Checklist: 10 Việc Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Trước Khi Thuê Dịch Vụ Kế Toán
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, công tác kế toán – thuế luôn là mối quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, để việc hợp tác với đơn vị dịch vụ kế toán diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, dữ liệu, quy trình và thông tin ban đầu. Một sự chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp kế toán viên dễ dàng nắm bắt tình hình tài chính mà còn bảo đảm tính chính xác, minh bạch trong mọi nghiệp vụ.
Bài viết này của Luật An Khang sẽ cung cấp cho bạn checklist toàn diện gồm những việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước – trong – sau khi thuê dịch vụ kế toán, giúp bạn làm việc hiệu quả và tránh những sai sót đáng tiếc.
- Hiểu rõ vai trò của dịch vụ kế toán trước khi bắt đầu hợp tác
- Checklist chi tiết: Những việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thuê dịch vụ kế toán
- 2.1. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
- 2.2. Chuẩn bị dữ liệu kế toán và chứng từ hiện có
- 2.3. Kiểm tra tình trạng kê khai và báo cáo thuế hiện tại
- 2.4. Chuẩn bị thông tin nhân sự và bảng lương
- 2.5. Lập danh sách hợp đồng kinh tế và đối tác liên quan
- 2.6. Chuẩn bị hồ sơ tài sản cố định và chi phí khấu hao
- 2.7. Cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng và dòng tiền
- 2.8. Xác định phạm vi công việc và ký hợp đồng dịch vụ kế toán
- 2.9. Phân công đầu mối phụ trách làm việc với đơn vị kế toán
- 2.10. Thiết lập quy trình trao đổi và lưu trữ dữ liệu kế toán
- Checklist trong quá trình hợp tác với dịch vụ kế toán
- Checklist sau khi hoàn tất hợp đồng hoặc chuyển đổi đơn vị kế toán
- Những sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán
- Kết luận
Hiểu rõ vai trò của dịch vụ kế toán trước khi bắt đầu hợp tác
Trước khi đi vào danh sách chi tiết, doanh nghiệp cần hiểu rõ phạm vi công việc của dịch vụ kế toán trọn gói để chuẩn bị đúng trọng tâm.
Một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp thường bao gồm các công việc sau:
- Hạch toán sổ sách kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).
- Kê khai và nộp báo cáo thuế GTGT, TNDN, TNCN định kỳ.
- Lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán cuối năm.
- Quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán.
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế.
- Tư vấn về tài chính, nhân sự, chi phí và tối ưu nghĩa vụ thuế hợp pháp.
Nắm rõ phạm vi này giúp doanh nghiệp biết mình cần chuẩn bị tài liệu gì và trách nhiệm của hai bên ra sao trong quá trình hợp tác.
>>> Xem thêm: Dịch vụ kế toán
Checklist chi tiết: Những việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thuê dịch vụ kế toán
Dưới đây là checklist 10 nhóm nội dung quan trọng, được chia theo giai đoạn chuẩn bị trước – trong – sau khi ký hợp đồng dịch vụ kế toán.
2.1. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
Trước khi bàn giao công việc cho đơn vị kế toán, doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ pháp lý cơ bản để họ xác định tư cách pháp nhân, ngành nghề, quy mô và nghĩa vụ thuế tương ứng.
Hồ sơ bao gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng).
- Giấy đăng ký mã số thuế, mã ngành nghề kinh doanh.
- Giấy ủy quyền hoặc quyết định người đại diện pháp luật.
- Hợp đồng thuê trụ sở, văn phòng (để xác định địa điểm nộp thuế).
- Thông tin về tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
- Giấy phép con (nếu hoạt động trong ngành nghề có điều kiện).
Những giấy tờ này giúp dịch vụ kế toán xác định loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, hộ kinh doanh chuyển đổi, v.v.) và áp dụng chính sách thuế phù hợp.
2.2. Chuẩn bị dữ liệu kế toán và chứng từ hiện có
Một trong những bước quan trọng nhất là bàn giao dữ liệu kế toán đầy đủ để tránh thất lạc và sai lệch số liệu.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Toàn bộ hóa đơn đầu ra, đầu vào (bản giấy và bản điện tử).
- Sổ quỹ tiền mặt, sao kê ngân hàng.
- Bảng lương, hợp đồng lao động, bảng chấm công.
- Hồ sơ tài sản cố định, bảng khấu hao, chi phí trả trước.
- Hợp đồng kinh tế (mua bán, cung ứng dịch vụ, hợp tác…).
- Biên bản bàn giao hàng hóa, phiếu nhập – xuất kho.
Nếu doanh nghiệp đã hoạt động từ năm trước, cần cung cấp thêm:
- Báo cáo tài chính năm gần nhất.
- Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN đã nộp.
- Biên bản làm việc với cơ quan thuế (nếu có).
Việc bàn giao đầy đủ giúp kế toán dịch vụ nắm được toàn cảnh hoạt động tài chính, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót chi phí, đồng thời dễ dàng đối chiếu sổ sách hiện có.
2.3. Kiểm tra tình trạng kê khai và báo cáo thuế hiện tại
Trước khi thuê dịch vụ kế toán trọn gói, doanh nghiệp nên:
- Xem lại tình trạng nộp tờ khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN) của các kỳ trước.
- Kiểm tra các báo cáo tài chính đã nộp có bị lỗi hoặc sai sót không.
- Đối chiếu số dư tài khoản thuế điện tử trên cổng thuế quốc gia.
- Xem xét các thông báo xử phạt hoặc bổ sung từ cơ quan thuế.
Nếu có sai phạm, cần cung cấp cho đơn vị dịch vụ kế toán để họ rà soát và điều chỉnh hồ sơ, tránh ảnh hưởng đến kỳ kế toán mới.
2.4. Chuẩn bị thông tin nhân sự và bảng lương
Đối với doanh nghiệp có nhân viên, kế toán cần dữ liệu nhân sự để thực hiện kê khai thuế TNCN và đăng ký bảo hiểm xã hội.
Cần chuẩn bị:
- Danh sách nhân viên, mã số thuế cá nhân.
- Bản sao CCCD/CMND và hợp đồng lao động.
- Bảng lương và bảng chấm công tháng gần nhất.
- Thông tin đăng ký BHXH, BHYT, BHTN.
Nếu doanh nghiệp có thay đổi nhân sự (tăng, giảm, nghỉ việc), cần thông báo rõ cho đơn vị dịch vụ kế toán để kịp thời điều chỉnh.
2.5. Lập danh sách hợp đồng kinh tế và đối tác liên quan
Đơn vị kế toán sẽ cần phân loại các khoản chi phí và doanh thu theo từng hợp đồng để hạch toán chính xác.
Do đó, doanh nghiệp nên lập:
- Danh sách các hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ, hợp tác.
- Thông tin đối tác khách hàng – nhà cung cấp: mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản.
- Hồ sơ hóa đơn, phiếu nhập – xuất, chứng từ thanh toán tương ứng.
Điều này giúp dịch vụ kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và xác định nghĩa vụ thuế chính xác cho từng giao dịch.
2.6. Chuẩn bị hồ sơ tài sản cố định và chi phí khấu hao
Đây là một trong những nội dung kế toán phức tạp và dễ bị sai khi tự thực hiện.
Doanh nghiệp cần cung cấp:
- Danh sách tài sản cố định hiện có: máy móc, thiết bị, xe, phần mềm…
- Giá trị gốc, thời gian sử dụng, hóa đơn mua, hợp đồng.
- Bảng tính khấu hao (nếu có).
Dịch vụ kế toán sẽ giúp tính toán, hạch toán khấu hao đúng theo quy định, tránh sai phạm trong quyết toán thuế TNDN.
2.7. Cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng và dòng tiền
Kế toán cần nắm rõ dòng tiền vào – ra của doanh nghiệp để đối chiếu sổ quỹ và kê khai đúng chi phí hợp lệ.
Cần chuẩn bị:
- Sao kê ngân hàng (tối thiểu 3 tháng gần nhất).
- Danh sách tài khoản thanh toán sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
- Các khoản vay, chuyển tiền nội bộ hoặc góp vốn (nếu có).
Nếu doanh nghiệp có giao dịch với nước ngoài, cần thêm:
- Hợp đồng ngoại tệ, tỷ giá quy đổi.
- Báo cáo ngân hàng về giao dịch ngoại tệ.
2.8. Xác định phạm vi công việc và ký hợp đồng dịch vụ kế toán
Đây là bước quan trọng nhất để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ rõ ràng.
Trước khi ký hợp đồng, cần xác định rõ:
- Phạm vi công việc: ghi sổ, kê khai, báo cáo tài chính, quyết toán, tư vấn.
- Tần suất thực hiện: hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
- Trách nhiệm pháp lý: ai chịu trách nhiệm khi sai sót xảy ra.
- Quy trình bàn giao dữ liệu và bảo mật thông tin.
- Thời hạn hợp đồng và điều kiện gia hạn.
- Chi phí dịch vụ và phương thức thanh toán.
Một hợp đồng dịch vụ kế toán rõ ràng giúp hai bên làm việc minh bạch, tránh tranh chấp và đảm bảo doanh nghiệp được bảo vệ khi có rủi ro phát sinh.
2.9. Phân công đầu mối phụ trách làm việc với đơn vị kế toán
Doanh nghiệp nên chỉ định 01 người đại diện nội bộ (thường là chủ doanh nghiệp hoặc trưởng bộ phận hành chính – tài chính) để làm đầu mối trao đổi với đơn vị kế toán thuê ngoài.
Người này có trách nhiệm:
- Gửi chứng từ, hóa đơn đúng thời hạn.
- Phê duyệt báo cáo, bảng lương, bảng kê khai.
- Nhận thông báo và kết quả từ đơn vị kế toán.
Việc có đầu mối rõ ràng giúp quy trình làm việc thống nhất, không gián đoạn và đảm bảo thông tin truyền đạt chính xác hai chiều.
2.10. Thiết lập quy trình trao đổi và lưu trữ dữ liệu kế toán
Để hợp tác hiệu quả, doanh nghiệp và dịch vụ kế toán cần thống nhất:
- Cách thức gửi – nhận chứng từ (email, Google Drive, phần mềm kế toán online).
- Lịch trình nộp báo cáo (ngày 5 hàng tháng, cuối quý, cuối năm).
- Quy định về bảo mật dữ liệu.
- Hình thức báo cáo định kỳ: bảng tổng hợp, file PDF, Excel hoặc qua phần mềm.
Nhiều công ty kế toán uy tín hiện nay áp dụng phần mềm quản lý khách hàng (CRM) hoặc phần mềm kế toán trực tuyến, giúp doanh nghiệp theo dõi mọi nghiệp vụ kế toán minh bạch và nhanh chóng.
>>> Xem thêm: Dịch Vụ Kế Toán Là Gì? Vai Trò Và Ý Nghĩa Cho Doanh Nghiệp
Checklist trong quá trình hợp tác với dịch vụ kế toán
Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp vẫn cần chủ động phối hợp để đảm bảo chất lượng dịch vụ. Dưới đây là các điểm cần lưu ý trong quá trình làm việc:
- Cung cấp chứng từ đúng hạn: gửi hóa đơn, bảng lương, sao kê sớm giúp kế toán kịp thời kê khai thuế.
- Xem và duyệt báo cáo định kỳ: rà soát các số liệu do đơn vị kế toán gửi để phát hiện sai sót sớm.
- Lưu trữ bản cứng chứng từ: dù dùng file điện tử, doanh nghiệp vẫn cần lưu bản giấy tối thiểu 10 năm.
- Phối hợp khi làm việc với cơ quan thuế: nếu cơ quan thuế yêu cầu, chủ doanh nghiệp nên phối hợp cùng đơn vị kế toán để giải trình.
- Thường xuyên cập nhật thông tin thay đổi (nhân sự, địa chỉ, vốn điều lệ, tài khoản ngân hàng…) để kế toán điều chỉnh hồ sơ kịp thời.
Checklist sau khi hoàn tất hợp đồng hoặc chuyển đổi đơn vị kế toán
Khi doanh nghiệp chấm dứt hoặc chuyển sang đơn vị kế toán mới, cần bàn giao:
- Toàn bộ sổ sách, chứng từ, báo cáo thuế và tài chính đã thực hiện.
- Dữ liệu kế toán điện tử (file Excel, XML, phần mềm…).
- Danh mục chứng từ lưu trữ và thời hạn bảo quản.
- Biên bản bàn giao công việc có chữ ký hai bên.
Việc bàn giao rõ ràng giúp tránh tranh chấp và đảm bảo kế toán mới có đủ dữ liệu để tiếp tục công việc không gián đoạn.
Những sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán
Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi chưa chuẩn bị đầy đủ hoặc chọn sai đối tác kế toán, dẫn đến hệ lụy sau:
- Không cung cấp đủ chứng từ gốc → dẫn đến kê khai thiếu, bị phạt thuế.
- Không ký hợp đồng dịch vụ rõ ràng → khó xác định trách nhiệm khi xảy ra sai sót.
- Chọn đơn vị không có giấy phép hành nghề → không được cơ quan thuế công nhận.
- Thiếu đầu mối phối hợp nội bộ → chậm trễ trong việc nộp tờ khai, báo cáo.
- Không rà soát báo cáo trước khi nộp → sai số liệu, ảnh hưởng uy tín và hồ sơ vay vốn ngân hàng.
Những lỗi này có thể khiến doanh nghiệp mất hàng chục triệu đồng tiền phạt, hoặc mất thời gian khắc phục hậu quả.
Kết luận
Việc thuê dịch vụ kế toán là xu hướng tất yếu của doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, dữ liệu và quy trình làm việc rõ ràng. Một checklist khoa học không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn là cơ sở đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật trong toàn bộ hoạt động tài chính – thuế.
Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác kế toán chuyên nghiệp, uy tín, chi phí hợp lý, hãy để Luật & Kế toán An Khang đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.
Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và nhận checklist chi tiết cùng báo giá gói dịch vụ kế toán trọn gói phù hợp nhất.