Quy định địa chỉ công ty mới nhất 2025: Doanh nghiệp cần lưu ý gì để không bị phạt?
Bạn đang chuẩn bị thành lập doanh nghiệp và gặp khó khăn trong việc lựa chọn địa chỉ trụ sở sao cho đúng quy định địa chỉ công ty? Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã bị xử phạt hành chính, thậm chí bị khóa mã số thuế vì đăng ký trụ sở không hợp lệ hoặc không kịp thời cập nhật khi thay đổi địa điểm kinh doanh. Để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có, việc nắm rõ các quy định về địa chỉ công ty, thủ tục đăng ký, cũng như lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm đặt trụ sở là điều bắt buộc.
Bài viết dưới đây của Luật và Kế toán An Khang sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ những vấn đề này một cách rõ ràng và chính xác.
Khái niệm và yêu cầu pháp lý về địa chỉ công ty
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Địa chỉ hợp pháp phải là nơi có mục đích sử dụng kinh doanh hoặc ở kết hợp kinh doanh theo quy hoạch. Ví dụ: Bạn có thể đặt trụ sở tại nhà riêng nếu địa chỉ có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp. Tuy nhiên, bạn không thể đăng ký trụ sở tại chung cư để ở hoặc nhà tập thể không có chức năng kinh doanh.
Điều này xuất phát từ quy định về quản lý nhà ở (Luật Nhà ở 2014 và các nghị định liên quan) nhằm đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy và trật tự đô thị.
Ngoài ra, theo Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính. Việc không treo biển hiệu có thể bị phạt từ 30-50 triệu đồng theo NĐ 122/2021/NĐ-CP.
Xem thêm: Địa chỉ trụ sở – điều kiện hợp pháp để thành lập doanh nghiệp
Thủ tục đăng ký địa chỉ công ty
Địa chỉ công ty là một trong những nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo khoản 2 Điều 28 Luật doanh nghiệp 2020. Khi thành lập doanh nghiệp, việc khai báo địa chỉ công ty được thực hiện theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Theo đó, tùy vào mô hình doanh nghiệp là doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hay công ty cổ phần mà phải nộp các loại giấy tờ tương ứng (giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách cổ đông sáng lập, danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, danh sách thành viên, bản sao của các loại giấy tờ cần thiết khác,…)
Quy trình thực hiện:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định
- Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Nhận kết quả nếu hồ sơ hợp lệ
Sau khi nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong 3–5 ngày làm việc. Nếu thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi theo khoản 2 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020.
Ví dụ: Công ty A chuyển trụ sở từ quận 1 sang quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh. Công ty phải nộp hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.
Những lưu ý khi chọn địa chỉ công ty
Phù hợp với mục đích sử dụng và ngành nghề kinh doanh
Một số ngành nghề đặc thù như karaoke, khách sạn, dịch vụ ăn uống yêu cầu địa điểm kinh doanh đáp ứng điều kiện về an toàn, phòng cháy chữa cháy và quy hoạch đô thị. Nếu chọn địa chỉ không đáp ứng quy định, doanh nghiệp có thể không được cấp giấy phép con hoặc bị xử phạt.
Ví dụ: Doanh nghiệp mở quán karaoke trong căn nhà thuộc khu dân cư không cho phép kinh doanh dịch vụ giải trí sẽ bị từ chối cấp phép.
Xem xét yếu tố pháp lý và chi phí
Doanh nghiệp có thể lựa chọn văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, cần đảm bảo hợp đồng thuê rõ ràng, minh bạch để chứng minh tính hợp pháp khi cơ quan thuế kiểm tra.
Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp thuê địa chỉ văn phòng ảo tại quận 3 TP. HCM. Công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp hợp đồng hợp pháp và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng tòa nhà để tránh bị coi là “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”.
Lưu ý về khả năng mở rộng và tiện ích
Ngoài yếu tố pháp lý, địa chỉ công ty hợp lệ cần thuận tiện giao thông, gần các cơ quan nhà nước, ngân hàng, đối tác… Điều này giúp việc giao dịch, nộp hồ sơ, ký hợp đồng diễn ra thuận lợi hơn.
Ví dụ: Công ty dịch vụ kế toán đặt văn phòng gần Chi cục Thuế để dễ dàng nộp báo cáo và xử lý các thủ tục liên quan.
Việc lựa chọn địa chỉ công ty đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo thuận lợi trong hoạt động kinh doanh. Bạn cần nắm rõ yêu cầu pháp lý, thủ tục đăng ký và những lưu ý khi chọn địa chỉ công ty để bảo đảm tính hợp lệ và tránh bị xử phạt.
Nếu bạn còn băn khoăn về việc đăng ký hoặc thay đổi địa chỉ công ty, hãy liên hệ ngay với Luật và Kế toán An Khang qua đường dây nóng 0936 149 833 để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ trọn gói.
