Trong bối cảnh hệ thống thuế và hóa đơn đang được số hóa toàn diện, cùng với việc các quy định pháp luật liên tục thay đổi, nhiều doanh nghiệp đã phải gánh chịu hậu quả nặng nề chỉ vì những sai sót tưởng chừng nhỏ trong quá trình thực hiện dịch vụ báo cáo thuế. Một lỗi nhập sai số liệu trong báo cáo, một hóa đơn kê khai thiếu, một tờ khai nộp trễ hạn hay một khoản chi không đủ chứng từ hợp lệ đều có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính, truy thu thuế hoặc mất quyền khấu trừ theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Vì vậy, việc lựa chọn một dịch vụ báo cáo thuế chuyên nghiệp và dịch vụ báo cáo thuế uy tín là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp yên tâm tuân thủ pháp luật, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro về thuế. Khi sử dụng dịch vụ báo cáo thuế của một đơn vị có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo việc kê khai, nộp thuế đúng quy định mà còn được hỗ trợ kịp thời trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế. Đây chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp an toàn pháp lý, tập trung phát triển kinh doanh bền vững mà không còn nỗi lo sai sót trong nghĩa vụ thuế.
Bài viết này của Luật An Khang sẽ điểm lại 7 sai lầm phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường gặp khi làm dịch vụ báo cáo thuế, giải thích hậu quả pháp lý theo văn bản hiện hành và đưa ra hướng khắc phục để bạn quyết định có nên tự làm hay nên thuê dịch vụ báo cáo thuế uy tín.
Xem thêm: Dịch Vụ Báo Cáo Thuế: Giải Pháp Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp Tại Việt Nam
Sử dụng hóa đơn/chứng từ không hợp pháp hoặc ghi sai hóa đơn – Sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi làm dịch vụ báo cáo thuế
Nhiều đơn vị sử dụng hóa đơn lập sai, thiếu nội dung hoặc dùng hóa đơn đã bị cơ quan thuế hủy. Nghị định về hóa đơn, chứng từ quy định rõ trách nhiệm lập và lưu trữ hóa đơn; việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể bị xử lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu hóa đơn không hợp lệ, doanh nghiệp mất quyền khấu trừ VAT, bị truy thu và phạt theo quy định.
Giải pháp: kiểm tra đối tác, đối chiếu mẫu hóa đơn, sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và lưu trữ bản gốc/điện tử theo quy định.
Trễ hạn kê khai hoặc nộp chậm tiền thuế
Chậm nộp tờ khai hay tiền thuế dẫn tới tiền chậm nộp và có thể phạt hành chính. Luật Quản lý Thuế và văn bản hướng dẫn quy định rõ thời hạn kê khai – nộp; Nghị định xử phạt nêu mức phạt cụ thể. Doanh nghiệp thường chủ quan khi lịch kê khai dày đặc (GTGT hàng tháng, TNCN, báo cáo sử dụng hóa đơn…), dẫn tới lãi chậm nộp và phạt nặng.
Giải pháp: lập lịch kê khai tự động, phân quyền rõ trách nhiệm, hoặc thuê dịch vụ báo cáo thuế có cam kết SLA để tránh trễ hạn.
Xem thêm: Lợi Ích Khi Thuê Dịch Vụ Báo Cáo Thuế Cho Doanh Nghiệp 2025
Kê khai thiếu doanh thu / che giấu giao dịch
Kê thiếu doanh thu, ghi khống chi phí để giảm thuế có thể bị xác định là hành vi trốn thuế, tùy mức độ có thể bị xử lý hình sự. Luật Quản lý Thuế và Nghị định xử phạt quy định chặt chẽ việc xử lý hành vi trốn thuế, truy thu và xử phạt.
Giải pháp phòng ngừa: kiểm soát nội bộ, đối chiếu sổ sách — hóa đơn, audit định kỳ, hoặc sử dụng dịch vụ báo cáo thuế có năng lực pháp lý để giảm nguy cơ tranh chấp.
Ghi nhận chi phí không đủ điều kiện để trừ
Doanh nghiệp thường tính những khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc không đáp ứng điều kiện theo quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Thông tư hướng dẫn quy định rõ các khoản chi được/không được trừ; nếu chứng từ thiếu, các khoản này không được tính giảm thu nhập chịu thuế, dẫn tới truy thu TNDN và phạt.
Giải pháp: tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ; đối với chi phí lớn cần hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn GTGT hợp lệ.
Không lưu trữ chứng từ đúng thời hạn hoặc quản lý chứng từ lỏng lẻo
Luật Kế toán và văn bản liên quan quy định thời hạn và cách thức lưu trữ chứng từ kế toán (điện tử/giấy); mất chứng từ hoặc lưu trữ lỏng lẻo sẽ gây bất lợi khi bị kiểm tra, khó giải trình dẫn tới truy thu.
Giải pháp: quy trình lưu trữ (ít nhất 10 năm cho nhiều loại chứng từ), backup điện tử, phân quyền truy cập và mã hóa dữ liệu.
Ký hợp đồng mơ hồ với đại lý/nhà cung cấp dịch vụ khiến không rõ trách nhiệm
Nhiều doanh nghiệp thuê “dịch vụ báo cáo thuế” nhưng không kiểm tra năng lực pháp lý của nhà cung cấp (giấy xác nhận đại lý thuế, chứng chỉ hành nghề nhân viên) hoặc không quy định rõ trách nhiệm, bồi thường khi có sai sót. Thông tư 10/2021 hướng dẫn quản lý hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế, trong đó có quy định về chứng chỉ, đăng ký đại lý thuế — doanh nghiệp nên yêu cầu xem giấy xác nhận và hợp đồng chi tiết.
Giải pháp: hợp đồng phải quy định phạm vi (kê khai, nộp, đại diện, lưu trữ), điều khoản bảo mật, SLA và cơ chế bồi thường nếu lỗi do nhà cung cấp.
Bảo mật dữ liệu yếu & không cập nhật kịp thời chuyển đổi hóa đơn điện tử
Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và lưu trữ điện tử yêu cầu an toàn thông tin; nếu nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp không mã hóa, không sao lưu định kỳ, hoặc dùng phần mềm không tương thích sẽ mất dữ liệu hoặc bị lỗi khi nộp tờ khai. Nghị định về hóa đơn chứng từ và hướng dẫn quản lý thuế yêu cầu lưu giữ và quản lý chứng từ điện tử theo tiêu chuẩn; doanh nghiệp phải kiểm tra năng lực kỹ thuật của dịch vụ báo cáo thuế trước khi thuê.
Tóm tắt giải pháp nhanh
- Kiểm tra giấy xác nhận đại lý thuế và chứng chỉ nhân viên trước khi thuê.
- Yêu cầu hợp đồng chi tiết: phạm vi, SLA, bồi thường, bảo mật.
- Thiết lập lịch kê khai/nộp cố định + sao lưu tự động.
- Audit nội bộ định kỳ (ít nhất 1 lần/năm) và đối chiếu hóa đơn, sổ sách.
- Lưu trữ chứng từ theo Luật Kế toán và Nghị định hướng dẫn (ít nhất 10 năm với chứng từ quan trọng).
Tài liệu pháp lý chính được tham khảo
- Luật Quản lý Thuế số 38/2019/QH14.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hóa đơn, chứng từ).
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP (xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn).
- Thông tư 10/2021/TT-BTC (quản lý hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế / đại lý thuế).
- Luật Kế toán 88/2015/QH13 (lưu trữ chứng từ, trách nhiệm kế toán).
Kết luận
7 sai lầm khi thực hiện dịch vụ báo cáo thuế không chỉ khiến doanh nghiệp tốn kém chi phí phạt và truy thu, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và sự an toàn pháp lý. Trong bối cảnh luật thuế ngày càng chặt chẽ, việc lựa chọn một dịch vụ báo cáo thuế uy tín để đồng hành là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp yên tâm tuân thủ, tiết kiệm thời gian và tập trung cho hoạt động kinh doanh cốt lõi. Nếu bạn đang băn khoăn về hồ sơ thuế của mình, hãy liên hệ ngay Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833 để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp, chính xác, kịp thời.
