Thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin doanh nghiệp: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z
Cập nhật, bổ sung thông tin doanh nghiệp là thủ tục cần thiết trong trường hợp đã đăng ký mà có thiếu sót. Vậy trường hợp nào cần cập nhật, bổ sung? Bài viết dưới đây của Luật và kế toán An Khang hướng dẫn chi tiết từ A đến Z về thủ tục này.
Giới thiệu về việc cập nhật, bổ sung thông tin doanh nghiệp
Tầm quan trọng của việc cập nhật, bổ sung thông tin doanh nghiệp
Một doanh nghiệp khi đăng ký thành lập sẽ cập nhật các thông tin có liên quan và được công khai để mọi người đều biết. Theo đó, khi doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin, ví dụ: thay đổi địa chỉ trụ sở chính; thay đổi ngành, nghề kinh doanh hoặc thay đổi tên doanh nghiệp… thì cần tiến hành bổ sung và cập nhật theo quy định.
Việc cập nhập, bổ sung thông tin sẽ giúp đảm bảo các thông tin được công khai là chính xác, đầy đủ. Đồng thời, nó phản ánh đúng tính hình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp.
Khái niệm và các trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin
Cập nhật, bổ sung thông tin doanh nghiệp là việc thực hiện các thủ tục theo quy định pháp luật tại cơ quan có thẩm quyền, mục đích để đưa các thông tin bị thiếu hoặc có sự điều chỉnh để phản ánh đúng thực tại doanh nghiệp.
Căn cứ Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì các trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin bao gồm:
- Cập nhật bổ sung thông tin địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính: Các trường hợp doanh nghiệp không thay đổi địa chỉ nhưng do quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thay đổi địa giới hành chính dẫn tới thay đổi địa chỉ ghi trên đăng ký doanh nghiệp của công ty.
- Cập nhật, bổ sung thông tin liên hệ của doanh nghiệp: Các thông tin liên hệ của doanh nghiệp bao gồm số điện thoại, email, website của doanh nghiệp.
- Cập nhật, bổ sung thông tin về giấy tờ pháp lý cá nhân: Khi thay đổi thông tin về giấy tờ pháp lý cá nhân như: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu của thành viên góp vốn, người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu của công ty.
- Cập nhật ngành nghề kinh doanh do chưa phù hợp với mã ngành kinh tế theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg.
Trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Điều kiện áp dụng
- Bổ sung cập nhật địa chỉ trụ sở chính của công ty
- Bổ sung cập nhật về thông tin của người đại diện theo pháp luật
- Bổ sung, cập nhật thông tin của doanh nghiệp (số điện thoại, email)
Hồ sơ cần chuẩn bị
Bổ sung, cập nhật địa chỉ trụ sở chính, thông tin của doanh nghiệp
- Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp
- Nếu công ty ủy quyền cho người khác thực hiện thì trong hồ sơ cần thêm văn bản sau:
- Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
- Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thì ủy quyền được thực hiện theo như tại trường hợp trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trên.
Bổ sung cập nhật về thông tin của người đại diện theo pháp luật
- Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp
- Nếu công ty ủy quyền cho người khác thực hiện thì trong hồ sơ cần thêm văn bản sau:
- Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
- Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thì ủy quyền được thực hiện theo như tại trường hợp trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trên.
- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo pháp luật.
Quy trình thực hiện:
Trực tiếp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh:
Bước 1. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ tại bộ phận 1 cửa phòng đăng ký kinh doanh – Sở hoạch và đầu tư Tỉnh/Thành phố
Bước 2. Nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và thanh toán phí
Bước 3: Xử lý hồ sơ và cấp đăng ký doanh nghiệp
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
* Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số
Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số được thực hiện theo quy trình các bước như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ, kê khai thông tin, thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia
Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử
Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Bước 3: Xử lý hồ sơ và cấp đăng ký doanh nghiệp
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
* Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh
Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Kê khai thông tin và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp
Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Bước 2: Nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử
Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Bước 3: Cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp
Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Mẫu biểu điền thông tin
Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-5 tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/3/2021 của Bộ kế hoạch và đầu tư về Hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp).
Thời gian và lệ phí xử lý
Thời gian xử lý trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Lệ phí: 101.000 đồng.
Trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Điều kiện áp dụng
- Thông báo thay đổi ngành nghề
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế
Hồ sơ cần chuẩn bị
Thông báo thay đổi ngành nghề:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thay đổi ngành, nghề kinh doanh.
- Nếu công ty ủy quyền cho người khác thực hiện thì trong hồ sơ cần thêm văn bản sau:
- Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
- Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thì ủy quyền được thực hiện theo như tại trường hợp trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trên.
Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Nếu công ty ủy quyền cho người khác thực hiện thì trong hồ sơ cần thêm văn bản sau:
- Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
- Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thì ủy quyền được thực hiện theo như tại trường hợp trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trên.
Quy trình thực hiện:
Trực tiếp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh:
Bước 1. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ tại bộ phận 1 cửa phòng đăng ký kinh doanh – Sở hoạch và đầu tư Tỉnh/Thành phố
Bước 2. Nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và thanh toán phí
Bước 3: Xử lý hồ sơ và cấp đăng ký doanh nghiệp
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
* Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số
Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số được thực hiện theo quy trình các bước như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ, kê khai thông tin, thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia
Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử
Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Bước 3: Xử lý hồ sơ và cấp đăng ký doanh nghiệp
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
* Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh
Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Kê khai thông tin và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp
Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Bước 2: Nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử
Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Bước 3: Cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp
Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Mẫu biểu điền thông tin
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1 tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/3/2021 của Bộ kế hoạch và đầu tư về Hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp).
Thời gian và lệ phí xử lý
Thời gian xử lý trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Lệ phí: 101.000 đồng.
Kết luận
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin doanh nghiệp để bạn đọc tham khảo. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề này và các vấn đề có liên quan hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Luật và kế toán An Khang để được hỗ trợ nhanh nhất, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063.686 để hoặc truy cập vào website để nhận tư vấn hỗ trợ từ chúng tôi. Trân trọng!
