Hướng dẫn toàn diện chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP
Từ ngày 01/07/2025, việc chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp được thực hiện theo quy định mới tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Đây là bước tiến quan trọng trong việc thúc đẩy kinh tế tư nhân phát triển bài bản, minh bạch và đúng pháp luật.
Trong bài viết này, Luật An Khang sẽ giúp quý khách hiểu rõ toàn bộ quy trình, hồ sơ, điều kiện và những lợi ích thiết thực khi chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp theo Nghị định 168 – phiên bản mới nhất và cập nhật đầy đủ nhất hiện nay.
Tổng quan về Nghị định 168/2025/NĐ-CP
Nghị định 168/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 30/06/2025, có hiệu lực từ 01/07/2025, thay thế hoàn toàn Nghị định 01/2021/NĐ-CP trước đây về đăng ký doanh nghiệp.
Điểm nổi bật của Nghị định 168 là:
- Đơn giản hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp trên nền tảng số,
- Liên thông dữ liệu hộ kinh doanh – doanh nghiệp – thuế,
- Thêm quy trình chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp tại Điều 27.
Nghị định này tạo điều kiện thuận lợi cho hơn 5 triệu hộ kinh doanh cá thể đang hoạt động trên cả nước có cơ hội “lột xác” thành doanh nghiệp, mở rộng quy mô hợp pháp và được pháp luật bảo vệ toàn diện hơn.
Lợi ích khi chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
Việc chuyển đổi hộ kinh doanh không chỉ là thủ tục pháp lý, mà còn là bước ngoặt về tầm vóc và uy tín thương hiệu. Một số lợi ích thiết thực gồm:
✅ Được pháp luật bảo vệ quyền lợi mạnh mẽ hơn, đặc biệt trong tranh chấp, sở hữu trí tuệ, hợp đồng kinh tế.
✅ Dễ dàng ký kết hợp đồng lớn, mở tài khoản ngân hàng, vay vốn tín chấp.
✅ Được hưởng chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, khởi nghiệp, chuyển đổi số.
✅ Mở rộng quy mô sản xuất – kinh doanh, phát triển thương hiệu bền vững.
✅ Tạo nền tảng vững chắc để kêu gọi đầu tư, niêm yết, hoặc liên kết thương mại.
Điều kiện và thời điểm áp dụng chuyển đổi hộ kinh doanh theo Nghị định 168
Theo Điều 27 Nghị định 168, hộ kinh doanh được quyền chuyển đổi thành doanh nghiệp nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Đang hoạt động hợp pháp theo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Không đang trong quá trình bị xử lý vi phạm, tranh chấp, hoặc nợ thuế.
- Có đầy đủ giấy tờ, tài sản, nhân sự, ngành nghề để đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp.
- Người đứng đầu hộ kinh doanh phải đồng thời là người thành lập doanh nghiệp sau chuyển đổi.
⏱ Thời điểm chuyển đổi: Bắt đầu từ ngày 01/07/2025, các cơ quan tiếp nhận sẽ áp dụng thủ tục mới theo Điều 24 và 27 của Nghị định 168.
Hồ sơ, thủ tục chi tiết theo Điều 24 và Điều 27 Nghị định 168
Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 24, hồ sơ bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu mới ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC);
- Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH/cổ phần);
- Danh sách thành viên/cổ đông (nếu có);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
- Giấy tờ tùy thân hợp lệ của chủ hộ;
- Tài liệu chứng minh trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh…
Cơ quan nộp hồ sơ
- Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi hộ kinh doanh đã đăng ký.
- Có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua cổng dịch vụ công quốc gia.
Thời gian xử lý
- Trong vòng 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trình tự chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh sau khi chuyển đổi
Ngay sau khi hộ kinh doanh hoàn tất việc đăng ký doanh nghiệp và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN DN), quy trình chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh sẽ được thực hiện theo trình tự liên thông giữa các cơ quan nhà nước, cụ thể như sau:
🔸 Bước 1: Thông báo từ cấp tỉnh về việc thành lập doanh nghiệp
Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi cấp GCN DN, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm gửi thông báo điện tử về việc thành lập doanh nghiệp tới UBND cấp xã – nơi đã đăng ký hộ kinh doanh trước đó.
🔸 Bước 2: UBND cấp xã xử lý thông tin hộ kinh doanh
Sau khi tiếp nhận thông tin, cơ quan đăng ký hộ kinh doanh cấp xã sẽ thực hiện:
- Thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để phối hợp xác nhận nghĩa vụ thuế còn lại của hộ kinh doanh;
- Đăng tải công khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cho biết hộ kinh doanh đang trong quá trình làm thủ tục chấm dứt hoạt động;
- Cập nhật trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh từ “đang hoạt động” sang “đang làm thủ tục chấm dứt” trong hệ thống quản lý.
🔸 Bước 3: Hoàn tất nghĩa vụ thuế
Khi hộ kinh doanh hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ thuế theo quy định, cơ quan thuế sẽ gửi xác nhận trở lại UBND cấp xã để làm căn cứ kết thúc hoạt động.
🔸 Bước 4: Cập nhật trạng thái “đã chấm dứt hoạt động”
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được xác nhận của cơ quan thuế, UBND cấp xã sẽ thực hiện:
- Chuyển đổi trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh sang “đã chấm dứt hoạt động” trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh;
- Đồng thời lưu trữ hồ sơ chấm dứt và hoàn tất quá trình chuyển đổi.
Lưu ý quan trọng:
Ngay sau khi doanh nghiệp được cấp GCN đăng ký, hộ kinh doanh không được phép tiếp tục hoạt động dưới hình thức cũ. Mọi giao dịch, hoạt động kinh doanh, xuất hóa đơn… nếu phát sinh sau thời điểm cấp GCN đều phải thực hiện dưới tư cách pháp lý của doanh nghiệp mới.
Câu hỏi thường gặp và hướng xử lý
❓ Hộ kinh doanh có bắt buộc phải chuyển đổi thành doanh nghiệp không?
→ Không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu hoạt động vượt quy mô, doanh thu, hộ kinh doanh sẽ phải đăng ký thành doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020.
❓ Mã số thuế sau chuyển đổi có thay đổi không?
→ Có. Mã số thuế mới sẽ được cấp cho doanh nghiệp, nhưng có thể được liên thông để kế thừa nghĩa vụ thuế nếu có yêu cầu và điều kiện phù hợp.
❓ Hóa đơn điện tử đang sử dụng có cần thay đổi?
→ Có. Doanh nghiệp mới phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử mới, có mã hoặc không mã tùy theo quy mô và lĩnh vực.
❓ Tài sản, hợp đồng, lao động cũ có chuyển sang được không?
→ Được. Nhưng cần lập biên bản bàn giao tài sản, chuyển nhượng hợp đồng, ký lại hợp đồng lao động đúng danh nghĩa pháp nhân doanh nghiệp mới.
Gợi ý loại hình doanh nghiệp phù hợp khi chuyển đổi hộ kinh doanh
Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp sẽ giúp hộ kinh doanh phát triển bền vững và tối ưu thuế. Dưới đây là một số gợi ý:
✅ Doanh nghiệp tư nhân:
– Phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, đơn lẻ, dễ vận hành.
– Chủ sở hữu chịu trách nhiệm vô hạn.
✅ Công ty TNHH 1 thành viên:
– Phù hợp với hộ do một cá nhân sở hữu, muốn có tư cách pháp nhân rõ ràng.
– Chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp.
✅ Công ty TNHH 2 thành viên trở lên:
– Dành cho hộ có các thành viên trong gia đình cùng kinh doanh hoặc đối tác chiến lược.
– Cơ cấu rõ ràng, dễ mở rộng.
✅ Công ty cổ phần:
– Phù hợp nếu hộ kinh doanh muốn kêu gọi vốn đầu tư, niêm yết sau này.
– Tuy nhiên, thủ tục phức tạp hơn, yêu cầu 3 cổ đông trở lên.
Xem thêm: Khi nào nên chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty TNHH 2 thành viên?
Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ chuyển đổi hộ kinh doanh tại Luật An Khang
Với kinh nghiệm hơn 10 năm tư vấn doanh nghiệp – hộ kinh doanh, Luật An Khang tự hào là đơn vị đồng hành trọn gói trong quá trình chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp, bao gồm:
- Tư vấn loại hình doanh nghiệp phù hợp
- Soạn hồ sơ chuẩn theo Nghị định 168
- Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình
- Hỗ trợ đăng ký mã số thuế, hóa đơn, ngân hàng
- Tư vấn pháp lý – kế toán sau chuyển đổi
Kết luận
Chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP là xu thế tất yếu của nền kinh tế hiện đại. Đây không chỉ là thủ tục pháp lý, mà còn là cơ hội vàng để hộ kinh doanh nâng tầm thương hiệu, mở rộng quy mô và tiếp cận thị trường chuyên nghiệp hơn.
Hãy để Luật An Khang đồng hành cùng bạn – từ bước đầu tư vấn cho đến khi doanh nghiệp của bạn chính thức hoạt động đúng luật, minh bạch và hiệu quả!
