Chính sách thuế thu nhập cá nhân ngày càng được siết chặt, hiểu rõ và triển khai đúng cách đăng ký người phụ thuộc không chỉ giúp người lao động giảm áp lực tài chính mà còn tránh được nhiều rủi ro khi quyết toán thuế TNCN. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít cá nhân và doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc xác định đối tượng người phụ thuộc, hồ sơ cần chuẩn bị cũng như thời điểm đăng ký phù hợp. Bài viết dưới đây từ Luật và Kế toán An Khang sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký giảm trừ gia cảnh thuế TNCN một cách chính xác và đầy đủ nhất!
Điều kiện để đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Để triển khai đúng cách đăng ký người phụ thuộc và được cơ quan thuế chấp nhận, áp dụng giảm trừ gia cảnh hợp lệ, người nộp thuế cần đồng thời đáp ứng các điều kiện liên quan đến chính bản thân người nộp thuế cũng như đối tượng người phụ thuộc.
Đối với bản thân người nộp thuế thu nhập cá nhân
Người nộp thuế ở đây là cá nhân có phát sinh thu nhập chịu thuế TNCN, thường là người lao động hưởng lương, tiền công.
>> Xem thêm bài viết về: Mức lương đóng thuế TNCN
Theo tiết c.2.1, điểm c, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC:
| Người nộp thuế chỉ được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc khi đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế. |
Điều này đồng nghĩa với việc:
- Cá nhân bắt buộc phải có mã số thuế thu nhập cá nhân thì mới được đăng ký người phụ thuộc.
- Trường hợp chưa có mã số thuế, người lao động cần thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân trước, sau đó mới đủ điều kiện đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh.
Đối với người phụ thuộc
*Người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh bao gồm:
(1) Người phụ thuộc là con của người nộp thuế, gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng.
- Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).
- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
- Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc phổ thông (tính cả trong thời gian chờ kết quả thi đại học từ 6 tháng đến 9 tháng năm lớp 12) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1 triệu đồng.
(2) Người phụ thuộc khác của người nộp thuế.
- Vợ hoặc chồng của người nộp thuế đáp ứng các điều kiện theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
- Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế: cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế đáp ứng các điều kiện theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
- Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện tại điểm đ khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC bao gồm:
- Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế
- Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.
- Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.
- Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.
*Điều kiện để mỗi cá nhân được xét là người phụ thuộc:
Theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính.
- Đối với người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời những điều kiện sau:
- Bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
- Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.
- Đối với người ngoài độ tuổi lao động phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.
Người được đăng ký là người phụ thuộc cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Người dưới 18 tuổi: Không yêu cầu điều kiện bổ sung về thu nhập hoặc khả năng lao động.
- Con trên 18 tuổi đang theo học (tại Việt Nam hoặc nước ngoài): Không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân không quá 1.000.000 đồng/tháng.
- Người trong độ tuổi lao động: Là người khuyết tật hoặc mắc bệnh không có khả năng lao động theo quy định, có thu nhập bình quân không vượt quá 1.000.000 đồng/tháng.
- Người ngoài độ tuổi lao động: Thu nhập bình quân không vượt quá 1.000.000 đồng/tháng.
(1) Con: con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng, cụ thể gồm:
– Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).
– Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
– Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1 triệu đồng.
(2) Vợ hoặc chồng của người nộp thuế.
(3) Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế.
(4) Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng bao gồm:
– Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.
– Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.
– Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.
– Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.
Trong đó, các đối tượng tại (2), (3), (4) phải đáp ứng các điều kiện gồm:
– Đối với người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện:
+ Bị khuyết tật, không có khả năng lao động, tức là những người thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật về người khuyết tật, người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,…);
+ Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng;
– Đối với người ngoài độ tuổi lao động phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.
Hồ sơ chứng minh NPT giảm trừ gia cảnh cần những gì?
Để đăng ký giảm trừ gia cảnh thuế TNCN đúng quy định, người nộp thuế cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng minh phù hợp với từng nhóm đối tượng người phụ thuộc. Cụ thể:
| Đối tượng người phụ thuộc | Hồ sơ cần chuẩn bị |
| Người phụ thuộc là con | – Bản chụp Giấy khai sinh của con – Bản chụp CCCD (nếu đã có) – Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động: bổ sung Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định pháp luật – Con trên 18 tuổi đang đi học (ĐH, CĐ, TCCN, THPT): bổ sung Thẻ sinh viên hoặc Giấy xác nhận đang học tập do nhà trường cấp – Con nuôi, con ngoài giá thú: ngoài các giấy tờ trên, cần thêm giấy tờ chứng minh quan hệ hợp pháp |
| Người phụ thuộc là vợ/chồng | – Bản chụp CCCD – Giấy chứng nhận kết hôn hoặc Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú/ Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư – Giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động (nếu thuộc trường hợp này) – Chứng từ chứng minh thu nhập (nếu có phát sinh thu nhập) |
| Người phụ thuộc là cha/mẹ | – Bản chụp CCCD – Giấy tờ xác định mối quan hệ hợp pháp với người nộp thuế (Sổ hộ khẩu, Giấy khai sinh, Quyết định công nhận nuôi con nuôi…) – Trường hợp trong độ tuổi lao động: bổ sung giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động và chứng từ chứng minh thu nhập |
| Người phụ thuộc khác không nơi nương tựa | – Bản chụp CCCD – Giấy tờ hợp pháp chứng minh trách nhiệm nuôi dưỡng của người nộp thuế theo quy định – Trường hợp trong độ tuổi lao động: bổ sung giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động và chứng từ chứng minh thu nhập |
Bên cạnh các giấy tờ chứng minh mối quan hệ, người nộp thuế cần chuẩn bị thêm tờ khai theo mẫu quy định. Bạn có thể xem và tải mẫu đơn xin giảm trừ gia cảnh mới nhất để hoàn thiện bộ hồ sơ của mình.
Cách đăng ký người phụ thuộc cho cá nhân tự đăng ký
Với cách đăng ký giảm trừ người phụ thuộc, cá nhân có thể tự thực hiện theo 03 cách dưới đây:
Hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc trực tiếp với cơ quan thuế
Người nộp thuế có thể tự đăng ký người phụ thuộc thông qua hồ sơ nộp trực tiếp hoặc kê khai online theo quy định hiện hành.
Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, cá nhân thực hiện hướng dẫn khai giảm trừ gia cảnh theo các bước sau:
- Tải tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT do cơ quan thuế ban hành.
- Điền đầy đủ, chính xác thông tin của người nộp thuế và người phụ thuộc theo mẫu:
Mẫu số 20-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh. - Chuẩn bị hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định (đã trình bày ở phần trên).
Nơi nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc:
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức quốc tế hoặc cơ quan ngoại giao tại Việt Nam chi trả, nhưng chưa khấu trừ thuế: Nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc.
- Cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam: Nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc.
Cách đăng ký người phụ thuộc trên dịch vụ công
Hiện nay, người lao động đã có thể đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh online thông qua Cổng dịch vụ công của Tổng cục Thuế theo các bước như sau:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công của Tổng cục Thuế tại:
https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin/tthc
Bước 2: Đăng nhập hệ thống. Người nộp thuế có thể sử dụng:
- Tài khoản thuế điện tử, hoặc
- Tài khoản định danh điện tử mức độ 2.
Bước 3: Chọn mục [THỦ TỤC HÀNH CHÍNH], sau đó nhập từ khóa người phụ thuộc và nhấn Tìm kiếm.
![Bước 3: Chọn mục [THỦ TỤC HÀNH CHÍNH]](https://luatankhang.com/wp-content/uploads/2026/02/tu-dang-ky-nguoi-phu-thuoc-tren-dich-vu-cong-b3-chon-muc-thu-tuc-hanh-chinh.jpg)
Bước 4: Nhấn vào biểu tượng Nộp hồ sơ, hệ thống sẽ chuyển sang màn hình cho phép chọn tờ khai đăng ký người phụ thuộc.
Bước 5: Chọn Tiếp tục để hiển thị tờ khai. Tại đây, người nộp thuế tích chọn đăng ký thuế, đồng thời kê khai thông tin cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả/công ty tại chỉ tiêu số 4 và nhập thông tin người phụ thuộc tại chỉ tiêu số 6.
Bước 6: Sau khi hoàn tất kê khai, nhập tên người nộp thuế vào ô Cá nhân có thu nhập và chọn Kiểm tra thông tin.
Bước 7: Hệ thống gửi mã OTP về email đã đăng ký. Người nộp thuế nhập mã OTP để xác nhận và hoàn thành đăng ký người phụ thuộc trên dịch vụ công.
Cách đăng ký người phụ thuộc trên VNeID
Bên cạnh Cổng Dịch vụ công, người nộp thuế hiện nay có thể thực hiện cách đăng ký người phụ thuộc online nhanh chóng thông qua ứng dụng VNeID:
Bước 1: Kiểm tra và cập nhật ứng dụng VNeID lên phiên bản mới nhất, sau đó đăng nhập hoặc tạo tài khoản để sử dụng.
*Lưu ý: Để thực hiện cách đăng ký người phụ thuộc trên VNeID, người nộp thuế bắt buộc phải có tài khoản định danh điện tử mức 2. Trường hợp chưa có, cần đến cơ quan công an hoặc nơi cấp CCCD để đăng ký trực tiếp.
Bước 2: Tại màn hình chính của ứng dụng VNeID, chọn mục “Người phụ thuộc” trong phần “Tiện ích yêu thích”, sau đó bấm “Thêm người phụ thuộc”.
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin của người phụ thuộc theo yêu cầu, tích chọn ô “Tôi xác nhận các thông tin trên là đúng”, rồi nhấn “Gửi yêu cầu”.
Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo “Gửi yêu cầu thành công”.
*Lưu ý: Sau khi gửi hồ sơ, người nộp thuế cần chờ thông báo xác nhận cập nhật thông tin thành công từ VNeID. Khi được phê duyệt, thông tin người phụ thuộc sẽ được ghi nhận để áp dụng giảm trừ gia cảnh theo quy định.
Cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký người phụ thuộc
Hiện nay, người lao động cũng có thể chọn cách đăng ký người phụ thuộc thông qua hình thức ủy quyền cho doanh nghiệp chi trả thu nhập thực hiện thay.
Doanh nghiệp có thể chọn cách đăng ký người phụ thuộc thông qua Cổng Dịch vụ công của Tổng cục Thuế theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập website chính thức tại: https://dichvucong.gdt.gov.vn/
Bước 2: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp. Tại mục Đối tượng đăng nhập, chọn Doanh nghiệp, sau đó nhập tên đăng nhập, mật khẩu, mã captcha và nhấn Đăng nhập để vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Thuế.
Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, chọn chức năng “Nộp tờ khai 20TH từ HTKK”.
Bước 4: Tải file tờ khai XML đã lập trên phần mềm HTKK lên hệ thống.
Bước 5: Chọn “Tra cứu hồ sơ tạm”, tiếp tục nhấn “Tra cứu” và “Nộp hồ sơ”. Sau đó thực hiện lần lượt Hoàn thành kê khai → Ký điện tử và nộp hồ sơ → Nhập mã PIN để ký số và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế.
Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ gửi 02 email thông báo từ địa chỉ thuedientu@gdt.gov.vn, bao gồm:
- Email xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử.
- Email thông báo kết quả xử lý hồ sơ từ cơ quan thuế.
Mẫu đơn đăng ký giảm trừ gia cảnh thuế TNCN
Để tiến hành đăng ký người phụ thuộc và được áp dụng giảm trừ gia cảnh đúng quy định, người nộp thuế cần sử dụng Mẫu tờ khai 20-ĐK-TH-TCT.
Câu hỏi thường gặp về cách đăng ký người phụ thuộc
Có giới hạn số lượng người phụ thuộc khi đăng ký giảm trừ gia cảnh không?
Hiện nay, quy định về Thuế Thu nhập cá nhân không giới hạn số lượng người phụ thuộc mà cá nhân được đăng ký giảm trừ gia cảnh. Người nộp thuế có thể đăng ký một hoặc nhiều người phụ thuộc, miễn là đáp ứng đúng điều kiện và chứng minh được nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định.
Làm sao để kiểm tra người phụ thuộc đã được đăng ký?
Sau khi hoàn tất cách đăng ký người phụ thuộc, cá nhân có thể kiểm tra tình trạng người phụ thuộc đã được ghi nhận hay chưa thông qua một trong các cách sau:
- (1) Tra cứu trên Cổng Thuế điện tử tại thuedientu.gdt.gov.vn;
- (2) Kiểm tra qua ứng dụng eTax Mobile;
- (3) Xem thông tin trên phần mềm HTKK của Tổng cục Thuế;
- (4) Liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý nơi cư trú hoặc nơi làm việc để được hỗ trợ tra cứu.
Đã đăng ký thành công nhưng tình trạng của NPT chưa đc cập nhật thì phải làm sao?
Trong một số trường hợp, dù hồ sơ đã nộp và báo đăng ký thành công nhưng trạng thái người phụ thuộc chưa hiển thị ngay trên hệ thống. Nguyên nhân thường do thời gian đồng bộ dữ liệu của cơ quan thuế. Nếu đã có thông báo tiếp nhận hợp lệ, người nộp thuế có thể yên tâm chờ hệ thống cập nhật, thông thường không cần nộp lại hồ sơ.
Mức giảm trừ gia cảnh cho NPT là bao nhiêu?
Theo quy định hiện hành, mức giảm trừ gia cảnh cho mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng (tương đương 52,8 triệu đồng/năm). Tuy nhiên, theo Nghị quyết mới của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, mức này sẽ được điều chỉnh tăng lên 6,2 triệu đồng/tháng (tương đương 74,4 triệu đồng/năm).
Nếu người lao động hoặc doanh nghiệp gặp khó khăn khi đăng ký giảm trừ gia cảnh thuế TNCN, lo ngại sai sót khi kê khai dẫn đến truy thu hoặc bị xử phạt thì có thể tham khảo dịch vụ Kế toán Thuế trọn gói của Luật An Khang.
Với đội ngũ chuyên viên kế toán – thuế hơn 8+ năm kinh nghiệm, Luật An Khang sẽ hỗ trợ rà soát hồ sơ, tư vấn đúng quy định, thực hiện kê khai – quyết toán và đồng hành lâu dài, giúp cá nhân & doanh nghiệp tối ưu nghĩa vụ thuế và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.
Hy vọng những thông tin hữu ích từ bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách đăng ký người phụ thuộc theo quy định mới nhất, từ điều kiện, hồ sơ đến các hình thức đăng ký phù hợp với từng trường hợp. Thực hiện đúng quy trình ngay từ đầu không chỉ giúp người lao động đảm bảo quyền lợi thuế hợp pháp mà còn hạn chế rủi ro sai sót trong quá trình quyết toán. Nếu người lao động & doanh nghiệp vẫn còn bất cập trong cách đăng ký giảm trừ người phụ thuộc, hãy LIÊN HỆ Luật An Khang để được hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ.
>> Có thể bạn quan quan tâm: Hướng dẫn chi tiết cách tính thuế TNCN lũy tiến từng phần mới nhất
