Cắt giảm chi phí là cần, nhưng báo giá dịch vụ kế toán giá rẻ khác nhau không phải do “ai rẻ hơn” mà do khối lượng nghĩa vụ pháp lý phải gánh. Chỉ cần một tờ khai trễ hoặc hóa đơn lập sai thời điểm, DN sẽ chịu phạt và tiền chậm nộp biến “rẻ” thành “đắt”. Bài viết này của Luật An Khang phân tích yếu tố cấu thành giá gắn với báo cáo thuế, viện dẫn văn bản pháp luật mới nhất, giúp bạn chọn gói phù hợp có chi phí tối ưu, đúng hạn, đúng luật.
Khối lượng báo cáo thuế: biến số lớn nhất định giá dịch vụ kế toán giá rẻ
Giá dịch vụ kế toán giá rẻ phụ thuộc trực tiếp vào kỳ kê khai (tháng/quý/lần phát sinh), số sắc thuế (VAT/TNDN/TNCN…), mốc hạn nộp hồ sơ và tiền thuế. Khung pháp lý xác lập tại Luật Quản lý thuế 2019; chi tiết thời hạn, đối tượng khai theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi NĐ 91/2022/NĐ-CP) và hướng dẫn nghiệp vụ tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. DN kê khai tháng với số lượng hóa đơn lớn dĩ nhiên tốn nhiều giờ công hơn DN kê khai quý, đây là chi phí thực trong báo giá.
Gợi ý chốt hợp đồng dịch vụ kế toán giá rẻ: chèn lịch hạn nộp cố định; định nghĩa rõ phạm vi (tờ khai tháng/quý, quyết toán năm, tờ khai vãng lai…); quy định phụ phí khi phát sinh kê khai theo từng lần ngoài lịch.
Xem thêm: Dịch Vụ Kế Toán Giá Rẻ: Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết
Hóa đơn điện tử: “xương sống” khiến giá dịch vụ kế toán giá rẻ dao động
Khối lượng xử lý hóa đơn (số lượng/tháng, loại hóa đơn, nghiệp vụ điều chỉnh) và yêu cầu tuân thủ ảnh hưởng trực tiếp đến giá. Về pháp lý, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nền tảng về hóa đơn, chứng từ; từ 2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của NĐ 123; Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về mẫu – ký hiệu – thời điểm lập – truyền dữ liệu – xử lý sai sót. Nhà cung cấp phải đầu tư hệ thống – quy trình – nhân sự để đáp ứng, nên khối lượng HĐĐT càng lớn, giá càng tăng.
Điểm kỹ thuật ảnh hưởng phí:
- Tỷ lệ hóa đơn cần điều chỉnh (sai thuế suất, sai mã hàng…).
- Yêu cầu đối soát dữ liệu HĐĐT ↔ sổ kế toán ↔ sổ thuế trước khi nộp tờ khai.
- Kết nối phần mềm HĐĐT hiện hữu của DN (mapping chỉ tiêu → công tích hợp).
Tư cách pháp lý nhà cung cấp dịch vụ kế toán giá rẻ: chi phí để “rẻ mà an toàn”
Để thay mặt DN làm thủ tục thuế, đại lý thuế phải đáp ứng điều kiện về nhân sự, cập nhật kiến thức, đăng ký với Cục Thuế theo Thông tư 10/2021/TT-BTC. Tư cách này cho phép nhận ủy quyền đăng ký, khai, nộp, quyết toán… theo Luật Quản lý thuế 2019. Một đơn vị “rẻ” nhưng không phải đại lý thuế/không đủ điều kiện thường cắt giảm khâu kiểm soát, dễ dẫn tới rủi ro phạt (chi phí mà rốt cuộc DN phải chịu).
Thực hành khuyến nghị: yêu cầu cung cấp giấy xác nhận đủ điều kiện; kiểm tra danh sách công khai đại lý thuế/nhân viên hành nghề trên cổng Tổng cục Thuế trước khi ký.
Chế tài – tiền chậm nộp: rủi ro pháp lý được “định giá” vào hợp đồng dịch vụ kế toán giá rẻ
Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định khung xử phạt hành chính về thuế & hóa đơn; Luật Quản lý thuế 2019 quy định tiền chậm nộp (0,03%/ngày tính trên số thuế chậm). Các nhà cung cấp chuyên nghiệp sẽ tính vào phí phần rủi ro nghiệp vụ (SLA, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, nhân sự dự phòng), còn báo giá “cực rẻ” thường không dự phòng rủi ro, và khi phát sinh phạt/tiền chậm nộp, DN dễ phải tự gánh.
Điều khoản nên có: SLA “100% tờ khai đúng hạn”, bồi thường khi làm phát sinh phạt/tiền chậm nộp; dẫn chiếu cụ thể NĐ 125/2020 trong hợp đồng dịch vụ kế toán giá rẻ.
Chế độ kế toán & lưu trữ chứng từ: chi phí tuân thủ bắt buộc
Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định tổ chức chứng từ, sổ sách và thời hạn lưu trữ; tùy quy mô, DN áp dụng TT 132/2018 (siêu nhỏ), TT 133/2016 (nhỏ và vừa), hoặc TT 200/2014. Với đơn vị nhiều chứng từ gốc, nhiều khoản mục phức tạp, khối lượng hạch toán – đối chiếu – lưu trữ tăng, làm giá dịch vụ kế toán giá rẻ tăng theo. Nếu bỏ qua lưu trữ/ghi nhận đúng chuẩn, rủi ro bị loại chi phí và xử phạt lĩnh vực kế toán (NĐ 41/2018).
Thực tế định giá: phí thường tính theo size bộ chứng từ/tháng + yêu cầu lập BCTC, thuyết minh, bảng phân bổ, hồ sơ TSCĐ, hợp đồng – phụ lục cần lưu.
Bảo mật dữ liệu kế toán thuế: nghĩa vụ pháp lý làm tăng chi phí vận hành
Dữ liệu lương, MST cá nhân, hợp đồng… đều là dữ liệu cá nhân. Nghị định 13/2023/NĐ-CP yêu cầu có căn cứ xử lý hợp pháp, biện pháp kỹ thuật, phân quyền truy cập, nhật ký xử lý, thông báo sự cố. Nhà cung cấp nghiêm túc phải đầu tư hạ tầng bảo mật, quy trình PII, đào tạo nhân sự, những thứ hiển nhiên tính vào giá.
Điều khoản nên có: Phụ lục Bảo vệ dữ liệu cá nhân (mục đích, phạm vi, thời hạn, biện pháp, xử lý khi chấm dứt)
Các biến số khác khiến dịch vụ kế toán giá rẻ chênh lệch giá
- Ngành nghề/đặc thù rủi ro thuế (TMĐT, xây lắp, xuất nhập khẩu…).
- Hỗ trợ làm việc với đoàn kiểm tra, thanh tra thuế (phí on-site, soạn giải trình).
- Tích hợp phần mềm (ERP, POS, HĐĐT): chi phí kết nối/chuẩn hóa dữ liệu.
- Cam kết báo cáo quản trị (ngoài báo cáo thuế): tăng công phân tích.
- Mức độ ủy quyền (ký số, nộp thay, giải trình thay): yêu cầu đại lý thuế đủ điều kiện.
Cấu trúc báo giá gợi ý: gắn chặt báo cáo thuế và căn cứ pháp lý
Nhóm phí cố định (mặc định theo tháng/quý)
- Báo cáo thuế: lập & nộp VAT/TNDN/TNCN đúng hạn theo NĐ 126/2020, TT 80/2021.
- Hóa đơn điện tử: kiểm tra thời điểm lập, mẫu/ký hiệu, truyền dữ liệu theo NĐ 123/2020, NĐ 70/2025, TT 32/2025.
- Sổ sách kế toán: ghi sổ, đối chiếu, lập BCTC theo Luật Kế toán 2015, NĐ 174/2016.
Nhóm phí biến đổi (tùy khối lượng/độ phức tạp)
- Số lượng hóa đơn/tháng; số chứng từ nhập liệu.
- Tỷ lệ hóa đơn điều chỉnh; số lần lập biên bản xử lý sai sót.
- Làm việc với cơ quan thuế: tiếp đoàn kiểm tra, soạn giải trình (căn cứ NĐ 125/2020 về rủi ro phạt.)
- Yêu cầu an ninh dữ liệu: mã hóa, nhật ký truy cập, sandbox (căn cứ NĐ 13/2023.)
Điều khoản rủi ro – bồi thường
Ghi nhận SLA 100% đúng hạn; nếu chậm gây tiền chậm nộp hoặc phạt theo NĐ 125/2020, nhà cung cấp dịch vụ kế toán giá rẻ bồi thường tương ứng phần lỗi nghiệp vụ; kèm quy trình khắc phục sai sót hóa đơn theo TT 32/2025.
Checklist 8 điểm: chọn dịch vụ kế toán giá rẻ mà vẫn chuẩn luật
- Xác minh tư cách (đại lý thuế/nhân sự hành nghề) theo TT 10/2021 và tra cứu công khai trên cổng Tổng cục Thuế.
- Ràng buộc hóa đơn điện tử: viện dẫn NĐ 123/2020 – NĐ 70/2025 – TT 32/2025 trong hợp đồng.
- Lịch báo cáo thuế: chốt kỳ theo NĐ 126/2020 và TT 80/2021.
- Điều khoản bồi thường: căn cứ NĐ 125/2020; nêu rõ cách xác định tiền chậm nộp theo LQLT 2019.
- Chế độ kế toán & lưu trữ: áp dụng đúng TT 132/133/200; thời hạn lưu theo NĐ 174/2016.
- Bảo mật dữ liệu: phụ lục NĐ 13/2023 (mục đích, phạm vi, biện pháp, thông báo sự cố).
- Bảng quy đổi phí theo số hóa đơn/chứng từ & nghiệp vụ điều chỉnh; minh bạch phụ phí phát sinh.
- Báo cáo định kỳ: log trễ hạn, tỷ lệ sai sót hóa đơn, biên nhận nộp thuế.
Tình huống minh họa: tối ưu “giá” mà không đánh đổi tuân thủ
Bối cảnh: DN thương mại 400 HĐĐT/tháng, kê khai VAT theo tháng.
Thiết kế dịch vụ:
- Chuẩn hóa HĐĐT theo TT 32/2025 (mẫu/ký hiệu; check thời điểm lập theo từng nghiệp vụ).
- Lịch báo cáo thuế theo NĐ 126/2020: khóa sổ nội bộ ngày 03, đối soát hóa đơn, sổ kế toán, sổ thuế ngày 05, duyệt ký số ngày 08–10, nộp trước hạn 1–2 ngày.
- Hợp đồng quy định SLA 100% đúng hạn; nếu phát sinh phạt/tiền chậm nộp theo NĐ 125/2020 thì nhà cung cấp bồi thường phần lỗi nghiệp vụ; phụ lục PDP (NĐ 13/2023) về bảo mật.
Kết luận
Giá dịch vụ kế toán giá rẻ không chỉ là “một con số”, mà phản chiếu khối lượng nghĩa vụ pháp lý bạn cần được đảm bảo: từ báo cáo thuế đúng kỳ (LQLT 2019, NĐ 126/2020, TT 80/2021) đến hóa đơn điện tử chuẩn ( NĐ 123/2020 – NĐ 70/2025 – TT 32/2025 ), cùng lưu trữ – chế tài – bảo mật (Luật Kế toán 2015, NĐ 174/2016, NĐ 125/2020, NĐ 13/2023). Chọn “rẻ” nhưng đúng luật bằng checklist ở trên, và ràng buộc SLA – bồi thường rõ ràng. Nếu bạn đang tìm một đối tác uy tín, Luật và Kế toán An Khang luôn sẵn sàng đồng hành, cung cấp giải pháp toàn diện và an toàn. Liên hệ ngay 0936 149 833 để được tư vấn chi tiết và bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp bạn.
