi, nộp chậm hoặc bị cơ quan thuế từ chối tiếp nhận.
Bài viết này của Luật và Kế toán An Khang sẽ hướng dẫn chi tiết về hướng dẫn đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp, cách sử dụng chữ ký số để kê khai thuế, các thủ tục xin chữ ký số mới, cùng cách cài đặt và ký điện tử tờ khai thuế, đồng thời giải thích quy định chữ ký số trong báo cáo thuế điện tử, giúp doanh nghiệp kê khai chính xác, nhanh chóng và tuân thủ pháp luật hiện hành.
Chữ ký số là gì và vai trò khi báo cáo thuế điện tử
Chữ ký số là tập hợp dữ liệu điện tử gắn với tờ khai điện tử, giúp xác thực danh tính người nộp thuế, đảm bảo tính toàn vẹn và hợp pháp của hồ sơ kê khai.
- Vai trò:
- Xác nhận người nộp thuế thực hiện giao dịch điện tử.
- Ngăn ngừa gian lận, giả mạo tờ khai.
- Là căn cứ pháp lý khi nộp hồ sơ điện tử tại cơ quan thuế.
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.
- Thông tư 110/2015/TT-BTC quy định về chữ ký số, chữ ký điện tử trong kê khai thuế.
Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải sở hữu chữ ký số khi thực hiện báo cáo thuế điện tử, và đây là bước quan trọng nhất trước khi nộp hồ sơ thuế online.
Hướng dẫn đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Để kê khai thuế điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện hướng dẫn đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp qua 3 bước:
- Chuẩn bị hồ sơ:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.
- Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho kế toán hoặc cá nhân khác).
- Đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng:
- Chọn nhà cung cấp được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép.
- Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc online theo hướng dẫn.
- Nhận thiết bị chữ ký số (USB Token hoặc Soft Token):
- Kèm theo mã PIN bảo mật.
- Thời hạn sử dụng thường là 1–3 năm, có thể gia hạn.
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn cấp, quản lý chữ ký số cho doanh nghiệp.
Lưu ý: Chữ ký số chỉ hợp pháp khi được cấp bởi nhà cung cấp được Bộ Thông tin & Truyền thông công nhận.
Sử dụng chữ ký số để kê khai thuế
Sau khi đăng ký, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để kê khai thuế điện tử qua hệ thống:
- Cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai:
- Tải phần mềm eTax hoặc iHTKK từ Tổng cục Thuế.
- Cài đặt driver chữ ký số đi kèm.
- Ký điện tử tờ khai:
- Mở tờ khai thuế GTGT, TNDN hoặc TNCN.
- Chọn ký điện tử bằng USB Token hoặc Soft Token.
- Hệ thống tự kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số.
- Nộp tờ khai:
- Khi ký thành công, tờ khai được gửi về cơ quan thuế.
- Lưu trữ biên lai nộp tờ khai điện tử.
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, xác định điều kiện để chữ ký số có giá trị pháp lý trong giao dịch điện tử.
Lưu ý: Hãy đảm bảo chữ ký số còn hạn, chưa bị khóa hoặc hỏng trước khi ký.
Thủ tục xin chữ ký số mới
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần thủ tục xin chữ ký số mới, ví dụ:
- Chữ ký số cũ hết hạn hoặc bị khóa.
- Mất thiết bị USB Token hoặc Soft Token.
- Thay đổi người đại diện pháp luật.
Thủ tục xin chữ ký số mớ chỉ với 3 bước:
- Chuẩn bị hồ sơ tương tự đăng ký mới.
- Nộp yêu cầu cấp lại tại nhà cung cấp chữ ký số.
- Nhận chữ ký số mới và cập nhật vào phần mềm kê khai thuế điện tử.
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Thông tư 32/2011/TT-BTTTT: Quy định tiêu chuẩn, yêu cầu kỹ thuật và việc sử dụng chữ ký số, chứng thư số trong các giao dịch điện tử.
Lưu ý: Việc cấp lại chữ ký số phải hoàn tất trước kỳ nộp thuế tiếp theo để tránh gián đoạn báo cáo thuế.
Cách cài đặt và ký điện tử tờ khai thuế
Để tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp cần cách cài đặt và ký điện tử tờ khai thuế chính xác:
- Cài đặt phần mềm và driver chữ ký số:
- Tải từ website chính thức nhà cung cấp.
- Cài đặt theo hướng dẫn từng bước, kiểm tra kết nối USB Token.
- Ký điện tử:
- Mở tờ khai trong phần mềm eTax hoặc iHTKK.
- Chọn chức năng “Ký điện tử” và nhập mã PIN.
- Kiểm tra trạng thái chữ ký hợp lệ trước khi nộp.
- Lưu trữ:
- Lưu biên lai tờ khai điện tử đã ký để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của chữ ký số trong giao dịch điện tử.
- Thông tư 110/2015/TT-BTC từng hướng dẫn về chữ ký số trong lĩnh vực thuế nhưng đã hết hiệu lực, thay bằng Thông tư 19/2021/TT-BTC.
Lưu ý: Mỗi lần thay đổi thiết bị hoặc phần mềm, cần kiểm tra chữ ký số hoạt động bình thường để tránh lỗi khi nộp tờ khai.
Quy định chữ ký số trong báo cáo thuế điện tử
Quy định chữ ký số trong báo cáo thuế điện tử nêu rõ:
- Chỉ sử dụng chữ ký số được cấp hợp pháp bởi nhà cung cấp chữ ký số công cộng.
- Chữ ký số phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.
- Người nộp thuế chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin và chữ ký số.
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, xác định điều kiện để chữ ký số có giá trị pháp lý trong giao dịch điện tử.
Lưu ý: Sử dụng chữ ký số không hợp pháp sẽ khiến tờ khai bị từ chối, doanh nghiệp phải nộp lại đúng luật.
Các lỗi thường gặp và cách khắc phục
Khi sử dụng chữ ký số để kê khai thuế, doanh nghiệp thường gặp:
- Không nhận dạng được chữ ký số: kiểm tra kết nối USB Token, cài driver đúng phiên bản.
- Lỗi ký điện tử trên tờ khai: kiểm tra ngày hết hạn của chữ ký số, nhập đúng mã PIN.
- Hệ thống báo lỗi tờ khai: cập nhật phần mềm iHTKK hoặc eTax mới nhất.
Khuyến nghị: Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số hoặc cơ quan thuế để xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến thời hạn báo cáo thuế.
>>> Xem thêm: BÁO CÁO THUẾ LÀ GÌ? CÁC LOẠI BÁO CÁO VÀ THỜI HẠN NỘP MỚI NHẤT CHO DOANH NGHIỆP
Kết luận
Việc báo cáo thuế bằng chữ ký số là bước quan trọng trong kê khai thuế điện tử, giúp doanh nghiệp kê khai chính xác, nhanh chóng và hợp pháp. Từ hướng dẫn đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp, cách sử dụng chữ ký số để kê khai thuế, các thủ tục xin chữ ký số mới, đến cách cài đặt và ký điện tử tờ khai thuế và nắm rõ quy định chữ ký số trong báo cáo thuế điện tử, mỗi bước đều cần thực hiện đúng quy định pháp luật hiện hành.
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong đăng ký, cài đặt hoặc sử dụng chữ ký số, hãy liên hệ ngay hotline 0936 149 833 của Luật và Kế toán An Khang để nhận tư vấn trực tiếp từ các luật sư và chuyên gia giàu kinh nghiệm. Chúng tôi sẽ giúp bạn báo cáo thuế đúng luật, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý.
