Khi bắt đầu hợp tác với một công ty kế toán, nhiều doanh nghiệp thường lo lắng không biết cần chuẩn bị hồ sơ, chứng từ gì để việc bàn giao thuận lợi và nhanh chóng. Thực tế, nếu có một checklist rõ ràng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, tránh thiếu sót giấy tờ quan trọng và giúp công ty kế toán xử lý công việc hiệu quả hơn.
Bài viết này của Luật An Khang sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi làm việc với công ty kế toán.
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp – Yêu cầu bắt buộc khi hợp tác với công ty kế toán
Đây là nhóm tài liệu quan trọng nhất và luôn được yêu cầu đầu tiên khi doanh nghiệp bắt đầu hợp tác với một công ty kế toán. Hồ sơ pháp lý không chỉ chứng minh sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp mà còn là cơ sở để công ty kế toán thiết lập hệ thống sổ sách và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.
1.1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)
Đây là văn bản do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp khi doanh nghiệp thành lập. Trên giấy này ghi rõ:
- Tên doanh nghiệp, mã số thuế.
- Địa chỉ trụ sở chính.
- Ngành nghề kinh doanh.
- Người đại diện theo pháp luật.
Việc cung cấp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp giúp công ty kế toán xác định chính xác thông tin pháp lý cơ bản để lập hồ sơ khai thuế ban đầu và quản lý thuế về sau.
1.2. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (nếu có)
Mặc dù theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không còn bắt buộc phải thông báo mẫu dấu, nhưng nhiều công ty vẫn đăng ký và lưu hành mẫu dấu tròn. Nếu doanh nghiệp có giấy này, cần bàn giao cho công ty kế toán để thuận tiện khi đối chiếu hồ sơ, đặc biệt trong những trường hợp làm việc với đối tác hoặc cơ quan nhà nước yêu cầu.
1.3. Điều lệ công ty và quyết định bổ nhiệm nhân sự chủ chốt
Điều lệ công ty quy định toàn bộ nguyên tắc hoạt động, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên, cổ đông. Đây là cơ sở để công ty kế toán hiểu rõ cơ cấu tài chính, cơ chế phân chia lợi nhuận, vốn góp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp:
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng (nếu có).
Những tài liệu này giúp công ty kế toán nắm được người có thẩm quyền ký kết hợp đồng, ký hồ sơ thuế, báo cáo tài chính.
>>> Xem thêm: Công ty kế toán
Hồ sơ nhân sự và lao động – Nền tảng cho Thuế TNCN và Bảo hiểm
Một công ty kế toán chuyên nghiệp không chỉ tập trung vào dòng tiền và hóa đơn mà còn phải nắm rõ tình hình lao động của doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự là căn cứ để tính toán chính xác các nghĩa vụ về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ Luật Lao động và Luật Bảo hiểm.
2.1. Danh sách nhân sự và Hợp đồng lao động
- Danh sách nhân sự: Cung cấp tổng quan về số lượng lao động, vị trí, và ngày bắt đầu làm việc.
- Hợp đồng lao động: Công ty kế toán cần nắm rõ loại hợp đồng (thời hạn xác định, không xác định), mức lương cơ bản, và các điều khoản khác để tính toán các khoản trích nộp bảo hiểm và thuế TNCN chính xác.
2.2. Bảng lương và Phụ cấp
- Bảng lương chi tiết: Đây là dữ liệu trực tiếp để tính toán thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần và quyết toán thuế cuối năm.
- Giấy tờ chứng minh các khoản giảm trừ gia cảnh: Đối với nhân viên có người phụ thuộc, công ty kế toán cần các giấy tờ này để tính toán chính xác số thuế TNCN phải nộp, đảm bảo tối ưu hóa lợi ích thuế cho người lao động.
2.3. Hồ sơ Bảo hiểm xã hội, y tế
- Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT): Công ty kế toán sẽ căn cứ vào đây để lập báo cáo lao động, báo cáo tăng giảm BHXH hàng tháng/quý, và đảm bảo khoản chi phí lương và bảo hiểm được tính là chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.
Việc quản lý tốt nhóm hồ sơ này giúp công ty kế toán không chỉ hoàn thành nghĩa vụ kê khai thuế TNCN và bảo hiểm mà còn lập được báo cáo lao động chính xác, tránh rủi ro bị phạt do vi phạm các quy định về lao động và bảo hiểm.
>>> Xem thêm: Tổng Hợp Các Dịch Vụ Công Ty Kế Toán – Quy Trình Làm Việc, Báo Giá Và Pháp Lý
Hồ sơ tài chính – ngân hàng: Dữ liệu cốt lõi về dòng tiền
Để có thể thực hiện công tác hạch toán và lập báo cáo tài chính doanh nghiệp một cách chính xác, công ty kế toán cần phải có toàn bộ dữ liệu về dòng tiền ra vào của công ty. Nhóm hồ sơ tài chính – ngân hàng này là căn cứ không thể thiếu để phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Các tài liệu cần bàn giao:
- Sao kê tài khoản ngân hàng.
- Sổ phụ ngân hàng định kỳ.
- Chứng từ nộp tiền, rút tiền, chuyển khoản.
- Hợp đồng tín dụng, vay vốn (nếu có).
Việc bàn giao các hồ sơ này đảm bảo công ty kế toán có đầy đủ căn cứ để phản ánh chính xác dòng tiền, công nợ và nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.
Hóa đơn, chứng từ mua bán hàng hóa – dịch vụ: Dữ liệu giao dịch cốt lõi
Quản lý hóa đơn, chứng từ là công việc hàng ngày và là nền tảng để công ty kế toán thực hiện mọi nghiệp vụ, đặc biệt là kê khai thuế và hạch toán doanh thu – chi phí.
4.1. Toàn bộ hóa đơn đầu vào (Mua hàng, dịch vụ)
Đây là các hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được khi mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ. Chúng là căn cứ để:
- Kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Giúp giảm nghĩa vụ nộp thuế GTGT.
- Hạch toán chi phí hợp lệ: Chứng minh các khoản chi tiêu là có thật và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó giảm thuế TNDN phải nộp.
- Xác định giá vốn hàng bán: Quan trọng cho các doanh nghiệp thương mại và sản xuất.
4.2. Toàn bộ hóa đơn đầu ra (Bán hàng, cung ứng dịch vụ)
Là các hóa đơn mà doanh nghiệp phát hành khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là cơ sở để:
- Xác định doanh thu chính xác: Hạch toán doanh thu để tính thuế TNDN.
- Kê khai thuế GTGT đầu ra: Tính toán số thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước.
4.3. Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho
Các chứng từ nội bộ này phản ánh luân chuyển hàng hóa và tiền mặt trong doanh nghiệp, giúp công ty kế toán:
- Đối chiếu và kiểm soát tồn kho: Phiếu nhập – xuất kho đảm bảo số liệu hàng tồn kho được hạch toán chính xác.
- Quản lý quỹ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi giúp kiểm soát các giao dịch tiền mặt nội bộ.
4.4. Biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn (Nếu có)
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc sai sót là khó tránh khỏi. Doanh nghiệp cần cung cấp các biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn đã lập. Điều này đảm bảo các hóa đơn đã kê khai thuế được điều chỉnh kịp thời và hợp lệ, tránh bị phạt do sai sót hoặc chênh lệch số liệu.
Hợp đồng kinh tế và chứng từ liên quan
Một công ty kế toán uy tín luôn yêu cầu kiểm tra hợp đồng để đối chiếu doanh thu, chi phí. Doanh nghiệp cần bàn giao:
-
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ: Đảm bảo khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có tồn tại và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ theo các điều khoản trong hợp đồng để ghi nhận doanh thu và chi phí đúng kỳ kế toán, tránh sai sót trong báo cáo.
- Hợp đồng thuê văn phòng, thuê kho bãi: Để hạch toán chi phí phân bổ hàng tháng/quý.
- Hợp đồng vay, cho vay, góp vốn: Phản ánh đúng các khoản phải trả (nợ phải trả) hoặc phải thu (nợ phải thu), Đảm bảo chi phí lãi vay được hạch toán hợp lệ
- Các biên bản thanh lý hợp đồng: Kết thúc nghĩa vụ công nợ liên quan đến hợp đồng đó, Hoàn tất hồ sơ chứng minh giao dịch đã hoàn thành đầy đủ, đặc biệt quan trọng trong các giao dịch lớn hoặc giao dịch xây dựng cơ bản.
Việc này đảm bảo tính hợp pháp của chi phí và doanh thu trong sổ sách kế toán, giúp hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra.
>>> Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói tại Luật An Khang
Báo cáo và sổ sách kế toán đã lập trước đó: Nền tảng để kế thừa
Nếu trước khi thuê công ty kế toán mới, doanh nghiệp từng có bộ phận kế toán nội bộ hoặc đơn vị dịch vụ cũ, cần bàn giao lại:
6.1. Báo cáo tài chính các năm trước
Báo cáo tài chính là bức tranh tổng thể về tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc bàn giao đầy đủ Báo cáo tài chính các năm trước giúp công ty kế toán mới:
- Nắm bắt ngay lập tức sức khỏe tài chính và mô hình hoạt động của công ty.
- Xác định số dư đầu kỳ chính xác cho năm tài chính hiện tại, đảm bảo tính liên tục của sổ sách kế toán.
6.2. Sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết
Đây là kho dữ liệu ghi chép toàn bộ các giao dịch tài chính đã phát sinh. Doanh nghiệp cần bàn giao:
- Sổ sách kế toán tổng hợp: Gồm Sổ Cái các tài khoản, giúp xác định số dư của các tài khoản chính.
- Sổ sách kế toán chi tiết: Gồm sổ chi tiết công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định, v.v. để công ty kế toán mới có thể đối chiếu chi tiết từng giao dịch và thực hiện các bút toán khấu hao, phân bổ đúng chuẩn.
6.3. Tờ khai thuế đã nộp
Việc bàn giao các tờ khai thuế định kỳ đã nộp là vô cùng quan trọng:
- Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN đã nộp: Giúp công ty kế toán mới biết chính xác nghĩa vụ thuế đã được thực hiện, các khoản thuế còn được khấu trừ hoặc chuyển lỗ.
- Tránh kê khai trùng lặp hoặc sai sót số liệu đã được cơ quan thuế ghi nhận.
6.4. Hồ sơ quyết toán thuế các năm
Hồ sơ quyết toán thuế TNDN và TNCN là tài liệu cuối cùng tổng hợp các nghĩa vụ thuế hàng năm. Việc bàn giao hồ sơ này giúp công ty kế toán mới nắm rõ:
- Các vấn đề đã được giải trình với cơ quan thuế.
- Tình trạng nợ thuế hoặc các khoản thuế chuyển lỗ được phép mang sang kỳ sau.
Tóm lại, sự đầy đủ và có hệ thống của các tài liệu này là yếu tố quyết định để công ty kế toán mới có thể tiếp nhận và quản lý công tác kế toán – thuế một cách hiệu quả và an toàn.
Kết luận
Làm việc với một công ty kế toán uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hiệu quả tài chính. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu. Checklist trên chính là công cụ hữu ích để bạn bàn giao nhanh gọn, minh bạch và chuyên nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công ty kế toán trọn gói, hỗ trợ từ kê khai thuế đến báo cáo tài chính, hãy để Luật An Khang đồng hành cùng bạn.
📞 Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
