Kê khai thuế online qua mạng cho doanh nghiệp – Hướng dẫn & dịch vụ uy tín từ An Khang
Trong thời đại số hóa, việc kê khai thuế online qua mạng không chỉ là xu hướng mà đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp mới thành lập, việc làm quen với hệ thống điện tử, phần mềm HTKK, chữ ký số và quy trình nộp tờ khai online khiến nhiều người bối rối, mất thời gian và dễ bị phạt nếu sai sót.
Bài viết này của Luật và Kế toán An Khang sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình kê khai thuế online, những rủi ro pháp lý cần tránh và giải pháp tối ưu để doanh nghiệp yên tâm thực hiện đúng luật.
Quy trình và điều kiện kê khai thuế online
Đăng ký và điều kiện cần thiết
Theo quy định tại Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế được thực hiện khai thuế điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn).
Để thực hiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Chữ ký số hợp lệ (đã đăng ký với cơ quan thuế);
- Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp dùng để nộp thuế;
- Phần mềm HTKK và iTaxViewer để lập, ký và đọc tờ khai;
- Trình duyệt tương thích (Chrome, Edge hoặc IE chế độ tương thích).
Các bước thực hiện kê khai thuế qua mạng
- Đăng ký tài khoản thuế điện tử trên hệ thống eTax.
- Cài đặt chữ ký số và phần mềm HTKK trên máy tính.
- Lập tờ khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN…) theo mẫu chuẩn.
- Ký điện tử và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế.
- Nhận thông báo chấp nhận hồ sơ qua email hoặc tài khoản eTax.
Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, người nộp thuế có thể kê khai điện tử hầu hết các loại thuế:
- Thuế GTGT (theo tháng hoặc quý);
- Thuế TNDN tạm tính và quyết toán năm;
- Thuế TNCN khấu trừ của người lao động;
- Báo cáo hóa đơn, báo cáo tài chính điện tử.
Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp phải kê khai đúng thời hạn để tránh bị xử phạt theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (mức phạt 2 – 25 triệu đồng tùy lỗi).
So sánh giữa kê khai thuế truyền thống và kê khai online
Trước đây, kế toán phải in tờ khai giấy, ký tay, nộp trực tiếp tại cơ quan thuế – vừa mất thời gian, vừa dễ sai sót hoặc trễ hạn.
Ngày nay, kê khai thuế online qua mạng giúp rút ngắn quy trình, cho phép gửi hồ sơ mọi lúc, mọi nơi.
| Tiêu chí | Kê khai truyền thống | Kê khai online |
| Hình thức nộp | Nộp hồ sơ giấy tại cơ quan thuế | Nộp qua Cổng Thuế điện tử (etax) |
| Thời gian | Phụ thuộc giờ hành chính | 24/7, kể cả cuối tuần |
| Chi phí | In ấn, di chuyển | Gần như miễn phí |
| Độ chính xác | Dễ sai, ghi tay | Hệ thống tự kiểm tra dữ liệu |
| Rủi ro | Mất hồ sơ, trễ hạn | Lỗi phần mềm, ký số |
Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp phải nộp bản giấy, ví dụ:
- Khi đăng ký mã số thuế lần đầu chưa có tài khoản điện tử;
- Khi hệ thống thuế điện tử gặp sự cố dài hạn, theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Điều này được quy định tại Điều 9 Thông tư 19/2021/TT-BTC về quản lý khai thuế điện tử.
Xem thêm: Kê khai và nộp thuế GTGT: Hướng dẫn A-Z từ chuyên gia
Những khó khăn thường gặp khi kê khai online
Dù mang lại nhiều lợi ích, doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ – vẫn gặp không ít trở ngại trong quá trình kê khai thuế online, cụ thể:
1. Không đăng nhập được hệ thống Thuế điện tử
Nguyên nhân thường do sai mật khẩu, trình duyệt cũ hoặc chưa cài plugin Java.
→ Cách khắc phục: cập nhật trình duyệt mới và liên hệ Tổng đài hỗ trợ của Tổng cục Thuế (1900 9289).
2. Lỗi khi ký điện tử hoặc tải tờ khai XML
Phổ biến ở máy tính chưa cài đủ driver chữ ký số.
→ Giải pháp: cài đặt lại chữ ký số, kiểm tra quyền admin hoặc đổi sang trình duyệt Edge/Chrome chế độ IE.
3. Không nhận phản hồi từ cơ quan thuế
Thông thường, email thông báo sẽ được gửi trong vòng 5–10 phút. Nếu quá lâu, kiểm tra mục thư rác hoặc trạng thái hồ sơ trên hệ thống.
4. Tờ khai bị từ chối hoặc sai định dạng
Lỗi này xuất hiện khi sử dụng phiên bản HTKK cũ hoặc sai định dạng file XML.
→ Giải pháp: cập nhật phiên bản mới nhất tại https://www.gdt.gov.vn.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp gửi sai tờ khai, cần gửi lại tờ khai bổ sung theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 để tránh bị xử phạt.
Xem thêm: Thủ tục kê khai và nộp thuế xuất nhập khẩu mới nhất
Dịch vụ kê khai thuế online – Giải pháp an toàn cho doanh nghiệp
Với doanh nghiệp mới thành lập, việc tự thực hiện kê khai thuế online thường mất nhiều thời gian làm quen, dễ sai quy định và có thể bị xử phạt hành chính. Vì vậy, dịch vụ kê khai thuế online trọn gói là lựa chọn thông minh giúp tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Lý do nên thuê dịch vụ kê khai thuế online
- Tiết kiệm thời gian và nhân sự kế toán nội bộ.
- Đảm bảo kê khai đúng hạn, đúng mẫu theo quy định mới nhất.
- Được đại diện làm việc với cơ quan thuế khi phát sinh vấn đề.
- Tránh rủi ro pháp lý và phạt vi phạm hành chính.
Nội dung công việc của dịch vụ kê khai thuế trọn gói
- Đăng ký tài khoản thuế điện tử và chữ ký số.
- Lập, ký và nộp tờ khai GTGT, TNDN, TNCN.
- Lập báo cáo hóa đơn, báo cáo tài chính định kỳ.
- Theo dõi, xử lý phản hồi từ cơ quan thuế.
- Quyết toán thuế cuối năm và tư vấn tối ưu chi phí.
Chi phí dịch vụ thường dao động từ 800.000 – 2.000.000 đồng/tháng, tùy quy mô doanh nghiệp.
Đây là mức phí hợp lý so với rủi ro hàng chục triệu đồng nếu doanh nghiệp tự kê khai sai.
Xem thêm: Thủ tục làm hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp
Nghĩa vụ pháp lý và rủi ro khi kê khai sai
Thời hạn kê khai và nộp thuế online
Căn cứ theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019:
- Tờ khai tháng: nộp chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo;
- Tờ khai quý: nộp chậm nhất ngày 30 của quý tiếp theo;
- Quyết toán năm: nộp chậm nhất ngày 31/3 năm sau.
Doanh nghiệp phải theo dõi kỹ hạn nộp để tránh bị xử phạt.
Mức phạt khi kê khai sai hoặc nộp trễ hạn
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi vi phạm có thể bị:
- Phạt 2 – 5 triệu đồng nếu nộp tờ khai trễ dưới 30 ngày;
- Phạt 5 – 8 triệu đồng nếu trễ trên 30 ngày nhưng dưới 90 ngày;
- Phạt 8 – 25 triệu đồng nếu trễ trên 90 ngày hoặc không nộp.
Ngoài ra, kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp có thể bị phạt 20% số thuế thiếu và truy thu toàn bộ số tiền.
Cách kiểm tra tình trạng kê khai thành công
Doanh nghiệp có thể truy cập vào thuedientu.gdt.gov.vn, chọn mục “Tra cứu – Tờ khai thuế điện tử” để xem trạng thái hồ sơ:
- “Đã chấp nhận” → kê khai hợp lệ;
- “Từ chối” → cần sửa lỗi và gửi lại;
- “Đang xử lý” → chờ xác nhận hệ thống.
Luật và Kế toán An Khang khuyến nghị doanh nghiệp chụp lại màn hình xác nhận hoặc lưu email phản hồi để làm bằng chứng pháp lý nếu có tranh chấp sau này.
Kết luận
Kê khai thuế online qua mạng là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình kế toán, tiết kiệm thời gian và đảm bảo minh bạch. Tuy nhiên, nếu không am hiểu pháp luật hoặc thao tác sai, doanh nghiệp rất dễ bị xử phạt, ảnh hưởng đến uy tín và tài chính.
Để yên tâm kê khai đúng luật, đúng hạn, hãy để Luật và Kế toán An Khang đồng hành cùng bạn – cung cấp dịch vụ kê khai thuế online trọn gói, chuyên nghiệp và uy tín.
📞 Liên hệ ngay hotline 0936 149 833 để được tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết cho doanh nghiệp của bạn!
