Khi bắt đầu thành lập doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp loay hoay không biết quy trình kê khai thuế ra sao, cần chuẩn bị những giấy tờ gì, và liệu có nên thuê dịch vụ kê khai thuế để giảm bớt áp lực. Việc thiếu sót hồ sơ hay kê khai sai có thể dẫn đến mức phạt hàng chục triệu đồng theo quy định của pháp luật. Vì vậy, việc nắm rõ quy trình và hồ sơ cần thiết khi sử dụng dịch vụ kê khai thuế sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tiết kiệm thời gian và tập trung vào kinh doanh. Bài viết sau đây của Luật và Kế toán An Khang sẽ phân tích chi tiết 5 nhóm vấn đề lớn mà mọi doanh nghiệp cần quan tâm.
Vấn đề 1: Quy trình sử dụng dịch vụ kê khai thuế
Quy trình thuê dịch vụ kê khai thuế thường khá đơn giản, nhưng nhiều doanh nghiệp mới thành lập chưa hiểu rõ nên dễ lúng túng.
- Các bước cơ bản khi thuê dịch vụ kê khai thuế: Doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ, cung cấp hồ sơ ban đầu, đơn vị dịch vụ tiến hành đăng ký tài khoản thuế điện tử, nộp tờ khai thuế môn bài và hướng dẫn nộp thuế. Toàn bộ quá trình này dựa trên quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Quy trình làm việc có minh bạch không? Thông thường, doanh nghiệp được cung cấp lịch kê khai theo tháng hoặc quý và bản sao tờ khai đã nộp qua email hoặc hệ thống quản lý điện tử.
- Thời gian thực hiện kê khai: Với kê khai ban đầu, thời hạn nộp lệ phí môn bài là trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP). Với kê khai định kỳ, thời hạn theo quý là ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo.
- Quy trình kê khai trực tuyến: Toàn bộ kê khai hiện nay thực hiện online qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC). Chủ doanh nghiệp có thể ủy quyền cho dịch vụ, không cần trực tiếp thao tác.
Như vậy, quy trình thuê dịch vụ kê khai thuế rất minh bạch và nhanh gọn, phù hợp với doanh nghiệp chưa có kế toán nội bộ.
Vấn đề 2: Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi kê khai thuế
Hồ sơ đầy đủ và chính xác là điều kiện tiên quyết để dịch vụ kê khai thuế thực hiện đúng quy định.
- Các loại hồ sơ cơ bản: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh, chữ ký số, chứng từ ngân hàng, hóa đơn mua vào – bán ra.
- Doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu: Vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế môn bài và tờ khai thuế định kỳ theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, nhưng nội dung đơn giản hơn, chỉ kê khai “không phát sinh”.
- Khi nào cần bổ sung hồ sơ chứng minh chi phí: Khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế giá trị gia tăng (VAT) có số thuế được khấu trừ hoặc hoàn, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
Chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian xử lý khi cơ quan thuế yêu cầu bổ sung.
Xem thêm: Thủ tục làm hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp
Vấn đề 3: Ủy quyền và trách nhiệm pháp lý khi kê khai thuế
Một trong những băn khoăn lớn của doanh nghiệp là việc ủy quyền cho đơn vị dịch vụ kê khai thuế.
- Có cần giấy ủy quyền không? Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy quyền bằng hợp đồng hoặc văn bản cho đơn vị dịch vụ thực hiện thay nghĩa vụ kê khai.
- Hình thức ủy quyền hợp pháp: Thường là hợp đồng dịch vụ kèm điều khoản ủy quyền, có chữ ký của người đại diện pháp luật và dấu (nếu có).
- Ai chịu trách nhiệm nếu kê khai sai? Theo Điều 16 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp là đối tượng chịu trách nhiệm cuối cùng trước cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu hợp đồng dịch vụ có điều khoản bồi thường, đơn vị dịch vụ sẽ phải chịu trách nhiệm dân sự.
Vì vậy, doanh nghiệp cần ký hợp đồng dịch vụ kê khai thuế rõ ràng để bảo vệ quyền lợi, tránh trường hợp phát sinh tranh chấp sau này.
Xem thêm: 5 Rủi Ro Khi Không Sử Dụng Dịch Vụ Báo Cáo Thuế Chuyên Nghiệp
Vấn đề 4: Chi phí và cam kết dịch vụ kê khai thuế tại An Khang
Bên cạnh quy trình và hồ sơ, chi phí là yếu tố được quan tâm hàng đầu khi doanh nghiệp cân nhắc thuê dịch vụ kê khai thuế.
- Chi phí thuê dịch vụ: Thông thường, chi phí cho kê khai ban đầu (lệ phí môn bài) dao động 1 – 2 triệu đồng/lần. Chi phí kê khai định kỳ hàng tháng/quý từ 500.000 đến 2.000.000 đồng/tháng tùy quy mô.
- Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng: Bao gồm quyết toán thuế cuối năm, làm thủ tục hoàn thuế, điều chỉnh sai sót… Các dịch vụ này cần thỏa thuận thêm để tránh tranh chấp.
- Cam kết bảo mật thông tin: Doanh nghiệp cần chọn đơn vị có cam kết bằng văn bản về việc bảo mật hồ sơ tài chính. Việc tiết lộ thông tin có thể vi phạm Điều 17 Luật Kế toán 2015 về bảo mật số liệu kế toán.
Chi phí thuê dịch vụ kê khai thuế thường thấp hơn nhiều so với tuyển kế toán toàn thời gian, đồng thời giúp doanh nghiệp an tâm về pháp lý.
Xem thêm: Dịch Vụ Báo Cáo Thuế: 3 Dấu Hiệu Cho Thấy Doanh Nghiệp Bạn Nên Thuê
Vấn đề 5: Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kê khai thuế
Không chỉ tiết kiệm chi phí, dịch vụ kê khai thuế còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với việc tự thực hiện.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Chủ doanh nghiệp không cần tự tìm hiểu các quy định phức tạp trong Luật Quản lý thuế, mà tập trung vào hoạt động kinh doanh.
- Hỗ trợ tư vấn chính sách mới: Đơn vị dịch vụ thường cập nhật kịp thời các quy định mới từ Nghị định 125/2020/NĐ-CP, Thông tư 80/2021/TT-BTC, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro.
- Tính ổn định và lâu dài: Hợp tác lâu dài với một đơn vị dịch vụ uy tín sẽ đảm bảo sự nhất quán trong hồ sơ thuế, giảm nguy cơ sai sót khi thanh tra.
Dịch vụ kê khai thuế là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, đặc biệt trong giai đoạn mới thành lập.
Kết luận
Bài viết đã phân tích 5 nhóm vấn đề quan trọng xoay quanh quy trình và hồ sơ cần thiết khi sử dụng dịch vụ kê khai thuế, từ thủ tục ban đầu, hồ sơ cần chuẩn bị, trách nhiệm pháp lý, chi phí cho đến lợi ích thực tế. Có thể thấy, việc thuê dịch vụ kê khai thuế không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật. Nếu bạn đang cần một đơn vị đồng hành uy tín, hãy liên hệ ngay Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833 để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ kê khai thuế trọn gói, nhanh chóng, an toàn.
