Chi tiết thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP
Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mở ra hành lang pháp lý thuận lợi hơn cho các hộ kinh doanh muốn mở rộng quy mô hoạt động. Một trong những nội dung được quan tâm nhiều nhất chính là thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ các bước thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thời gian xử lý, lệ phí và những lưu ý cần tránh để chuyển đổi đúng luật, tiết kiệm thời gian.
Khi nào nên thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh?
Hộ kinh doanh là mô hình phù hợp với cá nhân hoặc nhóm cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ. Tuy nhiên, khi quy mô phát triển đến mức có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm, sử dụng nhiều lao động hoặc muốn huy động vốn, mở rộng chi nhánh, thì việc duy trì mô hình hộ kinh doanh có thể hạn chế cơ hội phát triển và tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý.
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có thể tự nguyện chuyển đổi thành doanh nghiệp hoặc bị yêu cầu chuyển đổi nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định (doanh thu lớn, ký hợp đồng thường xuyên, thuê nhiều lao động…). Việc chuyển đổi giúp chủ kinh doanh:
- Được sử dụng con dấu pháp nhân;
- Có quyền mở rộng hoạt động sản xuất – kinh doanh;
- Được khấu trừ thuế đầu vào khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ;
- Gia tăng uy tín khi làm việc với đối tác, ngân hàng, cơ quan nhà nước.
Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi chuyển đổi mô hình kinh doanh, hộ kinh doanh cần chuẩn bị hồ sơ như sau:
Thành phần hồ sơ gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (còn hiệu lực).
- Bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo loại hình doanh nghiệp dự kiến chuyển đổi (ví dụ: công ty TNHH 1 thành viên, 2 thành viên hoặc công ty cổ phần).
- Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật và các thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập (chứng minh nhân dân hoặc CCCD, căn cứ theo Điều 24 Nghị định 168).
- Văn bản chấp thuận đầu tư trong trường hợp có vốn đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần (nếu có).
Lưu ý quan trọng:
- Nếu người đại diện theo pháp luật là công dân Việt Nam, có thể sử dụng số định danh cá nhân thay cho bản sao giấy tờ pháp lý.
- Ngành nghề kinh doanh đăng ký cần phù hợp với mã ngành chuẩn, đảm bảo đủ điều kiện kinh doanh nếu ngành nghề thuộc lĩnh vực có điều kiện.
Trình tự thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Quy trình thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, nơi hộ kinh doanh dự kiến đặt trụ sở doanh nghiệp. Trình tự thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
- Hộ kinh doanh nộp đầy đủ hồ sơ thành lập doanh nghiệp như hướng dẫn ở trên.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tiếp nhận, xử lý hồ sơ trong 03 ngày làm việc.
Bước 2: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp mới sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN).
- Đây là mốc đánh dấu chính thức chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh, chuyển sang tư cách pháp nhân doanh nghiệp.
Bước 3: Cập nhật trạng thái hộ kinh doanh tại cấp xã
- Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp GCNĐKDN, cơ quan cấp tỉnh gửi thông tin đến cấp xã nơi đăng ký hộ kinh doanh.
- Cấp xã có trách nhiệm:
- Gửi thông tin chấm dứt đến cơ quan thuế;
- Đăng tải thông báo trên Cổng thông tin quốc gia;
- Cập nhật trạng thái “đang làm thủ tục chấm dứt” trên hệ thống.
Bước 4: Hoàn tất thủ tục chấm dứt hộ kinh doanh
- Sau khi nhận được xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế từ cơ quan thuế, cấp xã tiếp tục cập nhật trạng thái pháp lý là “đã chấm dứt hoạt động” trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ kinh doanh.
- Thời gian hoàn tất thủ tục chấm dứt: khoảng 3 ngày làm việc sau khi có xác nhận thuế.
Lưu ý quan trọng:
Ngay từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải ngừng toàn bộ hoạt động kinh doanh dưới tư cách cũ.
Xem thêm: Hộ kinh doanh có được giữ tên cũ sau khi chuyển thành doanh nghiệp?
Thời gian xử lý và lệ phí chuyển đổi
Thời gian xử lý toàn bộ thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh:
- 03 ngày: Cấp GCN đăng ký doanh nghiệp.
- 02 ngày: Gửi thông tin sang cấp xã.
- 03 ngày: Cập nhật chấm dứt hoạt động sau xác nhận thuế.
→ Tổng thời gian dự kiến: 8–10 ngày làm việc.
Lệ phí chuyển đổi:
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/lần (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
- Lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: được miễn nếu chuyển đổi từ hộ kinh doanh.
- Nếu sử dụng dịch vụ của công ty luật hoặc dịch vụ đăng ký doanh nghiệp trọn gói, phí dịch vụ dao động từ 1.500.000 – 3.000.000 đồng, tùy đơn vị.
Những sai sót thường gặp khi làm thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh
Quá trình thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh dễ gặp vướng mắc nếu không nắm rõ quy định. Một số lỗi phổ biến gồm:
- Không kê khai mã ngành kinh doanh chính xác → bị trả hồ sơ.
- Thiếu văn bản chấp thuận của cơ quan đầu tư khi có yếu tố nước ngoài.
- Không nắm rõ thời điểm chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh, tiếp tục hoạt động trái luật.
- Chưa chuẩn bị hóa đơn, tài sản, nghĩa vụ thuế để xử lý kế thừa → rắc rối sau này.
Để tránh sai sót, nên chuẩn bị kỹ hồ sơ và tham khảo chuyên gia pháp lý khi có điểm chưa rõ.
Việc chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp không chỉ là tuân thủ quy định mới mà còn là bước chuyển mình chiến lược. Tuy nhiên, thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh đòi hỏi sự chính xác trong hồ sơ, sự hiểu biết về thời hạn pháp lý và các nghĩa vụ kế thừa. Nếu thực hiện đúng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh rủi ro pháp lý trong tương lai.
Dịch vụ hỗ trợ trọn gói tại Luật An Khang
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp, Luật An Khang cung cấp:
-
Tư vấn chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp.
-
Soạn thảo – nộp hồ sơ đúng chuẩn theo Nghị định 168.
-
Hỗ trợ xử lý mã số thuế, hóa đơn, tài sản sau chuyển đổi.
