Kinh nghiệm và mẹo thực tiễn về khai thuế

Khai thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là một kỹ năng quản trị tài chính quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, dòng tiền và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. 

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị nhỏ và vừa, vẫn loay hoay giữa việc “khai đúng – nộp đủ” và “tối ưu hợp pháp” để không bị phạt nhưng cũng không nộp thừa. 

Vậy đâu là ranh giới giữa tuân thủ và tối ưu trong khai thuế? Làm thế nào để vừa đảm bảo đúng quy định, vừa tận dụng được các chính sách miễn, giảm, ưu đãi theo luật? 

Bài viết dưới đây của Luật An Khang sẽ giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn về bản chất của khai thuế, chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn, mẹo xử lý và cách tránh sai sót để việc khai thuế trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Các hình thức khai thuế và yêu cầu pháp lý cơ bản

1.1. Các loại khai thuế phổ biến

Trước hết, khi thực hiện nghĩa vụ “khai thuế”, bạn cần hiểu rõ các loại khai thuế mà mình có trách nhiệm. Dưới đây là những loại khai thuế phổ biến:

Việc nắm rõ loại thuế nào bạn phải “khai thuế”, khai theo chu kỳ nào, xác định hình thức tính thuế là bước đầu tiên rất cần thiết để không sai sót trong thực hành.

1.2. Yêu cầu pháp lý mới cập nhật

Trong năm 2025, có một số điểm mới trong quy định về thuế mà bạn nhất định cần biết khi tiến hành khai thuế:

• Từ 1/7/2025, mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho cá nhân/hộ kinh doanh được thay bằng số định danh cá nhân trong nhiều trường hợp.
• Trong giai đoạn 1/7/2025 – 31/12/2026, mức thuế suất GTGT 10% áp dụng trước đây được giảm 2%, tức chuyển thành 8% đối với hàng hoá, dịch vụ chịu thuế 10% cũ.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về hoá đơn, chứng từ có hiệu lực từ 1/6/2025 – người khai thuế cần tuân thủ các quy tắc mới này khi lập chứng từ, lưu trữ hoá đơn.
• Nghị định số 82/2025/NĐ-CP có nội dung gia hạn thời hạn nộp thuế GTGT và tiền thuê đất trong năm 2025, giúp người nộp thuế có thêm thời gian xử lý.
• Từ 1/1/2026, hộ kinh doanh, cá nhân có doanh thu dưới 200 triệu đồng/năm có thể được miễn thuế GTGT và TNCN, theo dự kiến áp dụng Luật GTGT mới và sửa đổi luật liên quan.

Những điểm mới này ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn thực hiện khai thuế, nếu không cập nhật, rất dễ bị lỗi, mất lợi ích hoặc bị xử lý vi phạm.

Kinh nghiệm và mẹo thực tiễn để khai thuế chính xác, hiệu quả

Dưới đây là các kinh nghiệm từ thực tế cùng mẹo để bạn khi khai thuế sẽ làm nhanh, chắc và đúng hơn.

2.1. Chuẩn bị trước: sắp xếp sổ sách, chứng từ đầy đủ

Trước khi khai thuế:

• Lưu trữ chứng từ kèm hoá đơn gốc, hợp đồng; nếu thiếu hoá đơn, việc khấu trừ thuế GTGT sẽ bị từ chối.

• Kiểm tra chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, chỉ được khấu trừ nếu có chứng từ không dùng tiền mặt.

• Đối với nhiều lần mua cùng ngày, nếu tổng giá trị ≥ 5 triệu thì cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ.

• Ngay từ đầu năm, thiết lập hệ thống kế toán, phần mềm quản lý thuế để theo dõi doanh thu, chi phí, thuế đầu vào/ra  tránh việc chạy đua thủ tục vào sát thời hạn.

2.2. Chọn phương pháp khai thuế hợp lý

Đối với hộ kinh doanh cá thể, bạn có các lựa chọn phương pháp khai thuế. Việc lựa chọn đúng sẽ giúp “khai thuế” dễ hơn, tránh sai sót:

Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, có ba phương pháp áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:

• Phương pháp thuế khoán (nếu không muốn kê khai chi tiết)
• Kê khai thuế theo doanh thu, chi phí thực tế
• Phương pháp trích % (nếu được cơ quan thuế cho phép)

Nếu doanh thu nhỏ, hoặc chi phí khó xác định rõ ràng, sử dụng thuế khoán có thể đơn giản hơn. Nhưng nếu chi phí lớn và hợp lệ, khai thuế theo chi phí thực tế có thể giúp giảm thuế phải nộp.

Khi doanh nghiệp chuyển đổi loại hình (ví dụ từ cá nhân sang công ty), cần xem lại phương pháp khai thuế và điều chỉnh ngay để tránh lãng phí.

2.3. Khai thuế đúng hạn, tránh bị phạt

Thời hạn nộp tờ khai thuế là yếu tố cực kỳ quan trọng khi khai thuế:

• Nếu trễ hạn, bạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, tính tiền chậm nộp, hoặc bị hạn chế quyền lợi khấu trừ.

• Theo Nghị định 82/2025/NĐ-CP, có nội dung gia hạn nộp thuế GTGT và tiền thuê đất cho các kỳ thuế năm 2025, bạn nên kiểm tra xem mình có được áp dụng gia hạn không để tránh bị phạt nếu chậm.

• Đối với tờ khai thuế GTGT theo tháng/quý, luôn xác định ngày cuối cùng nộp và lập lịch nhắc đúng hạn.

• Với tờ khai quyết toán TNCN hoặc TNDN, làm sớm để có thời gian rà soát số liệu, tránh sai sót vào phút chót.

2.4. Rà soát, kiểm tra chéo trước khi nộp

Khi đã lập tờ khai, bạn nên kiểm tra:

• Doanh thu, chi phí, thuế phải nộp, thuế khấu trừ: xem có logic không, có bị làm trùng không.

• Các chi phí phải loại trừ không được trừ (như chi tiêu cá nhân, chi tiêu vượt tiêu chuẩn, chi phí không có hóa đơn hợp lệ); nếu nhập sai, cơ quan thuế có thể điều chỉnh hoặc loại bỏ.

• Nếu có giao dịch xuyên biên giới, xuất nhập khẩu, hoặc dịch vụ quốc tế, kiểm tra các quy định khấu trừ, thuế suất 0%, điều kiện hợp lệ.

• Hoá đơn đầu vào: nếu mua hàng ≥ 5 triệu mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì không được khấu trừ, tức là chi phí đó phải loại ra khi khai thuế. 

2.5. Tận dụng chính sách ưu đãi, miễn, giảm thuế

Một trong những mẹo “khai thuế thông minh” là biết khai đúng ưu đãi, miễn giảm thuế khi được phép:

• Luật Thuế TNDN 2025 (áp dụng từ 1/10/2025) có nhiều chính sách ưu đãi, mức thuế suất 15%, 17% hoặc miễn giảm cho doanh nghiệp ở địa bàn ưu đãi, ngành công nghệ cao.
• Luật GTGT 2024 (hiệu lực 1/7/2025) bổ sung các trường hợp hoàn thuế GTGT đối với doanh nghiệp sản xuất, cung ứng hàng hoá dịch vụ chịu thuế 5% nếu thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên.

• Đối tượng không chịu thuế GTGT được mở rộng theo Luật GTGT mới: ví dụ vận tải quốc tế, xây dựng, dịch vụ xuất khẩu, hàng hóa bán tại cửa hàng miễn thuế, v.v.
• Với hộ kinh doanh, nếu doanh thu nhỏ (dự kiến dưới 200 triệu/năm), từ 1/1/2026 có thể áp dụng miễn thuế GTGT và TNCN.
• Nếu được cơ quan thuế chấp thuận áp dụng thuế suất 0%, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để chứng minh điều kiện miễn trừ khi khai thuế.

2.6. Sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ

• Sử dụng phần mềm kê khai thuế, hệ thống HTKK, iHTKK để lập tờ khai, kiểm tra tự động các lỗi cơ bản.

• Kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử để đồng bộ hóa hóa đơn, tránh nhập liệu thủ công, sai sót.

• Thiết lập cảnh báo nhắc hạn nộp tờ khai và nộp thuế để không bị bỏ lỡ kỳ hạn.

• Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý tài chính giúp tổng hợp doanh thu, chi phí từ các địa điểm để khai thuế tổng hợp chính xác.

Xem thêm: Kê khai thuế GTGT trên HTKK: Hướng dẫn chi tiết, căn cứ pháp lý và lưu ý quan trọng

2.7. Xử lý sai sót, điều chỉnh, hoàn thuế

Không phải lúc nào khai thuế cũng đúng ngay lần đầu. Khi phát hiện sai sót:

• Bạn có thể làm tờ khai điều chỉnh (tờ khai bổ sung) trước khi cơ quan thuế kiểm tra.

• Nếu nộp thừa thuế, làm thủ tục hoàn thuế theo quy định (cần hồ sơ chứng minh).

• Nếu bị truy thu sau kiểm tra, nên phối hợp với cơ quan thuế để giải trình, nộp phạt/chậm nộp nếu có, và giữ hồ sơ giải trình đầy đủ.

• Trong trường hợp có giao dịch quốc tế, xuất nhập khẩu, cần lưu hồ sơ hợp đồng, vận đơn, hóa đơn, chứng từ ngoại tệ để đối chiếu nếu cơ quan thuế kiểm tra.

Ví dụ minh hoạ “khai thuế” thực tế

Ví dụ 1: Doanh nghiệp dịch vụ nhỏ

• Công ty A cung cấp dịch vụ phần mềm, doanh thu hàng tháng khoảng 500 triệu đồng.

• Chi phí mua hàng hoá, dịch vụ đầu vào 80 triệu đồng/tháng (có hóa đơn hợp lệ).

• GTGT thuế suất 10% (sau 1/7/2025 là 8%) áp dụng.

• Khi khai thuế:

+ Xác định doanh thu chịu thuế = 500 triệu
+ Thuế GTGT đầu ra = 500 × 8% = 40 triệu+ 
+ Thuế GTGT đầu vào (được khấu trừ) = 80 × 8% = 6,4 triệu
+ Số thuế GTGT phải nộp = 40 − 6,4 = 33,6 triệu
+ Tại quyết toán, nếu chi phí hợp lệ nhiều, có thể được giảm thu nhập chịu thuế => giảm TNDN

Ví dụ 2: Hộ kinh doanh nhỏ chọn thuế khoán

• Hộ kinh doanh B có doanh thu năm khoảng 150 triệu đồng, chi phí không rõ ràng, không muốn kê khai chi tiết.

• B chọn phương pháp thuế khoán theo bảng do cơ quan thuế quy định.

• Khi khai thuế, hộ B sẽ nộp thuế theo mức đã khoán, không cần tính chi phí thực tế hay trình hóa đơn đầu vào.

• Từ 1/1/2026 nếu doanh thu vẫn dưới 200 triệu/năm, hộ B có thể được miễn thuế GTGT và TNCN – thắng lợi lớn nếu lựa chọn đúng phương pháp khai thuế.
  

Những lỗi phổ biến khi khai thuế & cách tránh

Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách phòng chống:

Nếu bạn gặp lỗi khi khai thuế, bạn nên thực hiện tờ khai điều chỉnh ngay khi phát hiện thay vì để sai rồi bị truy thu hoặc xử lý sau.

Xem thêm: Quy Trình Dịch Vụ Kê Khai Thuế Trọn Gói Cho Doanh Nghiệp

Kết luận

Khai thuế không chỉ là nhiệm vụ bắt buộc mà còn là cơ hội để tối ưu hóa tài chính nếu bạn thực hiện đúng, thông minh. Nắm vững luật thuế, cập nhật các chính sách mới như Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Luật GTGT 2024, Luật TNDN 2025 là nền tảng để khai thuế chính xác.

Chuẩn bị chứng từ cẩn trọng, chọn phương pháp khai thuế phù hợp, rà soát kỹ lưỡng, dùng công cụ hỗ trợ – tất cả là các mẹo giúp bạn giảm rủi ro khi khai thuế. Cuối cùng, khi có sai sót, bạn vẫn có thể điều chỉnh, hoàn thuế nếu đúng quy định, điều này cho thấy khai thuế là quá trình, không phải “kỳ thi” một lần.