Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp gặp phải tình huống phần tên, địa chỉ của người mua hoặc người bán quá dài, gây khó khăn cho việc hiển thị đầy đủ thông tin. Câu hỏi đặt ra là: có được viết tắt trên hóa đơn điện tử hay không? Nếu được, thì những từ nào được phép viết tắt? Có giới hạn hay quy định cụ thể nào đi kèm?
Bài viết dưới đây của Luật An Khang sẽ làm rõ quy định pháp lý về việc viết tắt trên hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp tránh những sai sót không đáng có và đảm bảo tính hợp lệ cho hóa đơn đã phát hành.
Cơ sở pháp lý về việc viết tắt trên hóa đơn điện tử
Căn cứ theo điểm a khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trong trường hợp các tiêu thức “tên, địa chỉ” trên hóa đơn quá dài, người bán được viết tắt một số từ thông dụng, với điều kiện vẫn phải đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết để xác định được rõ tên và địa chỉ.
Ngoài ra, Công văn số 9208/CT-TTHT ngày 22/9/2017 của Cục thuế TP.HCM cũng hướng dẫn rõ về việc viết tắt hình thức thanh toán khi chưa xác định được cụ thể là tiền mặt hay chuyển khoản.
Danh sách các từ được phép viết tắt trên hóa đơn điện tử
Dưới đây là những từ ngữ thường xuất hiện trong phần tên, địa chỉ của người mua/bán, được phép viết tắt hợp pháp theo quy định:
| STT | Từ gốc | Cách viết tắt |
| 1 | Phường | P |
| 2 | Quận | Q |
| 3 | Thành phố | TP |
| 4 | Việt Nam | VN |
| 5 | Cổ phần | CP |
| 6 | Trách nhiệm hữu hạn | TNHH |
| 7 | Khu công nghiệp | KCN |
| 8 | Sản xuất | SX |
| 9 | Chi nhánh | CN |
Việc sử dụng các từ viết tắt nêu trên không làm mất tính hợp lệ của hóa đơn, với điều kiện thông tin vẫn xác định rõ doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế.
Viết tắt hình thức thanh toán: TM, CK, TM/CK có hợp lệ?
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp ghi thêm nội dung “hình thức thanh toán” trên hóa đơn để thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Mặc dù đây không phải là nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhưng khi có ghi thì cần lưu ý:
- TM: Ghi khi thanh toán bằng tiền mặt
- CK: Ghi khi thanh toán qua chuyển khoản
- TM/CK: Ghi khi chưa xác định được hình thức thanh toán tại thời điểm lập hóa đơn
Cách viết tắt này đã được Cục Thuế TP.HCM xác nhận là hợp lệ, không làm ảnh hưởng đến tính đúng đắn của hóa đơn nếu các thông tin còn lại đều chính xác.
Trường hợp không được phép viết tắt
Cần đặc biệt lưu ý rằng, không phải mọi nội dung trên chứng từ kế toán đều được phép viết tắt. Theo khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015 (Luật số 88/2015/QH13):
“Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa.”
Ngoài ra, chứng từ phải:
- Ghi liên tục, không ngắt quãng;
- Chỗ trống phải gạch chéo để tránh sửa đổi;
- Nếu viết sai, phải gạch chéo để hủy bỏ, không được tẩy xóa;
- Phải ghi bằng bút mực, rõ ràng, đầy đủ.
Điều này nghĩa là, các nội dung liên quan đến nghiệp vụ kinh tế – tài chính như: mô tả hàng hóa, giá trị thanh toán, thuế suất… tuyệt đối không được viết tắt.
Ghi sai địa chỉ do viết tắt: Có phải lập lại hóa đơn?
Một vấn đề thực tiễn thường gặp là: hóa đơn ghi đúng mã số thuế, nhưng tên hoặc địa chỉ người mua bị viết sai do nhầm lẫn cách viết tắt. Trong trường hợp này:
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu mã số thuế người mua được ghi đúng, thì không cần lập lại hóa đơn. Thay vào đó, các bên chỉ cần:
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn;
- Không phải lập lại hay hủy bỏ hóa đơn ban đầu.
Đây là điểm quan trọng giúp giảm rủi ro xử phạt cho doanh nghiệp nếu biết cách xử lý đúng quy định.
Tầm quan trọng của việc viết đúng – đủ – hợp lệ
Việc viết tắt trên hóa đơn điện tử tuy được pháp luật cho phép, nhưng chỉ giới hạn ở một số trường hợp đặc thù. Nếu doanh nghiệp lạm dụng viết tắt, hoặc viết sai vị trí, sai nội dung nghiệp vụ, thì hậu quả có thể bao gồm:
- Hóa đơn mất tính hợp lệ, không được kê khai thuế;
- Doanh nghiệp bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP;
- Gây khó khăn trong đối chiếu kế toán – thuế về sau;
- Ảnh hưởng đến uy tín với đối tác, đặc biệt trong kiểm toán, thanh tra.
Một số lưu ý quan trọng khi viết hóa đơn điện tử
Để đảm bảo việc lập hóa đơn đúng luật, doanh nghiệp nên ghi nhớ:
- Chỉ viết tắt các từ đã được liệt kê rõ theo quy định (P, Q, TP, CP…);
- Không viết tắt các nội dung nghiệp vụ kinh tế như “dịch vụ”, “chi phí”, “thuế GTGT”…;
- Kiểm tra kỹ địa chỉ, mã số thuế, tên doanh nghiệp trước khi xuất hóa đơn;
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn và có khả năng hỗ trợ cảnh báo sai sót.
Xem thêm: Hướng dẫn kê khai và nộp thuế điện tử bằng chữ ký số trên trang của tổng cục thuế
Viết tắt trên hóa đơn điện tử – tiện lợi nhưng cần đúng luật
Tóm lại, việc viết tắt trên hóa đơn điện tử là được phép, nhưng chỉ áp dụng với một số từ thông dụng và trong điều kiện cụ thể. Các doanh nghiệp cần hiểu rõ giới hạn pháp lý để tránh bị xử lý vi phạm hoặc phải điều chỉnh hóa đơn nhiều lần.
Nếu bạn là người phụ trách lập hóa đơn tại doanh nghiệp, hãy chắc chắn rằng mình nắm rõ quy định và cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật mới nhất. Trong trường hợp có vướng mắc, bạn nên liên hệ luật sư hoặc đơn vị tư vấn pháp lý có kinh nghiệm để được hỗ trợ.
Cần tư vấn chi tiết về hóa đơn điện tử, viết tắt hợp lệ hay xử lý sai sót? Hãy liên hệ ngay với Luật An Khang để được giải đáp nhanh chóng – chính xác – đúng quy định pháp luật.
