Trong quá trình kinh doanh, không ít doanh nghiệp và cá nhân sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu mới phát hiện thông tin trên văn bằng bảo hộ bị sai sót hoặc có sự thay đổi (thay đổi tên, địa chỉ chủ sở hữu, chuyển nhượng quyền sở hữu…). Nếu không kịp thời thực hiện thủ tục sửa đổi, chủ sở hữu có thể gặp rủi ro pháp lý khi khai thác nhãn hiệu hoặc thực hiện các giao dịch thương mại. Việc sửa đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu không chỉ là quyền mà còn là nghĩa vụ quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của văn bằng bảo hộ. Hãy cùng Luật An Khang tìm hiểu quy định pháp luật, thủ tục và những lưu ý cần thiết để tránh rủi ro khi thực hiện thủ tục này.

Cơ sở pháp lý về sửa đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Việc sửa đổi thông tin liên quan đến Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu được điều chỉnh bởi:

• Luật Sở hữu trí tuệ 2005, đã được sửa đổi, bổ sung các năm 2009, 2019 và 2022.

• Nghị định 65/2023/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ.

• Thông tư 23/2023/TT-BKHCN quy định chi tiết về quản lý nhãn hiệu và các thủ tục hành chính liên quan.

Theo Điều 97 Luật Sở hữu trí tuệ, chủ văn bằng bảo hộ có quyền yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ ghi nhận việc sửa đổi thông tin liên quan đến Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, bao gồm thay đổi, sửa chữa thiếu sót liên quan đến tên và quốc tịch của tác giả, tên và địa chỉ của chủ văn bằng bảo hộ; sửa đổi quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận;.. 

Ví dụ: Công ty A có trụ sở tại Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, sau đó chuyển địa chỉ sang Quận Cầu Giấy. Nếu không tiến hành sửa đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, mọi giao dịch pháp lý liên quan đến nhãn hiệu có thể bị coi là không chính xác, dẫn đến tranh chấp hoặc khó khăn trong chuyển nhượng.

Xem thêm: Mẫu giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Những trường hợp cần sửa đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Căn cứ Điều 29 Nghị định số 65/2023/NĐ-CP, chủ sở hữu có thể yêu cầu sửa đổi Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu trong các trường hợp:

• Thay đổi chủ văn bằng bảo hộ (chuyển dịch quyền sở hữu do thừa kế, kế thừa, sáp nhập, chia, tách, hợp nhất, liên doanh, liên kết, thành lập pháp nhân mới của cùng chủ sở hữu, chuyển đổi hình thức kinh doanh hoặc theo quyết định của Tòa án hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác.
• Sửa đổi quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận.
• Yêu cầu giảm bớt một hoặc một số hàng hóa, dịch vụ hoặc nhóm hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục hàng hóa, dịch vụ ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu
• Loại bỏ các chi tiết nhỏ là yếu tố bị loại trừ (không bảo hộ riêng) nhưng không làm thay đổi khả năng phân biệt của nhãn hiệu ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Điều quan trọng là việc sửa đổi không được làm thay đổi bản chất của nhãn hiệu.

Ví dụ: Nếu nhãn hiệu “An Khang” được đăng ký với màu đỏ, chủ sở hữu có thể sửa đổi thành màu xanh. Nhưng nếu muốn thay đổi toàn bộ hình dạng, ký tự hoặc thêm yếu tố mới làm thay đổi khả năng phân biệt thì sẽ không được chấp nhận.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi sửa đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Theo Căn cứ Khoản 4 Điều 29 Nghị định số 65/2023/NĐ-CP quy định tùy theo nội dung cần sửa đổi, hồ sơ yêu cầu sửa đổi bao gồm 1 bộ tài liệu sau:

• Tờ khai yêu cầu sửa đổi làm theo Mẫu số 06 tại Phụ lục II của Nghị định số 65/2023/NĐ-CP, trong đó nêu rõ yêu cầu ghi nhận thay đổi;
• Bản gốc văn bằng bảo hộ trong trường hợp văn bằng bảo hộ được cấp dưới dạng giấy;
• Tài liệu xác nhận việc thay đổi tên, địa chỉ (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực); quyết định đổi tên, địa chỉ; giấy phép đăng ký kinh doanh có ghi nhận việc thay đổi tên, địa chỉ; các tài liệu pháp lý khác chứng minh việc thay đổi tên, địa chỉ (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực) nếu nội dung yêu cầu sửa đổi là tên, địa chỉ;
• Tài liệu chứng minh việc chuyển dịch quyền sở hữu (tài liệu chứng minh việc thừa kế, kế thừa, sáp nhập, chia, tách, hợp nhất, liên doanh, liên kết, thành lập pháp nhân mới của cùng chủ sở hữu, chuyển đổi hình thức kinh doanh hoặc theo quyết định của Tòa án hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác), nếu yêu cầu thay đổi chủ văn bằng bảo hộ;
• Tài liệu thuyết minh chi tiết nội dung sửa đổi;
• 02 bản quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, 02 bản quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận đã sửa đổi (nếu yêu cầu sửa đổi nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận); 05 mẫu nhãn hiệu (nếu yêu cầu sửa đổi mẫu nhãn hiệu);
• Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí (trường hợp nộp phí, lệ phí qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tiếp vào tài khoản của cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp).

Ví dụ: Công ty B đổi tên từ “Công ty TNHH Bảo Minh” thành “Công ty TNHH An Minh”. Khi nộp hồ sơ sửa đổi, công ty phải nộp bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để chứng minh sự thay đổi tên.

Xem thêm: Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Quy trình sửa đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Thủ tục được thực hiện tại Cục Sở hữu trí tuệ với các bước sau:

1. Nộp hồ sơ yêu cầu sửa đổi (trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến).

2. Cục Sở hữu trí tuệ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ.

3. Thẩm định nội dung sửa đổi: Cục kiểm tra tính hợp lệ và xem xét sự phù hợp theo quy định pháp luật.

4. Ra quyết định ghi nhận sửa đổi và công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp.

5. Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu đã được sửa đổi thông tin.

Theo quy định, thời hạn xử lý trung bình là 2–3 tháng. Tuy nhiên, trong thực tế, thời gian có thể kéo dài nếu hồ sơ có thiếu sót hoặc cần bổ sung.

Ví dụ: Một cá nhân nộp hồ sơ sửa đổi địa chỉ nhưng thiếu chứng từ chứng minh địa chỉ mới, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung, làm kéo dài thời gian xử lý lên 4–5 tháng.

Lệ phí sửa đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Theo Thông tư 263/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, lệ phí sửa đổi thông tin gồm:

• Phí yêu cầu sửa đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu (sửa đổi tên, địa chỉ): 160.000 đồng (mỗi văn bằng bảo hộ).
• Phí công bố Quyết định ghi nhận sửa đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu: 120.000 đồng.
• Phí đăng bạ Quyết định ghi nhận sửa đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu: 120.000 đồng.

Xem thêm: Phí gia hạn nhãn hiệu năm 2025

Hậu quả nếu không sửa đổi thông tin kịp thời

Nếu chủ sở hữu không thực hiện sửa đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, có thể đối mặt với các rủi ro:

• Gặp khó khăn khi ký kết hợp đồng chuyển nhượng hoặc li-xăng nhãn hiệu.

• Không chứng minh được quyền sở hữu hợp pháp trong trường hợp có tranh chấp.

• Văn bằng bảo hộ có nguy cơ bị hủy bỏ hiệu lực nếu thông tin không chính xác kéo dài.

Thực tế đã có nhiều doanh nghiệp mất cơ hội hợp tác kinh doanh chỉ vì Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu vẫn mang tên cũ hoặc địa chỉ cũ, không trùng khớp với giấy phép kinh doanh.

Lưu ý khi thực hiện thủ tục sửa đổi thông tin

Để tránh sai sót trong quá trình thực hiện, chủ sở hữu cần lưu ý:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đặc biệt là tài liệu chứng minh sự thay đổi.

• Nộp hồ sơ qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp để tiết kiệm thời gian và hạn chế bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ.

• Thực hiện sửa đổi ngay khi có sự thay đổi thông tin để đảm bảo quyền lợi pháp lý.

Ví dụ: Một cá nhân tự nộp hồ sơ nhưng khai sai mã nhóm sản phẩm đã khiến hồ sơ bị trả lại, mất thêm 2 tháng xử lý. Trong khi đó, nếu sử dụng dịch vụ của tổ chức đại diện, sai sót có thể được xử lý ngay từ đầu.

Kết luận

Sửa đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo văn bằng bảo hộ phản ánh đúng thực tế pháp lý của chủ sở hữu. Việc chậm trễ hoặc bỏ qua thủ tục này có thể dẫn đến nhiều rủi ro trong quá trình kinh doanh và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ. Nếu bạn đang cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ngay đường dây nóng 0936 149 833 của Luật và Kế toán An Khang để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.