Tìm dịch vụ kế toán giá rẻ để tiết kiệm là hợp lý, nhưng “rẻ” thiếu chuẩn sẽ biến thành “đắt”: tờ khai nộp trễ, hóa đơn sai thời điểm, bị truy thu và tiền chậm nộp 0,03%/ngày. Bài viết này của Luật An Khang chỉ ra các sai lầm thường gặp khi chọn nhà cung cấp dịch vụ kế toán giá rẻ, đối chiếu khung pháp lý mới nhất về hóa đơn điện tử, báo cáo thuế, ủy quyền đại lý thuế, lưu trữ và bảo mật dữ liệu.
Chỉ nhìn “giá rẻ” mà bỏ qua tư cách pháp lý (đại lý thuế đủ điều kiện)
Nhiều đơn vị dịch vụ kế toán giá rẻ chỉ nhận làm sổ sách mà không có tư cách đại lý thuế, không đủ điều kiện ký nộp hồ sơ thay doanh nghiệp. Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 cho phép đại lý thuế được ủy quyền làm thủ tục đăng ký, khai, nộp, quyết toán thuế cho người nộp thuế; việc quản lý điều kiện hành nghề, cập nhật kiến thức, đình chỉ/chấm dứt hành nghề được quy định tại Thông tư 10/2021/TT-BTC. Do đó, hợp đồng dịch vụ kế toán giá rẻ phải thể hiện phạm vi ủy quyền rõ ràng (nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan thuế, ký số…).
Khuyến nghị:
- Tra cứu danh sách đại lý thuế/nhân viên đủ điều kiện trên Cổng Tổng cục Thuế trước khi ký hợp đồng dịch vụ kế toán giá rẻ.
- Ghi điều khoản bồi thường nếu lỗi nghiệp vụ của bên dịch vụ kế toán giá rẻ làm phát sinh xử phạt cho DN (tham chiếu Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Không kiểm “xương sống” hóa đơn điện tử khi thuê dịch vụ kế toán giá rẻ
Hóa đơn điện tử là đầu vào của báo cáo thuế. Từ 2025, khuôn khổ gồm: Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hóa đơn, chứng từ), được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Bộ Tài chính ban hành Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về mẫu/ký hiệu, thời điểm lập, truyền dữ liệu, xử lý sai sót. Hợp đồng với đơn vị “giá rẻ” phải ràng buộc quy trình lập–ký số–truyền dữ liệu–điều chỉnh theo các văn bản này.
Sai sót thường gặp: lập sai thời điểm (giao hàng nhưng lập hóa đơn chậm), sai ký hiệu/mẫu số, không truyền/truyền chậm dữ liệu lên hệ thống thuế dẫn tới bị xử phạt về hóa đơn và kéo sai lệch sang tờ khai kỳ đó.
Lơ mốc báo cáo thuế và cách xác định kỳ khai nộp
Kỳ khai-nộp theo Luật Quản lý thuế 2019 được quy định chi tiết tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 91/2022/NĐ-CP) và hướng dẫn nghiệp vụ tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. DN cần xác định đúng khai tháng/quý hoặc từng lần phát sinh, đồng thời thiết lập lịch nội bộ để khóa sổ – đối soát – ký số – nộp trước hạn. Bỏ lỡ mốc nào cũng làm tăng rủi ro tiền phạt.
Gợi ý quy trình an toàn: chốt hóa đơn trong ngày, khóa sổ nội bộ ngày 03 hàng tháng, đối soát hóa đơn ↔ sổ kế toán ↔ sổ thuế ngày 05, ký số tờ khai ngày 08–10 (tùy kỳ), nộp hồ sơ và tiền thuế trước hạn tối thiểu 1–2 ngày. (Căn cứ lựa chọn mốc dựa trên khung thời hạn của NĐ 126/2020 và TT 80/2021).
Xem thêm: Dịch Vụ Kế Toán Giá Rẻ: Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết
Xem nhẹ chế tài và tiền chậm nộp 0,03%/ngày
Khai sai/không đầy đủ hoặc nộp trễ hồ sơ, nộp thiếu tiền thuế sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP; ngoài ra, tiền chậm nộp 0,03%/ngày tính trên số thuế chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 2019 là chi phí “âm thầm” nhưng rất lớn nếu để kéo dài. Khi thương thảo hợp đồng dịch vụ kế toán giá rẻ, cần điều khoản chia sẻ rủi ro: nếu lỗi nghiệp vụ của nhà cung cấp khiến DN bị phạt/tiền chậm nộp thì bên dịch vụ phải bồi hoàn tương ứng.
Mẹo pháp lý: ràng buộc SLA “100% tờ khai đúng hạn”, tỷ lệ sai sót hóa đơn tối đa, và cơ chế bồi thường nêu rõ căn cứ áp dụng theo thang phạt của Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bỏ qua chế độ kế toán và lưu trữ chứng từ (khi chọn dịch vụ kế toán giá rẻ)
Nhiều DN không thống nhất chế độ kế toán với nhà cung cấp (siêu nhỏ/SME/doanh nghiệp lớn), dẫn tới hệ thống tài khoản – biểu mẫu báo cáo không đồng nhất. Pháp luật hiện hành: Luật Kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP (lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán); DN siêu nhỏ áp dụng TT 132/2018/TT-BTC, DN nhỏ và vừa áp dụng TT 133/2016/TT-BTC, DN lớn/áp dụng chung dùng TT 200/2014/TT-BTC. Hợp đồng dịch vụ kế toán giá rẻ phải chốt chế độ kế toán ngay từ đầu và quy định thời hạn lưu trữ (nhiều loại tối thiểu 10 năm).
Lưu ý: mất/hỏng chứng từ hoặc lưu trữ không đúng thời hạn có thể dẫn đến bị loại chi phí, ảnh hưởng trực tiếp báo cáo thuế và rủi ro xử phạt lĩnh vực kế toán (Nghị định 41/2018/NĐ-CP).
Bỏ quên bảo mật dữ liệu khi thuê dịch vụ kế toán giá rẻ
Hồ sơ kế toán chứa dữ liệu cá nhân (lương, MST, CMND/CCCD), bí mật kinh doanh. Nghị định 13/2023/NĐ-CP yêu cầu bên kiểm soát/xử lý dữ liệu phải có căn cứ xử lý hợp pháp, biện pháp kỹ thuật và quy trình thông báo sự cố; nên ký Phụ lục bảo vệ dữ liệu (mục đích, phạm vi, thời hạn, phân quyền, ghi nhật ký, hoàn/huỷ dữ liệu khi chấm dứt).
Điểm kiểm soát: phân quyền tài khoản, log truy cập, mã hóa lưu trữ; nghiêm cấm mang dữ liệu ra ngoài trái phép; thời hạn giữ liệu đúng thỏa thuận và pháp luật.
Checklist 10 điểm: Chọn dịch vụ kế toán giá rẻ mà báo cáo thuế vẫn an toàn
- Tư cách: là đại lý thuế/đủ điều kiện; nhân sự cập nhật kiến thức theo TT 10/2021/TT-BTC.
- Quy trình HĐĐT: bám NĐ 123/2020, NĐ 70/2025, TT 32/2025 (mẫu/ký hiệu, thời điểm lập, truyền dữ liệu, sửa sai).
- Lịch hạn: thiết lập lịch khóa sổ–đối soát–ký số–nộp theo NĐ 126/2020/NĐ-CP (và điểm sửa đổi bởi NĐ 91/2022).
- SLA: 100% tờ khai đúng hạn; tỷ lệ sai sót hóa đơn ≤0,5%; có cơ chế bồi thường theo NĐ 125/2020.
- Chế độ kế toán: chốt TT 132/2018 / 133/2016 / 200/2014 phù hợp.
- Lưu trữ: quy định loại tài liệu & thời hạn theo NĐ 174/2016.
- Bảo mật: phụ lục PDP theo NĐ 13/2023.
- Phối hợp: đầu mối 2 bên, thời gian phản hồi, kênh duyệt hóa đơn/tờ khai.
- Dự phòng: nhân sự back-up kỳ cao điểm; quy trình khắc phục sự cố truyền dữ liệu hóa đơn.
- Bàn giao: format hồ sơ (bản giấy/điện tử), biên bản bàn giao định kỳ, danh mục tài liệu quyết toán.
Kết luận
Chọn dịch vụ kế toán giá rẻ không sai, sai là chọn nhầm. Hãy tránh 6 “bẫy” trên bằng cách kiểm tra tư cách pháp lý (đại lý thuế), buộc quy trình hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020 – NĐ 70/2025 – TT 32/2025, xây lịch báo cáo thuế theo NĐ 126/2020 (được sửa đổi bởi NĐ 91/2022), và ràng buộc SLA–bồi thường căn cứ NĐ 125/2020; song song, chốt chế độ kế toán, lưu trữ và bảo mật dữ liệu theo luật hiện hành. Nếu bạn đang tìm một đối tác uy tín, Luật và Kế toán An Khang luôn sẵn sàng đồng hành, cung cấp giải pháp toàn diện và an toàn. Liên hệ ngay 0936 149 833 để được tư vấn chi tiết và bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp bạn.
