Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp: Cập nhật quy định mới nhất theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025

Kể từ khi áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp đã dần quen với quy trình lập và truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp có số lượng giao dịch khổng lồ hàng ngày, việc truyền dữ liệu từng hóa đơn một cách riêng lẻ không phải lúc nào cũng tối ưu về mặt thời gian và tài nguyên. Nhận thấy thực tế đó, pháp luật đã cho phép một số đối tượng đặc thù áp dụng phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp.

Với sự ra đời của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20 tháng 3 năm 2025, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 31 tháng 5 năm 2025 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123 và Nghị định 70/2025, các quy định về phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp đã có những cập nhật quan trọng. Các văn bản pháp lý mới này không chỉ làm rõ hơn về đối tượng được áp dụng mà còn bổ sung thêm một số trường hợp mới, giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp lý vững chắc hơn để tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ.

Bài viết này sẽ đi sâu phân tích những thay đổi mới nhất, giúp doanh nghiệp cập nhật kiến thức, nắm bắt cơ hội để quản lý hóa đơn hiệu quả, tránh các rủi ro không đáng có. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từ cơ sở pháp lý, điều kiện áp dụng cho đến cách thức thực hiện chuẩn xác nhất.

Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp là gì?

Để hiểu rõ về phương thức này, trước hết cần nhìn lại các cách thức truyền dữ liệu hóa đơn điện tử hiện hành. Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức chính:

• Phương thức chuyển đầy đủ từng hóa đơn: Đây là phương thức mặc định và phổ biến nhất, áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp. Sau khi lập hóa đơn, dữ liệu của từng hóa đơn sẽ được truyền ngay lập tức đến cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã) hoặc để ghi nhận (đối với hóa đơn không có mã).
• Phương thức chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp: Đây là một ngoại lệ dành cho các đối tượng đặc thù. Thay vì gửi dữ liệu từng hóa đơn riêng lẻ, doanh nghiệp có thể tổng hợp dữ liệu của nhiều hóa đơn đã lập trong một kỳ nhất định (hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng quý) và chỉ cần truyền một file duy nhất chứa thông tin tổng hợp đó. Phương thức này giúp giảm thiểu đáng kể số lần kết nối với Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp không chỉ đơn thuần là một giải pháp kỹ thuật, mà còn là một cơ chế quản lý linh hoạt của cơ quan thuế, giúp giảm tải cho hệ thống, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh riêng biệt.

Các đối tượng được áp dụng theo quy định mới nhất

Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất của

Nghị định 70/2025 là việc xác định rõ hơn các đối tượng được phép áp dụng phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp. Điều này giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp lý vững chắc hơn và tránh được những hiểu lầm không đáng có. Theo quy định tại điểm a.1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định 70/2025, các trường hợp được áp dụng phương thức này bao gồm:

• Các lĩnh vực dịch vụ đặc thù: Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuộc các lĩnh vực như bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không và chứng khoán. Đây là những ngành có khối lượng giao dịch cực lớn và tính chất nghiệp vụ phức tạp, do đó việc tổng hợp dữ liệu là cần thiết để tối ưu hóa quy trình.
• Bán hàng hóa là điện, nước: Các doanh nghiệp kinh doanh điện, nước cũng được phép áp dụng phương thức này, với điều kiện có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng. Điều này giúp các đơn vị này dễ dàng quản lý hàng triệu hóa đơn phát sinh hàng tháng.
• Nhà cung cấp ở nước ngoài: Một điểm hoàn toàn mới và rất quan trọng trong Nghị định 70/2025 là việc cho phép các nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác tại Việt Nam được áp dụng phương thức này. Quy định này nhằm phù hợp với xu thế kinh tế số, tạo cơ sở pháp lý để quản lý thuế các giao dịch xuyên biên giới.

Sự cập nhật này cho thấy sự linh hoạt và nỗ lực của Chính phủ trong việc xây dựng một hệ thống pháp luật thuế phù hợp với thực tiễn, đồng thời đảm bảo công tác quản lý được hiệu quả.

Quy trình thực hiện phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp

Việc áp dụng phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ một quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác. Dưới đây là các bước cơ bản mà doanh nghiệp cần thực hiện, được cập nhật theo tinh thần của Thông tư 32/2025 và Nghị định 70/2025.

Bước 1: Lập hóa đơn và lưu trữ dữ liệu

• Doanh nghiệp vẫn lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch phát sinh như bình thường, nhưng không cần phải truyền dữ liệu ngay lập tức. Thay vào đó, dữ liệu này sẽ được lưu trữ trong hệ thống nội bộ để phục vụ việc tổng hợp sau này.

Bước 2: Lập bảng tổng hợp dữ liệu

• Vào cuối kỳ (tháng hoặc quý), doanh nghiệp sẽ tổng hợp toàn bộ dữ liệu của các hóa đơn đã lập thành một
  bảng tổng hợp dữ liệu duy nhất. Bảng tổng hợp này phải tuân thủ đúng định dạng XML mà Tổng cục Thuế quy định (Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA).
• Nội dung của bảng tổng hợp phải bao gồm: kỳ tổng hợp, tên và mã số thuế của người bán, tổng doanh thu, tổng thuế GTGT (theo từng thuế suất) và tổng tiền thanh toán của tất cả các hóa đơn trong kỳ.

Bước 3: Ký số và gửi bảng tổng hợp

• Sử dụng chữ ký số để ký xác thực lên file XML của bảng tổng hợp.
• Gửi file này đến Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Thời điểm gửi phải chậm nhất là thời hạn gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Điều này có nghĩa là, nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng, hạn chót để gửi bảng tổng hợp là ngày 20 của tháng tiếp theo; nếu kê khai theo quý, hạn chót là ngày 30 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

Bước 4: Nhận thông báo từ cơ quan thuế

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận và gửi phản hồi tự động về việc xác nhận đã gửi thành công và thông báo về thời điểm tiếp nhận chính thức.

Xem thêm: Trong khi chờ đồng bộ địa chỉ mới, doanh nghiệp ghi địa chỉ nào trên hóa đơn điện tử?

Những lưu ý quan trọng và bí quyết tối ưu hóa

Việc áp dụng phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp không chỉ đơn giản là thay đổi cách gửi dữ liệu mà còn đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ hơn từ doanh nghiệp. Để tối ưu hóa và tránh rủi ro, cần lưu ý:

• Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ: Dữ liệu trong bảng tổng hợp phải hoàn toàn khớp với tổng hợp của từng hóa đơn chi tiết đã lập. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến việc bảng tổng hợp bị từ chối và doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các hình phạt hành chính.
• Hệ thống phần mềm chuyên nghiệp: Để thực hiện việc tổng hợp dữ liệu một cách tự động, chính xác và đúng định dạng, doanh nghiệp cần đầu tư vào một hệ thống phần mềm kế toán hoặc hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, có khả năng kết nối và tuân thủ các chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
• Lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc: Mặc dù chỉ gửi bảng tổng hợp, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ đầy đủ dữ liệu chi tiết của từng hóa đơn đã lập. Đây là cơ sở để giải trình, đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu thanh tra, kiểm tra.
• Xác định đúng đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp cần xác định rõ liệu mình có thuộc các đối tượng được phép sử dụng phương thức này hay không. Việc áp dụng sai quy định sẽ dẫn đến việc cơ quan thuế không chấp nhận dữ liệu, gây ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.

Hóa đơn điện tử: Nền tảng cho một nền kinh tế số minh bạch

Việc cập nhật các quy định về hóa đơn điện tử trong Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025 không chỉ giải quyết các vấn đề kỹ thuật mà còn thể hiện tầm nhìn dài hạn của Chính phủ trong việc xây dựng một nền kinh tế số minh bạch và hiệu quả. Các quy định mới đã tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các lĩnh vực kinh doanh đặc thù và các nhà cung cấp xuyên biên giới.

Việc tuân thủ đúng các quy định này giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, giảm thiểu rủi ro, và tận dụng tối đa lợi ích của hóa đơn điện tử. Nắm vững phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp là một bước đi thông minh, giúp doanh nghiệp hiện đại hóa nghiệp vụ kế toán, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

Kết luận

Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp là một giải pháp hữu ích, được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh với khối lượng giao dịch lớn. Việc nắm vững các quy định pháp lý mới nhất theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025, hiểu rõ cách thức thực hiện và những lưu ý quan trọng không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mà còn đảm bảo tuân thủ đúng luật.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT, hay cần tư vấn chuyên sâu về các quy định trong Nghị định 123, Nghị định 70/2025, Thông tư 78 và Thông tư 32/2025, hãy liên hệ ngay với Luật An Khang. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi với kinh nghiệm dày dặn sẽ giúp bạn xây dựng hệ thống quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, chuyên nghiệp, giúp bạn an tâm tập trung vào phát triển kinh doanh.

Hotline tư vấn: 0936 149 833