Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là gì? Điều kiện sử dụng và tính hợp lệ theo quy định mới
Trong hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp thắc mắc: hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có được coi là hợp lệ không? Điều kiện để sử dụng loại hóa đơn này là gì? Và hiện nay có những loại hóa đơn điện tử hiện nay nào đang được pháp luật công nhận?
Bài viết dưới đây của Luật An Khang sẽ giúp bạn giải đáp đầy đủ các thắc mắc nêu trên, với căn cứ pháp lý rõ ràng, cập nhật mới nhất từ Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là gì?
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua nhưng không có mã của cơ quan thuế.”
Khác với hóa đơn có mã (được cấp mã xác thực bởi Tổng cục Thuế), loại hóa đơn này không cần mã xác thực của cơ quan thuế mà vẫn có giá trị pháp lý, nếu được sử dụng đúng quy định.
Khi nào hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được xem là hợp lệ?
Để hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trở thành hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện pháp lý.
Căn cứ pháp lý:
- Khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: định nghĩa hóa đơn hợp pháp.
- Khoản 1 Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: điều kiện lập hóa đơn không có mã.
- Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019: quy định nhóm doanh nghiệp được phép sử dụng.
Điều kiện cụ thể:
- Được cơ quan thuế chấp thuận bằng văn bản hoặc thông báo điện tử cho phép sử dụng hóa đơn không có mã.
- Thuộc nhóm doanh nghiệp đủ điều kiện hạ tầng công nghệ, thường xuyên giao dịch điện tử với cơ quan thuế như:
- Điện lực, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, y tế…
- Doanh nghiệp thương mại điện tử, chuỗi siêu thị, vận tải…
- Hóa đơn phải có đầy đủ nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đảm bảo:
- Thông tin người bán – người mua;
- Mã số thuế, mã hàng hóa – dịch vụ;
- Chữ ký số của người bán;
- Ngày lập, ký và các tiêu thức định danh.
Nếu vi phạm các điều kiện trên, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có thể bị xem là không hợp lệ và bị xử phạt theo quy định.
Tại sao cần phân biệt hóa đơn có mã và không có mã?
Việc phân biệt giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn khi đăng ký, sử dụng và lưu trữ hóa đơn. Theo quy định, có hai loại chính:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: được cấp mã từ hệ thống của Tổng cục Thuế trước khi gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: không có mã xác thực, nhưng chỉ áp dụng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đủ điều kiện.
Việc sử dụng sai loại hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, đồng thời mất tính pháp lý trong giao dịch thương mại.
Các điều kiện sử dụng hóa đơn không có mã cần lưu ý
Căn cứ Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, để được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần:
- Có hệ thống công nghệ thông tin ổn định phục vụ việc lập, ký số, lưu trữ hóa đơn.
- Tự chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn đã phát hành.
- Truyền dữ liệu hóa đơn đầy đủ và đúng hạn cho cơ quan thuế theo yêu cầu.
Ngoài ra, cơ quan thuế có quyền thu hồi quyền sử dụng hóa đơn không có mã nếu phát hiện doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, gian lận hoặc khai sai hóa đơn.
Có những loại hóa đơn điện tử hiện nay nào?
Theo Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, loại hóa đơn điện tử hiện nay bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (áp dụng với doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
- Hóa đơn bán hàng (áp dụng với tổ chức, cá nhân không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
- Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Các chứng từ điện tử có giá trị như hóa đơn khác theo quy định của pháp luật.
Tất cả các loại trên đều có thể tồn tại dưới dạng có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, tùy thuộc vào đối tượng sử dụng.
Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn không có mã
Do đặc thù không có mã xác thực từ cơ quan thuế, doanh nghiệp cần cẩn trọng trong quá trình lập và phát hành hóa đơn:
- Đảm bảo đúng định dạng XML, chuẩn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Có biện pháp bảo mật và kiểm soát nội bộ chặt chẽ, tránh tình trạng xuất hóa đơn không được lưu trữ hợp lệ.
- Thực hiện truyền dữ liệu hóa đơn đầy đủ về Tổng cục Thuế để phục vụ thanh tra, kiểm tra.
Hóa đơn không có mã – Được dùng nhưng phải đúng!
Tóm lại, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là một loại hóa đơn hoàn toàn hợp lệ nếu được sử dụng theo đúng điều kiện pháp luật quy định. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí và thuận tiện cho các doanh nghiệp lớn, có hệ thống kế toán điện tử hiện đại.
Tuy nhiên, việc sử dụng loại hóa đơn này không áp dụng đại trà mà chỉ dành cho những đơn vị có năng lực công nghệ, có tính minh bạch cao và được cơ quan thuế chấp thuận.
Nếu doanh nghiệp của bạn có thắc mắc về việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, hoặc cần tư vấn đăng ký, chuyển đổi loại hóa đơn đang sử dụng, hãy liên hệ với Luật An Khang để được hỗ trợ ngay hôm nay!
