Trong thời đại số hóa, dữ liệu tài chính được xem là “tài sản sống còn” của mỗi doanh nghiệp. Một thông tin bị rò rỉ có thể khiến doanh nghiệp mất uy tín, mất khách hàng, thậm chí gặp rủi ro pháp lý. Đây cũng là lý do nhiều người thắc mắc: “Công ty kế toán có bảo mật thông tin không?”. Câu trả lời là CÓ, nếu doanh nghiệp lựa chọn đúng đơn vị uy tín, có cam kết pháp lý rõ ràng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng phân tích mức độ bảo mật thông tin khi làm việc với công ty kế toán và các tiêu chí để lựa chọn đối tác an toàn.
Vì sao bảo mật thông tin tài chính quan trọng?
Mỗi doanh nghiệp đều sở hữu dữ liệu “nhạy cảm” gồm: doanh thu, lợi nhuận, hợp đồng, hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính doanh nghiệp và thông tin về nghĩa vụ thuế. Nếu để lộ ra ngoài, những dữ liệu này có thể gây ra:
- Mất lợi thế cạnh tranh: Khi thông tin tài chính bị lộ, đối thủ có thể dễ dàng nắm được cơ cấu chi phí, giá vốn và dòng tiền của doanh nghiệp. Điều này cho phép họ đưa ra các chiến lược phá giá hoặc cạnh tranh không lành mạnh, gây thiệt hại trực tiếp đến thị phần và doanh thu của bạn.
- Mất uy tín với đối tác: Thông tin tài chính thiếu an toàn sẽ làm giảm sút nghiêm trọng sự tin tưởng của các bên liên quan. Ngân hàng, nhà đầu tư, hoặc các đối tác kinh doanh sẽ nghi ngờ về năng lực quản lý tài chính của doanh nghiệp, làm giảm cơ hội vay vốn, gọi vốn hoặc hợp tác trong tương lai.
- Rủi ro pháp lý: Việc lộ thông tin thuế và hóa đơn có thể bị kẻ xấu lợi dụng để trục lợi, gây ra những vấn đề pháp lý phức tạp và các khoản phạt nặng nề.
Chính vì vậy, khi doanh nghiệp thuê công ty kế toán, yếu tố bảo mật phải được đặt lên hàng đầu, ngang bằng với năng lực chuyên môn.
>>> Xem thêm: Công ty kế toán
Công ty kế toán có bảo mật thông tin không?
Theo Luật Kế toán 2015 (Điều 68): Trực tiếp yêu cầu các doanh nghiệp dịch vụ kế toán phải giữ bí mật tuyệt đối mọi thông tin của khách hàng, ngay cả khi hợp đồng đã kết thúc. Đây là một cam kết nghề nghiệp mang tính bắt buộc.
Luật An toàn thông tin mạng 2015 (Điều 17): Mở rộng phạm vi, quy định rằng bất kỳ tổ chức nào thu thập và xử lý dữ liệu tài chính đều phải triển khai các biện pháp bảo mật kỹ thuật để chống lại mọi sự xâm nhập, truy cập trái phép.
Căn cứ Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán trong năm 2024 được quy định như sau:
Quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 2024
Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:
- Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.
- Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán” theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
- Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài – liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.
Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán.
Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Điều này khẳng định rằng công ty kế toán được pháp luật ràng buộc về trách nhiệm bảo mật thông tin.
Ngoài quy định pháp lý, trên thực tế các công ty kế toán uy tín luôn đưa điều khoản “cam kết bảo mật thông tin” vào hợp đồng dịch vụ. Cam kết này bao gồm:
- Không tiết lộ thông tin tài chính cho bên thứ ba.
- Có biện pháp lưu trữ và quản lý dữ liệu an toàn.
- Chịu trách nhiệm bồi thường nếu để xảy ra rò rỉ thông tin do lỗi của mình.
Như vậy, công ty kế toán có trách nhiệm và nghĩa vụ bảo mật thông tin theo cả pháp luật và hợp đồng dịch vụ.
>>> Xem thêm: Tổng Hợp Các Dịch Vụ Công Ty Kế Toán – Quy Trình Làm Việc, Báo Giá Và Pháp Lý
Biện pháp bảo mật thông tin của công ty kế toán
Một công ty kế toán uy tín thường áp dụng nhiều biện pháp đồng bộ để bảo đảm an toàn thông tin cho doanh nghiệp:
3.1. Bảo mật bằng hợp đồng
Mọi thỏa thuận về bảo mật đều được ghi rõ và chi tiết trong hợp đồng dịch vụ kế toán trọn gói. Hợp đồng này không chỉ là lời hứa, mà còn là một cam kết pháp lý, quy định rõ ràng trách nhiệm của công ty kế toán và các chế tài xử lý nếu có bất kỳ vi phạm nào xảy ra. Điều khoản bảo mật này là cơ sở vững chắc để doanh nghiệp yêu cầu bồi thường nếu thông tin bị rò rỉ.
3.2. Quản lý nhân sự chặt chẽ
Một công ty kế toán chuyên nghiệp yêu cầu mọi nhân viên phải ký cam kết bảo mật nội bộ, đặc biệt là các nhân sự trực tiếp xử lý dữ liệu của khách hàng.
Ngoài ra, họ còn áp dụng chính sách phân quyền truy cập dữ liệu. Điều này có nghĩa là mỗi nhân viên chỉ có thể xem và làm việc với những thông tin cần thiết cho công việc của mình, hạn chế tối đa rủi ro rò rỉ từ bên trong.
3.3. Ứng dụng công nghệ lưu trữ an toàn
Công nghệ là “tấm lá chắn” vững chắc nhất. Các công ty kế toán uy tín sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp có tính năng bảo mật cao, thường là các giải pháp lưu trữ đám mây (cloud) theo chuẩn quốc tế. Hệ thống này bao gồm các biện pháp như:
- Mã hóa file: Dữ liệu được mã hóa để không thể đọc được nếu bị đánh cắp.
- Bảo mật bằng mật khẩu: Áp dụng mật khẩu mạnh và thay đổi định kỳ.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ: Dữ liệu được sao lưu thường xuyên để đảm bảo có thể khôi phục nhanh chóng trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật.
3.4. Giải trình minh bạch khi có yêu cầu
Công ty kế toán chỉ được phép cung cấp dữ liệu tài chính của doanh nghiệp trong những trường hợp đặc biệt và có căn cứ pháp lý rõ ràng. Khi có yêu cầu từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền như cơ quan thuế, kiểm toán nhà nước hoặc cơ quan điều tra, họ sẽ thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo tính minh bạch nhưng vẫn tuân thủ các nguyên tắc bảo mật.
Lợi ích của doanh nghiệp khi hợp tác với công ty kế toán uy tín
Khi hợp tác với một công ty kế toán uy tín, doanh nghiệp không chỉ giải quyết được các nghiệp vụ hành chính mà còn nhận được nhiều lợi ích chiến lược, đặc biệt là trong việc bảo vệ dữ liệu và giảm thiểu rủi ro.
- Yên tâm về bảo mật dữ liệu tài chính: Tất cả thông tin được công ty kế toán lưu trữ an toàn, tránh rò rỉ.
- Hạn chế rủi ro pháp lý: Công ty kế toán chịu trách nhiệm pháp lý khi có sai sót hoặc vi phạm bảo mật.
- Tiết kiệm chi phí quản lý nội bộ: Không cần đầu tư thêm hệ thống bảo mật riêng cho bộ phận kế toán.
- Nâng cao uy tín với đối tác: Báo cáo tài chính minh bạch, số liệu được xử lý bởi đơn vị chuyên nghiệp.
- Tập trung phát triển kinh doanh: Ban lãnh đạo không cần lo lắng về nguy cơ rò rỉ thông tin tài chính.
Luật An Khang – Công ty kế toán bảo mật và uy tín
Với gần 10 năm kinh nghiệm trong ngành, Luật An Khang không chỉ cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, báo cáo tài chính doanh nghiệp, dịch vụ quyết toán thuế, mà còn đặc biệt chú trọng yếu tố bảo mật thông tin.
Chúng tôi cam kết:
- 100% hồ sơ, chứng từ và dữ liệu tài chính được lưu trữ an toàn.
- Có hợp đồng bảo mật rõ ràng với từng khách hàng.
- Đội ngũ kế toán viên giàu kinh nghiệm, tuân thủ nghiêm ngặt quy định đạo đức nghề nghiệp.
>>> Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói tại Luật An Khang
Kết luận
Câu hỏi “Công ty kế toán có bảo mật thông tin không?” có thể khẳng định chắc chắn là CÓ, nhưng điều này phụ thuộc vào việc doanh nghiệp chọn đúng đơn vị uy tín. Một công ty kế toán chuyên nghiệp không chỉ giúp lập sổ sách, kê khai thuế, báo cáo tài chính mà còn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu tài chính.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác kế toán uy tín, bảo mật và chuyên nghiệp, hãy để Luật An Khang đồng hành cùng bạn.
📞 Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
