Chuẩn bị hồ sơ thuế doanh nghiệp tưởng chừng là công việc đơn giản, nhưng thực tế lại tiềm ẩn vô số rủi ro. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong chứng từ, sổ sách hay kê khai, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính, thậm chí bị truy thu thuế hàng trăm triệu đồng. Nhiều doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là startup, thường mắc sai lầm khi chuẩn bị hồ sơ thuế do thiếu hiểu biết hoặc không theo kịp quy định mới.
Trong bài viết này, Luật và Kế toán An Khang sẽ giúp bạn nhận diện những lỗi thường gặp khi làm hồ sơ thuế, hướng dẫn cách khắc phục sai sót trong hồ sơ thuế, và chia sẻ kinh nghiệm lập hồ sơ thuế đúng quy định để doanh nghiệp luôn an toàn trước cơ quan thuế.
Hồ sơ thuế doanh nghiệp là gì?
Theo Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành, hồ sơ thuế doanh nghiệp là tập hợp toàn bộ tài liệu, chứng từ, sổ sách kế toán thể hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với Nhà nước.
Hồ sơ này bao gồm:
- Hồ sơ khai thuế định kỳ (thuế GTGT, TNDN, TNCN, lệ phí môn bài…).
- Báo cáo tài chính năm.
- Sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí.
- Các tờ khai điều chỉnh, bổ sung (nếu có).
Đây là cơ sở để cơ quan thuế xác định tính chính xác, trung thực của số thuế mà doanh nghiệp kê khai và nộp. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ chính xác, đầy đủ và đúng hạn là trách nhiệm bắt buộc của mọi doanh nghiệp.
Các sai lầm phổ biến khi chuẩn bị hồ sơ thuế
Dưới đây là 5 sai lầm khi chuẩn bị hồ sơ thuế mà Luật và Kế toán An Khang thường gặp khi hỗ trợ khách hàng:
Thiếu chứng từ hợp lệ
Nhiều doanh nghiệp không lưu đủ chứng từ, hoặc sử dụng hóa đơn sai quy định. Ví dụ: hóa đơn không có chữ ký, sai mã số thuế, hoặc mua hàng không có chứng từ hợp pháp.
Điều này khiến chi phí không được khấu trừ, dẫn đến tăng thuế phải nộp.
Kê khai thuế sai thời hạn
Một lỗi rất thường gặp là nộp tờ khai muộn, đặc biệt trong các kỳ quyết toán cuối năm. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp nộp chậm có thể bị phạt từ 2 triệu đến 25 triệu đồng, tùy mức độ vi phạm.
Hạch toán sai tài khoản hoặc sai kỳ kế toán
Khi không phân biệt được chi phí hợp lý – không hợp lý, hoặc ghi nhận sai kỳ, doanh nghiệp sẽ bị điều chỉnh doanh thu và chi phí, dẫn đến sai số thuế TNDN. Đây là lỗi khiến nhiều doanh nghiệp bị truy thu trong các kỳ thanh tra thuế.
Không đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử
Kể từ khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc đối chiếu dữ liệu giữa phần mềm kế toán và hệ thống hóa đơn của Tổng cục Thuế là rất quan trọng. Nhiều doanh nghiệp không kiểm tra định kỳ, dẫn đến sai sót giữa số liệu kê khai và thực tế phát hành.
Không kiểm tra hồ sơ thuế trước khi nộp
Đây là lỗi cơ bản nhưng thường bị bỏ qua. Nhiều kế toán nộp hồ sơ mà không rà soát kỹ, khiến sai định dạng tờ khai, thiếu phụ lục, hoặc đính kèm sai tệp. Điều này dễ khiến hồ sơ bị cơ quan thuế trả lại.
Nguyên nhân dẫn đến sai sót trong hồ sơ thuế
Các lỗi thường gặp khi làm hồ sơ thuế thường xuất phát từ ba nguyên nhân chính:
- Thiếu cập nhật quy định pháp luật:
Luật thuế Việt Nam thay đổi thường xuyên, đặc biệt là các thông tư hướng dẫn. Kế toán nếu không theo sát sẽ áp dụng sai quy định. - Không có quy trình kiểm tra chéo:
Nhiều doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận kiểm soát nội bộ, dẫn đến việc hồ sơ được lập và nộp chỉ bởi một người, dễ xảy ra sai sót mà không ai phát hiện. - Không sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp:
Việc tự làm báo cáo thuế tiết kiệm chi phí trước mắt, nhưng nếu sai, doanh nghiệp sẽ tốn gấp nhiều lần để xử lý và chịu rủi ro pháp lý. Vì thế, dịch vụ làm báo cáo thuế chuyên nghiệp là giải pháp an toàn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay.
Hậu quả khi nộp hồ sơ thuế sai hoặc thiếu
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp nộp hồ sơ thuế sai, thiếu, hoặc chậm sẽ phải chịu:
- Phạt hành chính từ 2 triệu đến 25 triệu đồng tùy mức độ.
- Truy thu thuế, tiền chậm nộp và lãi phạt.
- Trường hợp sai phạm nghiêm trọng có thể bị chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu trốn thuế theo Bộ luật Hình sự.
Không chỉ tổn thất tài chính, doanh nghiệp còn bị ảnh hưởng uy tín, mất niềm tin với đối tác và khó khăn trong việc vay vốn, đấu thầu, hay tham gia dự án Nhà nước.
Cách khắc phục sai sót trong hồ sơ thuế
Để tránh những rủi ro không đáng có, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra hồ sơ thuế trước khi nộp và thực hiện các bước khắc phục như sau:
-
Bước 1: Đối chiếu toàn bộ chứng từ và sổ sách
Kiểm tra lại hóa đơn đầu ra, đầu vào, bảng lương, chi phí khấu hao, các khoản chi được trừ… đảm bảo đúng quy định và trùng khớp với báo cáo tài chính.
-
Bước 2: Sử dụng công cụ kê khai điện tử chuẩn
Nên dùng phần mềm kê khai được Tổng cục Thuế chứng nhận, giúp hạn chế lỗi định dạng, đảm bảo dữ liệu chính xác và có thể kiểm tra trước khi gửi.
-
Bước 3: Nộp hồ sơ điều chỉnh khi phát hiện sai sót
Theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có quyền nộp tờ khai bổ sung, điều chỉnh trong vòng 10 năm kể từ ngày phát hiện sai sót. Tuy nhiên, nếu phát hiện sớm và chủ động khai bổ sung, mức phạt sẽ nhẹ hơn nhiều so với khi bị thanh tra phát hiện.
-
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ cẩn thận
Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ, chứng từ thuế ít nhất 10 năm, đảm bảo sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra.
>>> Xem thêm: Dịch vụ Kế Toán trọn gói tại An Khang
Kinh nghiệm lập hồ sơ thuế đúng quy định
Từ kinh nghiệm thực tế khi cung cấp dịch vụ làm báo cáo thuế, Luật và Kế toán An Khang tổng hợp một số lời khuyên giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót:
- Lập kế hoạch thuế ngay từ đầu năm tài chính.
- Phân loại rõ các khoản chi phí hợp lý – không hợp lý.
- Đối chiếu định kỳ giữa kế toán nội bộ và dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Thực hiện kiểm toán nội bộ hoặc nhờ chuyên gia rà soát hồ sơ trước kỳ quyết toán.
- Sử dụng dịch vụ làm báo cáo thuế chuyên nghiệp để được hỗ trợ tư vấn, cập nhật kịp thời quy định mới.
Việc thuê đơn vị chuyên nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch, tránh rủi ro phạt nặng về sau.
Dịch vụ làm báo cáo thuế – giải pháp an toàn cho doanh nghiệp
Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã chọn giải pháp thuê dịch vụ làm báo cáo thuế tại các công ty uy tín như Luật và Kế toán An Khang để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời tiết kiệm chi phí nhân sự.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp:
- Được chuyên viên thuế và kế toán theo dõi, cập nhật kịp thời thay đổi chính sách thuế.
- Hồ sơ được rà soát kỹ lưỡng trước khi nộp.
- Giảm thiểu nguy cơ bị phạt do sai sót hoặc nộp chậm.
- Doanh nghiệp có thời gian tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Đây là lựa chọn thông minh, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp mới thành lập chưa có bộ phận kế toán nội bộ mạnh.
Kết luận
Chuẩn bị hồ sơ thuế doanh nghiệp tưởng dễ mà khó- chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp chịu tổn thất lớn. Việc hiểu rõ sai lầm khi chuẩn bị hồ sơ thuế và biết cách khắc phục sai sót trong hồ sơ thuế là bước quan trọng để duy trì uy tín, tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro tài chính không đáng có.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc kê khai, quyết toán hoặc kiểm tra hồ sơ thuế, đừng chần chừ. Hãy liên hệ Hotline: 0936 149 833 để được Luật và Kế toán An Khang tư vấn chi tiết, hỗ trợ trọn gói dịch vụ làm báo cáo thuế nhanh chóng – chính xác – đúng luật.
