Lựa chọn một công ty dịch vụ kế toán là một trong những quyết định chiến lược đầu tiên của người sáng lập. Giao phó “sức khỏe tài chính” của cả doanh nghiệp cho một đối tác bên ngoài luôn đi kèm với sự băn khoăn và lo lắng: Liệu họ có đủ năng lực? Chi phí có hợp lý không? Rủi ro nào có thể xảy ra? Quyết định vội vàng có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém, những khoản phạt oan uổng và sự mất mát niềm tin.
Để biến quyết định đầy rủi ro này thành một sự đầu tư chiến lược, bạn cần một sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Hãy cùng Luật và Kế toán An Khang đi qua checklist 3 bước chi tiết dưới đây – một công cụ không thể thiếu giúp bạn lựa chọn được đối tác kế toán tin cậy và phù hợp nhất.
Bước 1: Tự “Khám Sức Khỏe” Doanh Nghiệp (Xác định nhu cầu nội bộ)
Trước khi tìm kiếm bất kỳ nhà cung cấp nào, bước đầu tiên và quan trọng nhất là phải hiểu rõ chính doanh nghiệp của mình. Việc xác định chính xác nhu cầu nội bộ giống như việc bạn có một “đơn thuốc” rõ ràng trước khi đến hiệu thuốc. Điều này giúp bạn không bị choáng ngợp trước các gói dịch vụ đa dạng và lựa chọn được giải pháp thực sự phù hợp, tránh lãng phí ngân sách vào những dịch vụ không cần thiết.
Việc tự đánh giá này cần được thực hiện một cách có hệ thống qua các điểm sau:
Xác định Quy mô & Khối lượng công việc: Đây là yếu tố cơ bản nhất quyết định mức phí dịch vụ. Bạn cần ước lượng được khối lượng công việc hàng tháng của mình. Hãy thử trả lời các câu hỏi:
- Số lượng hóa đơn, chứng từ đầu vào/đầu ra trung bình mỗi tháng là bao nhiêu? (Dưới 50, từ 50-100, hay trên 100?).
- Công ty hiện có bao nhiêu nhân viên? Con số này ảnh hưởng trực tiếp đến nghiệp vụ tính lương và các thủ tục phức tạp của Bảo hiểm xã hội.
- Doanh nghiệp có bao nhiêu tài khoản ngân hàng cần đối chiếu? Càng nhiều giao dịch và tài khoản, công việc đối chiếu càng mất thời gian.
Liệt kê các Yêu cầu Đặc thù của ngành nghề: Mỗi ngành nghề có một “luật chơi” riêng về kế toán và thuế. Việc xác định rõ đặc thù ngành sẽ giúp bạn tìm được một công ty kế toán có kinh nghiệm phù hợp.
- Doanh nghiệp của bạn có thuộc các ngành đặc thù không? Ví dụ: ngành Xây dựng cần bóc tách chi phí theo công trình; ngành Sản xuất cần tính giá thành sản phẩm; ngành Nhà hàng cần quản lý định mức nguyên vật liệu…
- Doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài không? Các giao dịch quốc tế, báo cáo cho công ty mẹ, hay các vấn đề về thuế nhà thầu đòi hỏi chuyên môn cao hơn.
- Bạn có yêu cầu đặc biệt về báo cáo quản trị không? Ngoài báo cáo thuế, bạn có cần các báo cáo phân tích dòng tiền, hiệu quả kinh doanh theo mẫu riêng để ra quyết định không?
Xác định Ngân sách dự kiến: Việc xác định một khung ngân sách hợp lý giúp bạn khoanh vùng các nhà cung cấp tiềm năng. Thay vì tìm kiếm dịch vụ rẻ nhất, hãy xác định mức chi phí tối đa bạn sẵn sàng đầu tư để nhận lại sự an tâm và một dịch vụ chất lượng.
Hoàn thành Bước 1, bạn đã có trong tay một bản “mô tả công việc” chi tiết cho đối tác kế toán tương lai. Đây là cơ sở vững chắc để bạn chuyển sang bước tiếp theo: tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp một cách chủ động và hiệu quả.
Xem thêm: Tổng Hợp Các Dịch Vụ Công Ty Kế Toán
Bước 2: Sàng Lọc và Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Dịch Vụ
Sau khi đã hiểu rõ nhu cầu của mình, đây là giai đoạn cốt lõi để bạn đánh giá và “đo lường” năng lực thực sự của các công ty kế toán tiềm năng. Đừng chỉ dựa vào những lời quảng cáo hay báo giá. Hãy chủ động đặt câu hỏi, yêu cầu bằng chứng và lắng nghe kỹ câu trả lời của họ. Một buổi trao đổi cởi mở sẽ cho bạn biết nhiều điều về sự chuyên nghiệp và uy tín của họ.
Kiểm tra Năng lực pháp lý & Tính chính danh (Yếu tố an toàn):
Đây là bộ lọc đầu tiên và không thể thỏa hiệp. Theo Điều 56 và Điều 57 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13, một đơn vị chỉ được phép kinh doanh dịch vụ kế toán khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và có đủ số lượng kế toán viên hành nghề.
- Hỏi: “Vui lòng cho chúng tôi xem bản sao Giấy phép kinh doanh và Chứng chỉ hành nghề kế toán của người chịu trách nhiệm chuyên môn.”
- Tự kiểm tra: Hãy truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đối chiếu thông tin họ cung cấp. Một công ty uy tín sẽ không bao giờ ngần ngại minh bạch các giấy tờ pháp lý này.
Đánh giá Năng lực chuyên môn & Kinh nghiệm (Yếu tố hiệu quả): Kinh nghiệm thực chiến là thước đo quan trọng nhất. Một công ty có chuyên môn sâu sẽ giúp bạn an tâm hơn, đặc biệt với các nghiệp vụ phức tạp.
- Hỏi: “Công ty đã có kinh nghiệm phục vụ khách hàng nào trong ngành [tên ngành của bạn] chưa? Những thách thức về thuế của ngành này là gì?”
- Hỏi: “Anh/Chị có thể chia sẻ một tình huống cung cấp dịch vụ quyết đoán thuế phức tạp cho một công ty tương tự mà bên mình đã xử lý thành công không?” Câu trả lời sẽ cho thấy chiều sâu kinh nghiệm xử lý các vấn đề gai góc của họ.
- Hỏi: “Công ty có quy trình nào để cập nhật các văn bản pháp luật mới như Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 hay Thông tư 80/2021/TT-BTC cho đội ngũ và cho khách hàng không?”
Thảo luận về Vai trò Tư vấn (Yếu tố giá trị gia tăng): Một đối tác tốt không chỉ làm theo yêu cầu, họ còn phải chủ động tư vấn.
- Hỏi: “Ngoài việc nộp báo cáo, công ty sẽ tư vấn cho chúng tôi những giải pháp nào để tối ưu chi phí và cấu trúc thuế một cách hợp pháp?”
- Hỏi: “Kênh giao tiếp chính của chúng ta là gì? Khi có thắc mắc, ai sẽ là người hỗ trợ trực tiếp và thời gian phản hồi trung bình là bao lâu?”
Giai đoạn phỏng vấn và sàng lọc sẽ giúp bạn vẽ nên một bức tranh chân thực về năng lực, kinh nghiệm và văn hóa làm việc của nhà cung cấp. Đừng vội vàng, hãy dành thời gian trao đổi kỹ lưỡng với ít nhất 2-3 đơn vị để có sự so sánh khách quan nhất trước khi đi đến bước cuối cùng.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế toàn quốc, chuyên nghiệp – Luật & Kế Toán An Khang
Bước 3: Rà Soát Kỹ Lưỡng Hợp Đồng và Báo Giá
Đây là bước “chốt hạ”, nơi mọi thỏa thuận, hứa hẹn được cụ thể hóa bằng văn bản pháp lý. Một bản hợp đồng lỏng lẻo hoặc một báo giá mập mờ có thể là nguồn cơn của những tranh chấp không đáng có trong tương lai. Hãy dành sự tập trung cao nhất để rà soát từng điều khoản, đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp được bảo vệ một cách tối đa.
Phân tích Báo giá chi tiết: Một báo giá chuyên nghiệp phải rõ ràng và chi tiết.
- Báo giá có liệt kê đầy đủ các đầu việc hàng tháng, hàng quý, và các công việc cuối năm (như dịch vụ quyết đoán thuế) không?
- Hỏi thẳng: “Báo giá này đã là cuối cùng và trọn gói chưa? Chúng tôi có cam kết không phát sinh bất kỳ chi phí nào khác (phí in sổ, phí đi lại…) trong quá trình thực hiện không?”
“Soi” kỹ từng điều khoản trong Hợp đồng dịch vụ: Hợp đồng là cơ sở pháp lý cao nhất, được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015. Hãy đọc kỹ, đặc biệt là các điều khoản sau:
- Điều khoản về Phạm vi công việc: Phải liệt kê đầy đủ, chi tiết các công việc mà công ty kế toán sẽ thực hiện, khớp với những gì đã trao đổi và ghi trên báo giá.
- Điều khoản về Trách nhiệm Bồi thường: ĐÂY LÀ ĐIỀU KHOẢN QUAN TRỌNG NHẤT. Hãy tìm và đọc kỹ mục “Trách nhiệm của các bên” hoặc “Bồi thường thiệt hại”. Hợp đồng phải quy định rõ ràng: Nếu sai sót nghiệp vụ từ phía công ty dịch vụ dẫn đến doanh nghiệp bị cơ quan thuế phạt, họ sẽ chịu trách nhiệm bồi hoàn 100% khoản phạt đó. Đây là sự khẳng định trách nhiệm nghề nghiệp theo Điều 58 của Luật Kế toán.
- Điều khoản về Bảo mật: Phải có cam kết rõ ràng về việc bảo mật tuyệt đối mọi thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp.
- Điều khoản về Chấm dứt hợp đồng: Cần quy định rõ ràng các điều kiện, thời gian báo trước và trách nhiệm của mỗi bên khi muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
Một bản hợp đồng chặt chẽ và một báo giá minh bạch không chỉ bảo vệ quyền lợi cho bạn mà còn là minh chứng cho sự chuyên nghiệp và uy tín của chính nhà cung cấp dịch vụ. Đừng bao giờ đặt bút ký khi bạn vẫn còn bất kỳ một điểm nào chưa rõ ràng.
Kết luận
Việc lựa chọn một công ty dịch vụ kế toán không phải là một quyết định vội vàng mà là một quá trình đầu tư chiến lược đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Bằng cách hoàn thành checklist 3 bước trên – từ việc thấu hiểu nhu cầu nội bộ, chủ động sàng lọc đối tác, cho đến việc rà soát chặt chẽ các văn bản pháp lý – bạn đã trang bị cho mình những công cụ mạnh mẽ nhất để đưa ra một lựa chọn sáng suốt. Một đối tác kế toán phù hợp sẽ không chỉ là người làm dịch vụ, mà còn là một hậu phương tài chính vững chắc, giúp bạn an tâm lèo lái doanh nghiệp phát triển bền vững.
Nếu bạn đã sẵn sàng và đang tìm kiếm một đối tác có thể tự tin vượt qua tất cả các vòng kiểm tra trong checklist trên, hãy nhấc máy và gọi ngay cho Luật và Kế toán An Khang qua đường dây nóng 0936 149 833. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và chứng minh năng lực của mình!
