Khai thuế cho cá nhân là người lao động tự do

Khai thuế là nghĩa vụ bắt buộc của mọi cá nhân có thu nhập phát sinh tại Việt Nam, kể cả người làm việc tự do (freelancer). 

Trong thực tế, rất nhiều cá nhân hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo, thiết kế, lập trình, viết nội dung, dạy học online, môi giới, bán hàng qua mạng… chưa hiểu rõ mình có thuộc diện phải khai thuế hay không, hoặc khai như thế nào để đúng quy định mà vẫn tối ưu quyền lợi.

Bài viết này của Luật An Khang sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy định về khai thuế cho cá nhân là người lao động tự do, từ khái niệm, căn cứ pháp lý, cách tính thuế, cách kê khai – nộp thuế, đến các trường hợp được miễn hoặc hoàn thuế.

Người lao động tự do là ai? Có thuộc đối tượng phải khai thuế không?

Theo Khoản 1 và Khoản 6 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019, người lao động là người làm việc cho người sử dụng lao động theo hợp đồng, còn người làm việc không có quan hệ lao động là người không làm việc trên cơ sở thuê mướn bằng hợp đồng lao động.

Thuật ngữ “người lao động tự do” (freelancer) thực tế không được quy định cụ thể trong văn bản pháp luật, nhưng thường được hiểu là người làm việc độc lập, không ký hợp đồng lao động, không chịu sự quản lý trực tiếp của người sử dụng lao động. Ví dụ:

Như vậy, người làm việc tự do vẫn phải khai thuế nếu có thu nhập phát sinh thuộc nhóm chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Nghĩa vụ khai thuế của người lao động tự do theo quy định pháp luật

3.1. Thu nhập chịu thuế và căn cứ tính thuế

Căn cứ Điểm a Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thu nhập từ tiền công, tiền thù lao và các khoản có tính chất tiền công đều thuộc thu nhập chịu thuế. Điều đó có nghĩa là:

• Bất cứ ai nhận tiền công từ việc cung cấp dịch vụ, sản phẩm, dự án không cần hợp đồng lao động đều phải thực hiện khai thuế.

• Mức thuế được khấu trừ thông thường là 10% trên tổng thu nhập (trước khi chi trả).

Ví dụ:

Một freelancer thiết kế logo nhận 10.000.000 đồng từ khách hàng công ty A. Khi chi trả, công ty A phải khấu trừ 10% = 1.000.000 đồng nộp cho cơ quan thuế, còn freelancer nhận 9.000.000 đồng thực tế.

Bảng minh họa mức khấu trừ:

Tuy nhiên, nếu tổng thu nhập năm của bạn sau khi trừ giảm trừ gia cảnh chưa đến ngưỡng phải nộp thuế (hiện là 132 triệu đồng/năm với người độc thân), thì bạn có thể làm cam kết tạm thời chưa khấu trừ thuế (theo mẫu ban hành kèm Thông tư 111/2013/TT-BTC).

3.2. Thủ tục khai thuế cho cá nhân làm việc tự do

Quy trình khai thuế cho người lao động tự do gồm 3 bước cơ bản:

Bước 1: Đăng ký mã số thuế cá nhân

• Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi cư trú (hoặc nộp online qua https://canhan.gdt.gov.vn).

• Hồ sơ gồm: CMND/CCCD, tờ khai đăng ký thuế mẫu 05-ĐK-TCT.

• Sau 3–5 ngày làm việc, bạn sẽ nhận được mã số thuế qua email hoặc bưu điện.

Bước 2: Khai và nộp thuế theo từng lần phát sinh hoặc theo năm

• Nếu bạn nhận thu nhập từ tổ chức, doanh nghiệp, thông thường đơn vị đó sẽ khấu trừ 10% thuế và nộp thay bạn.

• Nếu bạn nhận thu nhập trực tiếp từ khách hàng cá nhân, bạn phải tự khai và nộp thuế theo mẫu 02/KK-TNCN.

• Có thể khai trực tuyến qua Cổng Dịch vụ thuế điện tử hoặc nộp hồ sơ giấy tại cơ quan thuế quản lý.

Bước 3: Quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm

• Thời hạn quyết toán: Chậm nhất là 30/4 năm sau.

• Nếu bạn có nhiều nguồn thu (ví dụ: vừa là freelancer, vừa làm bán thời gian tại công ty), cần tổng hợp toàn bộ thu nhập để khai quyết toán.

• Trong trường hợp bị khấu trừ thuế 10% nhưng thực tế chưa đến mức phải nộp, bạn được hoàn thuế sau khi quyết toán.

Xem thêm: Hộ cá nhân kinh doanh không thường xuyên trên sàn thương mại điện tử kê khai thuế như thế nào? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Cách tính thuế và ví dụ minh họa chi tiết

4.1. Trường hợp 1 – Thu nhập không khấu trừ qua tổ chức

Anh B là freelancer thiết kế web, năm 2025 có thu nhập 180 triệu đồng từ nhiều khách hàng cá nhân. Anh B không bị khấu trừ 10% do không qua tổ chức.

Cách tính thuế:

• Giảm trừ bản thân: 132 triệu đồng/năm

• Thu nhập tính thuế: 180 – 132 = 48 triệu

• Thuế phải nộp: 48 x 10% = 4,8 triệu đồng

4.2. Trường hợp 2 – Thu nhập đã bị khấu trừ 10%

Chị A là freelancer viết bài, có 5 khách hàng doanh nghiệp. Tổng thu nhập năm là 200 triệu đồng, các công ty đã khấu trừ 10% trước khi trả.

Tổng thuế đã khấu trừ: 200 x 10% = 20 triệu Tuy nhiên, sau khi quyết toán, nếu thu nhập tính thuế thực tế của chị A chỉ còn 50 triệu (do được giảm trừ), thuế phải nộp chỉ 5 triệu → chị A được hoàn lại 15 triệu.

Bảng minh họa quy trình tính thuế:

Một số lưu ý quan trọng khi khai thuế cho người làm việc tự do

• Phải có mã số thuế cá nhân để được làm cam kết hoặc quyết toán.

• Nên lưu trữ chứng từ thu nhập, hợp đồng, hóa đơn điện tử để chứng minh thu nhập hợp lệ.

• Nếu có thu nhập từ nước ngoài, bạn vẫn phải khai thuế tại Việt Nam, nhưng có thể được trừ phần thuế đã nộp tại nước sở tại theo quy định về tránh đánh thuế hai lần.

• Tránh kê khai sai thời hạn, vì có thể bị phạt từ 2–5 triệu đồng tùy mức độ vi phạm (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

• Khi khai thuế online, nên sử dụng trình duyệt Chrome hoặc Edge mới nhất để tránh lỗi ký số.

Xem thêm: Dịch vụ kê khai thuế, nộp thuế chuyên nghiệp, an tâm tuyệt đối

Kết luận

Việc khai thuế cho cá nhân là người lao động tự do không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là điều kiện để bạn được hoàn thuế, vay vốn, đăng ký bảo hiểm, xác minh thu nhập hợp pháp khi cần. Dù không có hợp đồng lao động, freelancer vẫn là chủ thể chịu thuế nếu có thu nhập từ công việc cung cấp dịch vụ.

Luật An Khang khuyến nghị người làm việc tự do nên thực hiện khai thuế đúng hạn, kê khai đầy đủ để tránh rủi ro pháp lý, đồng thời tận dụng các quyền lợi hợp pháp từ hệ thống thuế Việt Nam.