Kê khai thuế GTGT trên HTKK: Hướng dẫn chi tiết, căn cứ pháp lý và lưu ý quan trọng
Kế toán nào cũng từng trải qua cảm giác đến kỳ nộp thuế mà phần mềm HTKK (phần mềm kế toán, giúp hỗ trợ việc kê khai thuế ) báo lỗi, số liệu sai hoặc nộp muộn và lo lắng sẽ bị phạt. Trong bối cảnh Tổng cục Thuế yêu cầu doanh nghiệp kê khai điện tử, phần mềm HTKK trở thành công cụ không thể thiếu. Nhưng nếu không nắm rõ cách cài đặt, lập tờ khai, nộp và xử lý lỗi, nguy cơ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP là rất cao. Bài viết này của Luật và Kế toán An Khang sẽ giúp bạn hiểu toàn bộ quy trình kê khai thuế GTGT trên HTKK một cách dễ hiểu và đúng luật.
Cài đặt và cập nhật phần mềm HTKK
Căn cứ pháp lý
- Khoản 2 Điều 4 Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định việc khai thuế điện tử phải sử dụng phần mềm do cơ quan thuế cung cấp hoặc được chấp thuận.
- Phần mềm HTKK được Tổng cục Thuế phát hành miễn phí, cập nhật định kỳ tại website https://thuedientu.gdt.gov.vn.
Hướng dẫn & ví dụ
- Tải phiên bản HTKK mới nhất từ cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Ví dụ: Tháng 7/2025, phiên bản 5.3.8 hỗ trợ mẫu 01/GTGT mới.
- Khi cài đặt, nên gỡ bỏ phiên bản cũ sau khi đã sao lưu dữ liệu bằng tính năng “Sao lưu dữ liệu” của HTKK.
- Cập nhật đúng phiên bản giúp tránh lỗi không tương thích khi nộp tờ khai qua eTax.
Hướng dẫn lập tờ khai thuế GTGT trên HTKK
- Bước 1: Mở HTKK → Chọn “Thuế giá trị gia tăng” → Chọn mẫu 01/GTGT (phương pháp khấu trừ) hoặc 04/GTGT (phương pháp trực tiếp).
- Bước 2: Chọn kỳ khai (theo tháng/quý) dựa trên doanh thu năm trước:
- Doanh thu > 50 tỷ đồng: kê khai theo tháng.
- Doanh thu ≤ 50 tỷ đồng: được chọn kê khai theo quý.
- Bước 3: Nhập dữ liệu:
- Chỉ tiêu [21]: đánh dấu nếu không phát sinh hoạt động mua/bán.
- Chỉ tiêu [22]–[25]: nhập doanh số, thuế đầu vào, thuế đầu ra.
Ví dụ: Công ty A có doanh thu bán hàng quý II là 1,2 tỷ, thuế GTGT đầu ra 120 triệu, thuế GTGT đầu vào khấu trừ 80 triệu → HTKK sẽ tự tính số thuế phải nộp là 40 triệu.
- Nộp tờ khai sau khi lập trên HTKK
- Sau khi hoàn thành, nhấn “Ghi” → “Kết xuất tệp XML”.
- Đăng nhập cổng https://thuedientu.gdt.gov.vn → Chọn “Nộp tờ khai” → Tải tệp XML lên → Ký số.
Ví dụ: Công ty B lập tờ khai 01/GTGT tháng 6/2025 trên HTKK, kết xuất XML, tải lên eTax và ký số bằng USB Token của Viettel-CA.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
- Không mở được HTKK → Do thiếu .NET Framework hoặc xung đột phiên bản → Cài lại môi trường .NET và phiên bản mới nhất.
- Sai định dạng dữ liệu (ví dụ nhập số thập phân bằng dấu “,”) → Kiểm tra định dạng số theo chuẩn của HTKK.
- Không kết xuất XML → Thường do tệp lưu ở thư mục không có quyền ghi → Chuyển sang ổ D hoặc Desktop.
- Không ký số được → Kiểm tra driver USB Token và cài lại phần mềm ký số.
Quy định pháp lý liên quan đến kê khai qua HTKK
- Luật Quản lý thuế 2019: Điều 43, 44 – quy định về hình thức và thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
- Nộp chậm tờ khai 1–5 ngày: cảnh cáo hoặc phạt 2–5 triệu đồng (Điều 13).
- Nộp chậm trên 30 ngày: phạt 5–8 triệu đồng
- Thông tư 80/2021/TT-BTC: quy định biểu mẫu và phụ lục khi lập tờ khai trên HTKK.
Ví dụ: Doanh nghiệp C kê khai theo quý nhưng nộp tờ khai quý II chậm 7 ngày → bị phạt 2,5 triệu đồng theo khoản 2 Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Mẹo và lưu ý khi kê khai thuế GTGT trên HTKK
- Luôn sao lưu dữ liệu trước khi cập nhật HTKK để tránh mất tờ khai cũ.
- Kiểm tra tính hợp lệ (nút “Kiểm tra” trong HTKK) trước khi kết xuất để tránh lỗi khi tải lên eTax.
- Lập tờ khai bổ sung ngay khi phát hiện sai sót để giảm mức phạt.
- Theo dõi thông báo của Tổng cục Thuế để kịp thời cập nhật phiên bản mới, tránh trường hợp tờ khai bị từ chối.
Xem thêm: Bí quyết quyết toán thuế GTGT trên HTKK nhanh chóng
Kê khai thuế qua phần mềm HTKK không khó, nhưng nếu làm sai quy trình hoặc bỏ qua các quy định pháp lý, doanh nghiệp có thể bị phạt nặng. Từ việc cài đặt, lập tờ khai, nộp qua eTax đến xử lý lỗi, tất cả đều cần thực hiện đúng chuẩn để tránh rủi ro. Nếu bạn cần hỗ trợ kê khai thuế, xử lý lỗi HTKK hoặc tư vấn pháp lý về thuế, hãy liên hệ ngay Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833 để được chuyên gia hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.