Dịch vụ khai thuế là một trong những lựa chọn phổ biến của doanh nghiệp muốn giao phần công tác kê khai, nộp thuế cho đơn vị chuyên nghiệp.
Tuy nhiên, nếu hợp đồng dịch vụ khai thuế không được soạn thảo kỹ lưỡng, thiếu điều khoản bảo vệ, hoặc không phù hợp với quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể chịu rủi ro về trách nhiệm thuế, chi phí phát sinh, tranh chấp khi thanh tra.
Việc ký hợp đồng dịch vụ khai thuế không đơn giản chỉ là việc “ký tên và trả phí” mà là quá trình đàm phán, kiểm soát rủi ro, bảo đảm lợi ích và tuân thủ pháp luật.
Bài viết này của Luật An Khang sẽ nêu chi tiết các điểm cần lưu ý, kinh nghiệm thực tế và gợi ý xây dựng hợp đồng dịch vụ khai thuế sao cho an toàn và hiệu quả.
Vai trò và nội dung cơ bản của hợp đồng dịch vụ khai thuế
1.1. Vai trò của hợp đồng
- Hợp đồng là cơ sở pháp lý để ràng buộc quyền, nghĩa vụ giữa doanh nghiệp và bên cung cấp dịch vụ khai thuế.
- Khi có tranh chấp, sai sót, hợp đồng trở thành bằng chứng quan trọng để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
- Hợp đồng giúp minh bạch phạm vi công việc, chi phí, trách nhiệm giải trình với cơ quan thuế, xử lý sai sót, bảo mật thông tin.
1.2. Những nội dung bắt buộc
Một hợp đồng dịch vụ khai thuế cần bao gồm ít nhất các phần sau:
- Thông tin các bên: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, chức danh, thông tin liên hệ.
- Phạm vi dịch vụ: liệt kê chi tiết các công việc mà bên cung cấp dịch vụ phải thực hiện, ví dụ: lập tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, báo cáo kê khai, xử lý hồ sơ hoàn thuế, tư vấn thuế, giải trình khi thanh tra.
- Thời hạn hợp đồng: bắt đầu từ ngày nào, kéo dài bao lâu, điều kiện gia hạn hoặc kết thúc sớm.
- Chi phí dịch vụ và phương thức thanh toán: mức phí cố định hoặc theo khối lượng công việc, phương thức thanh toán (chuyển khoản, chia làm nhiều đợt).
- Trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên: bên cung cấp dịch vụ phải thực hiện đúng, bên thuê phải cung cấp thông tin, tài liệu đầy đủ, thanh toán đúng hạn, hợp tác giải trình khi có kiểm tra.
- Chuyển giao tài liệu, báo cáo và lưu trữ hồ sơ: khi kết thúc hợp đồng, bên cung cấp phải bàn giao toàn bộ chứng từ, sao lưu dữ liệu, phần mềm kế toán nếu sử dụng kèm theo.
- Bảo mật thông tin: ràng buộc giữ bí mật thông tin tài chính, số liệu nội bộ, dữ liệu khách hàng.
- Xử lý sai sót, phạt vi phạm, điều chỉnh hợp đồng: quy định rõ cách xử lý khi có sai sót khai thuế, phạt chậm nộp, điều chỉnh điều khoản khi pháp luật thay đổi.
- Giải quyết tranh chấp: chọn phương thức giải quyết (thương lượng, hòa giải, trọng tài, tòa án), nơi giải quyết, luật áp dụng.
- Các điều khoản bổ sung: như quyền chấm dứt hợp đồng, thông báo trước, điều kiện bất khả kháng, chi phí phát sinh ngoài hợp đồng.
Những điều cần lưu ý đặc thù trong hợp đồng dịch vụ khai thuế
2.1. Phân biệt loại hình hợp đồng cung cấp dịch vụ khai thuế
Khi ký hợp đồng dịch vụ khai thuế, doanh nghiệp cần xác định loại dịch vụ mà mình cần:
- Dịch vụ khai thuế trọn gói: bên cung cấp làm tất cả từ lập sổ sách liên quan, lập và nộp tờ khai thuế các loại, báo cáo quyết toán, giải trình khi thanh tra.
- Dịch vụ soát xét / kiểm tra thuế: doanh nghiệp tự làm sổ sách, khai thuế, bên cung cấp chỉ vào kiểm tra, rà soát, đề xuất sửa đổi.
- Dịch vụ theo vụ việc phát sinh: hỗ trợ hoàn thuế, xử lý vi phạm thuế, làm hồ sơ đối với giao dịch bất thường.
Việc xác định đúng loại hình giúp hợp đồng rõ ràng hơn và giá dịch vụ phù hợp với khối lượng công việc thực tế. Theo kinh nghiệm thực tế, nhiều doanh nghiệp thuê dịch vụ khai thuế trọn gói nhưng lại không rõ ràng về công việc bao gồm dẫn đến việc “phó thác quá mức” và mất quyền kiểm soát.
2.2. Rõ ràng check-list công việc
Một trong những bước quan trọng là yêu cầu bên cung cấp dịch vụ trình check-list chi tiết các công việc họ sẽ làm, ví dụ:
- Thông báo phát hành hóa đơn
- Kê khai thuế GTGT tháng/quý
- Kê khai thuế TNCN, thuế TNDN
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế
- Lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế năm
- Lưu trữ và bàn giao chứng từ, dữ liệu
- Tư vấn chiến lược thuế hàng kỳ
Check-list này giúp đảm bảo không có công việc bỏ sót hoặc tranh cãi về việc “ai làm việc nào”.
2.3. Quy định xử lý sai sót và trách nhiệm pháp lý
Đối với hợp đồng dịch vụ khai thuế, sai sót là điều có thể xảy ra, ví dụ: tính sai thuế GTGT, khai thuế TNDN không hợp lý, khấu trừ chi phí sai. Vì vậy cần có điều khoản rõ ràng:
- Bên cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm điều chỉnh, khắc phục sai sót nếu lỗi do họ.
- Bên cung cấp chịu phần phạt, tiền chậm nộp phát sinh nếu sai sót do phần dịch vụ của họ.
- Trong trường hợp có thiệt hại lớn do sai sót nghiêm trọng, doanh nghiệp có quyền yêu cầu bồi thường.
- Điều khoản thông báo khi có thay đổi pháp luật thuế: nếu luật thuế thay đổi, hai bên sẽ thỏa thuận điều chỉnh hợp đồng để phù hợp.
2.4. Cơ chế báo cáo, kiểm soát và giám sát
Doanh nghiệp nên yêu cầu bên dịch vụ khai thuế gửi báo cáo định kỳ (hàng tháng/quý) về:
- Các khoản thuế GTGT còn được khấu trừ / thuế phải nộp
- Doanh thu, chi phí hợp lý hợp lệ, thu nhập chịu thuế
- Dự kiến nghĩa vụ thuế TNDN
- Giải pháp thuế trong kỳ tiếp theo
Việc này giúp doanh nghiệp giữ quyền kiểm soát, sớm phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời.
2.5. Chuyển giao dữ liệu, phần mềm và bảo đảm lưu trữ
Nếu bên cung cấp dịch vụ khai thuế sử dụng phần mềm kế toán riêng:
- Hợp đồng phải quy định rõ: khi kết thúc hợp đồng, bên dịch vụ sẽ chuyển giao lại dữ liệu gốc, phần mềm (nếu có bản quyền), backup sổ sách, bảng tính, báo cáo điện tử.
- Doanh nghiệp nên giữ bản sao lưu song song để đề phòng mất dữ liệu hoặc tranh chấp.
- Yêu cầu biên bản bàn giao tài liệu từng đợt khi ký hợp đồng, để đảm bảo tính minh bạch khi đấu tranh nếu có vấn đề.
2.6. Khấu trừ thuế TNCN đối với hợp đồng dịch vụ
Khi doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ khai thuế với cá nhân hoặc tổ chức, cần kiểm tra quy định khấu trừ thuế TNCN:
- Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, nếu chi trả cho cá nhân (không ký hợp đồng lao động hoặc dưới 3 tháng) từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi chi trả.
- Nếu cá nhân có cam kết theo mẫu 08/CK-TNCN và đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể không khấu trừ nếu tổng thu nhập còn dưới ngưỡng chịu thuế.
Hợp đồng nên ghi rõ trách nhiệm bên nào thực hiện khấu trừ, ai chịu trách nhiệm nếu khấu trừ sai, và cách xử lý khi có điều chỉnh thuế sau này.
Xem thêm: Quy Trình & Hồ Sơ Cần Thiết Khi Sử Dụng Dịch Vụ Kê Khai Thuế
Kinh nghiệm thực tế & sai lầm thường gặp
Không rõ ràng trong mô tả công việc
Một số hợp đồng chỉ ghi “cung cấp dịch vụ khai thuế” mà không liệt công việc chi tiết. Khi có tranh chấp hoặc khi kiểm tra, bên cho thuê có thể tranh luận rằng việc bổ sung công việc nằm ngoài hợp đồng thì không phải thực hiện.
Bỏ qua điều khoản trách nhiệm pháp lý
Có hợp đồng không quy định rõ ai chịu trách nhiệm khi sai sót, phạt chậm nộp, xử lý truy thu thuế. Khi có rủi ro xảy ra, doanh nghiệp dễ bị thiệt hại.
Không yêu cầu báo cáo định kỳ và minh bạch
Nếu không yêu cầu báo cáo, doanh nghiệp mất khả năng giám sát và thường bị “động tác” sai số liệu, làm cho việc xử lý sau này rất khó khăn.
Giao bản gốc chứng từ quá sớm
Có doanh nghiệp giao hết chứng từ gốc cho đơn vị dịch vụ mà không giữ bản sao lưu. Khi hợp đồng kết thúc hoặc có tranh chấp, việc truy cứu dữ liệu trở nên khó khăn.
Chọn dịch vụ giá rẻ mà thiếu uy tín
Một số đơn vị cung cấp dịch vụ khai thuế giá quá thấp, không đủ năng lực, dẫn đến sai sót lớn, bị phạt, bị truy thu sau thanh tra. Nên ưu tiên chất lượng, kinh nghiệm và đánh giá của khách hàng về dịch vụ khai thuế.
Xem thêm: Dịch vụ khai thuế cho doanh nghiệp: Hướng dẫn đầy đủ từ đăng ký đến quyết toán
Kết luận
Khi ký hợp đồng dịch vụ khai thuế, doanh nghiệp cần lưu ý không chỉ nội dung cơ bản mà cả những điều khoản chi tiết về trách nhiệm, xử lý sai sót, chuyển giao dữ liệu và cơ chế giám sát. Hợp đồng tốt là công cụ bảo đảm sự minh bạch, bảo vệ quyền lợi và hạn chế rủi ro pháp lý.
Việc lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ khai thuế phải đi đôi với ký kết hợp đồng bài bản, không nên “phó thác mù quáng”. Với hợp đồng chặt chẽ, doanh nghiệp có thể an tâm giao phần thủ tục thuế, tập trung phát triển hoạt động kinh doanh cốt lõi.
