Bạn đã quyết định thuê ngoài dịch vụ kế toán, ký hợp đồng và bàn giao những chứng từ đầu tiên. Nhưng rồi sao nữa? Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, quy trình làm việc của công ty kế toán giống như một “hộp đen”: bạn đưa dữ liệu vào và nhận lại báo cáo, nhưng không thực sự hiểu điều gì đang diễn ra ở giữa. Sự thiếu minh bạch này có thể dẫn đến những lo lắng về chất lượng, sự chậm trễ và các rủi ro tiềm ẩn. Vậy, một quy trình làm việc chuyên nghiệp thực sự trông như thế nào? Bài viết này của Luật và Kế toán An Khang sẽ vén bức màn bí mật, “bóc tách” chi tiết 4 giai đoạn chuẩn của một công ty dịch vụ kế toán thuế uy tín, giúp bạn hiểu rõ và tự tin hơn khi làm việc với đối tác tài chính của mình.
Giai đoạn 1: Tiếp Nhận và Thiết Lập Hệ Thống Ban Đầu (Onboarding)
Đây là giai đoạn nền tảng, có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của toàn bộ quá trình hợp tác sau này. Giống như xây một ngôi nhà, phần móng phải được thi công một cách cẩn thận và bài bản nhất. Một sự khởi đầu cẩu thả, thiếu thông tin sẽ là mầm mống cho các sai sót và hiểu lầm trong tương lai. Một công ty kế toán chuyên nghiệp sẽ không bao giờ xem nhẹ giai đoạn này.
Quy trình onboarding chuẩn mực không chỉ là việc ký hợp đồng, mà là một chuỗi các bước được thiết kế để hiểu sâu về doanh nghiệp và thiết lập một hệ thống làm việc hiệu quả.
- Bước 1: Khảo sát, thu thập thông tin và tư vấn ban đầu. Một kế toán giỏi sẽ bắt đầu bằng việc đặt câu hỏi: Mô hình kinh doanh của bạn là gì? Đặc thù ngành nghề ra sao? Tình hình sổ sách kế toán cũ (nếu có) như thế nào? Dựa trên đó, họ sẽ tư vấn phương pháp kế toán, cách thức tối ưu thuế phù hợp nhất ngay từ đầu.
- Bước 2: Ký kết hợp đồng dịch vụ. Hợp đồng là văn bản pháp lý quan trọng nhất, được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015. Một hợp đồng chuyên nghiệp phải quy định rõ ràng phạm vi công việc, mức phí, thời hạn, và đặc biệt là điều khoản về cam kết trách nhiệm bồi thường khi có sai sót.
- Bước 3: Bàn giao hồ sơ pháp lý và chứng từ gốc. Doanh nghiệp sẽ cần bàn giao các hồ sơ quan trọng như: Giấy phép kinh doanh, thông tin tài khoản ngân hàng, Chữ ký số (Token), hóa đơn đầu vào/đầu ra còn tồn, mật khẩu trang thuế điện tử…
- Bước 4: Thiết lập hệ thống kế toán trên phần mềm. Dựa trên thông tin đã khảo sát, công ty dịch vụ sẽ thiết lập hệ thống tài khoản kế toán ban đầu trên phần mềm chuyên dụng, đảm bảo tuân thủ Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và các chuẩn mực kế toán (VAS) ngay từ những nghiệp vụ đầu tiên.
Một quy trình onboarding kỹ lưỡng, bài bản chính là dấu hiệu đầu tiên cho thấy bạn đã chọn đúng một đối tác chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự đầu tư nghiêm túc của họ vào mối quan hệ hợp tác và là tiền đề cho một quy trình làm việc trơn tru về sau.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết về lưu trữ hóa đơn và chứng từ kế toán
Giai đoạn 2: Quy Trình Xử Lý Nghiệp Vụ Định Kỳ (Hàng tháng/quý)
Nếu giai đoạn onboarding là việc đặt móng, thì đây chính là quá trình “xây gạch” đều đặn, là nhịp đập của dịch vụ kế toán. Sự nhịp nhàng, chính xác và khoa học trong giai đoạn này quyết định trực tiếp đến tính tuân thủ pháp luật và chất lượng thông tin tài chính của doanh nghiệp.
Quy trình này lặp lại theo chu kỳ tháng hoặc quý, bao gồm 4 bước cốt lõi:
- Bước 1: Tập hợp và bàn giao chứng từ. Doanh nghiệp có trách nhiệm tập hợp toàn bộ hóa đơn, chứng từ phát sinh trong kỳ. Một công ty dịch vụ hiện đại sẽ cung cấp nhiều phương thức bàn giao linh hoạt và tiện lợi như: upload qua Google Drive/OneDrive, gửi email, chụp ảnh qua ứng dụng di động, thay vì quy trình giấy tờ thủ công.
- Bước 2: Kiểm tra, phân loại và xử lý chứng từ. Đây là bước thể hiện rõ nhất năng lực chuyên môn. Kế toán dịch vụ không chỉ nhập liệu, họ phải thực hiện vai trò “gác cổng”, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của từng hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu phát hiện chứng từ rủi ro (sai thông tin, không hợp lệ…), họ phải ngay lập tức cảnh báo và hướng dẫn doanh nghiệp xử lý.
- Bước 3: Hạch toán và ghi sổ kế toán. Sau khi chứng từ được xác thực, kế toán viên sẽ tiến hành phân loại và hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán theo đúng các chuẩn mực và quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa).
- Bước 4: Lập và nộp báo cáo thuế định kỳ. Dựa trên số liệu đã hạch toán, kế toán sẽ lập các tờ khai thuế GTGT, TNCN… theo tháng hoặc quý. Việc nộp các tờ khai này đúng hạn là nghĩa vụ bắt buộc theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Sau khi nộp thành công, họ phải gửi lại cho doanh nghiệp “Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế điện tử” làm bằng chứng.
Một quy trình xử lý định kỳ khoa học, có sự tương tác và kiểm soát chặt chẽ giữa hai bên không chỉ đảm bảo các báo cáo được nộp đúng hạn mà còn giúp hệ thống sổ sách của doanh nghiệp luôn sạch sẽ, chính xác và sẵn sàng cho công tác quản trị.
Xem thêm: Cách tối ưu chi phí khi thuê công ty kế toán dịch vụ
Giai đoạn 3: Quy Trình Quyết Toán và Hoàn Thiện Sổ Sách (Cuối năm)
Đây là giai đoạn “về đích” quan trọng nhất trong một năm tài chính. Nó đòi hỏi sự tổng hợp, rà soát và kiểm tra toàn diện để cho ra đời bộ Báo cáo tài chính và các Tờ khai quyết toán thuế cuối cùng, phản ánh toàn bộ bức tranh tài chính của doanh nghiệp trong một năm.
Quy trình quyết toán cuối năm là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự tập trung và chuyên môn cao:
- Bước 1: Đối chiếu, kiểm tra và cân đối số liệu tổng thể. Trước khi khóa sổ, kế toán phải thực hiện rà soát và đối chiếu toàn diện: đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với thủ quỹ, đối chiếu sổ tiền gửi với sao kê ngân hàng, đối chiếu công nợ với khách hàng/nhà cung cấp, kiểm tra việc phân bổ và trích khấu hao…
- Bước 2: Lập Bộ Báo cáo tài chính năm. Đây là sản phẩm quan trọng nhất, là nghĩa vụ bắt buộc theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13. Bộ báo cáo này (bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh BCTC) phải được gửi cho chủ doanh nghiệp xem xét, thống nhất trước khi phát hành.
- Bước 3: Lập Tờ khai Quyết toán thuế TNDN và TNCN. Dựa trên báo cáo tài chính và sổ sách chi tiết, kế toán sẽ lập tờ khai quyết toán thuế TNDN. Đây là lúc năng lực của dịch vụ kế toán thuế được thể hiện rõ nhất qua việc rà soát, tính toán và tối ưu tất cả các chi phí hợp lệ theo Luật Thuế TNDN để đưa ra con số thuế phải nộp cuối cùng là hợp lý và có lợi nhất cho doanh nghiệp.
- Bước 4: Hoàn thiện, in và bàn giao hệ thống sổ sách kế toán. Sau khi đã nộp quyết toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của năm (Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, bảng tổng hợp…) sẽ được in ra, đóng quyển và bàn giao cho doanh nghiệp lưu trữ theo đúng quy định.
Một quy trình quyết toán cuối năm cẩn thận, chỉn chu và đúng luật không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước mà còn tạo ra một bộ hồ sơ tài chính sạch sẽ, minh bạch, là nền tảng vững chắc cho các hoạt động vay vốn, kêu gọi đầu tư trong tương lai.
Xem thêm: Sự khác biệt giữa báo cáo thuế quý và báo cáo thuế năm
Giai đoạn 4: Quy Trình Giao Tiếp, Tư Vấn và Hỗ Trợ (Xuyên suốt)
Nếu 3 giai đoạn trên là phần “xác” của dịch vụ kế toán, thì đây chính là phần “hồn”. Một quy trình làm việc chuẩn không thể thiếu cơ chế giao tiếp hiệu quả và sự hỗ trợ tận tâm. Đây là yếu tố “mềm” nhưng lại là điểm khác biệt lớn nhất giữa một người ghi sổ đơn thuần và một đối tác tài chính thực thụ.
Quy trình này không diễn ra vào một thời điểm cụ thể mà chạy song song trong suốt quá trình hợp tác:
- Báo cáo và cập nhật định kỳ: Ngoài các báo cáo thuế, một công ty chuyên nghiệp sẽ định kỳ gửi cho bạn các báo cáo quản trị hữu ích như: báo cáo lãi lỗ nhanh, phân tích dòng tiền, bảng theo dõi công nợ… giúp bạn nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh.
- Tư vấn chủ động: Đây là giá trị gia tăng đắt giá nhất. Một kế toán giỏi sẽ không chờ bạn hỏi. Họ sẽ chủ động liên hệ để cảnh báo rủi ro (“Hóa đơn này có vấn đề”), tư vấn giải pháp (“Chúng ta nên đăng ký phương pháp khấu hao này để tối ưu chi phí”), và cập nhật các chính sách thuế mới có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
- Hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế: Khi có yêu cầu hoặc quyết định thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế, công ty dịch vụ phải có quy trình phối hợp rõ ràng: thông báo ngay cho doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ, cử người có chuyên môn cao nhất trực tiếp đại diện doanh nghiệp để giải trình số liệu.
- Kênh giao tiếp hiệu quả: Mỗi khách hàng được phân cho một chuyên viên phụ trách cố định để đảm bảo sự liền mạch trong trao đổi. Các kênh giao tiếp (điện thoại, Zalo, email) phải luôn thông suốt và tốc độ phản hồi phải nhanh chóng.
Sự giao tiếp và tư vấn chủ động chính là sợi dây kết nối, biến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và công ty kế toán từ “bên A – bên B” thành mối quan hệ đối tác tin cậy. Một quy trình làm việc có “hồn” sẽ mang lại cho bạn sự an tâm và những giá trị vượt xa cả chi phí bạn bỏ ra.
Xem thêm: Quy trình làm việc của công ty kế toán dịch vụ – Luật An Khang
Kết luận
Một quy trình làm việc chuẩn mực, rõ ràng và minh bạch qua 4 giai đoạn – từ Thiết lập ban đầu, Xử lý định kỳ, Quyết toán cuối năm cho đến Giao tiếp và Tư vấn xuyên suốt – chính là dấu hiệu nhận biết rõ ràng nhất của một công ty dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Việc hiểu rõ quy trình này không chỉ giúp bạn giám sát chất lượng dịch vụ tốt hơn mà còn giúp bạn phối hợp nhịp nhàng hơn với đối tác của mình. Đừng ngần ngại yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ trình bày rõ quy trình làm việc của họ, đó là quyền lợi chính đáng của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác có thể mang đến một quy trình làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả như trên, hãy nhấc máy và gọi ngay cho Luật và Kế toán An Khang qua đường dây nóng 0936 149 833. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!
