Doanh nghiệp mới thành lập thường lúng túng khi bắt đầu thực hiện kê khai thuế TNCN (thuế thu nhập cá nhân) cho người lao động. Nhiều kế toán viên thậm chí chưa biết bắt đầu từ đâu, tải phần mềm nào, hay làm sao để nộp tờ khai đúng hạn và không bị phạt. Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt quản lý hồ sơ điện tử, việc thành thạo kê khai thuế TNCN trên phần mềm HTKK là yêu cầu bắt buộc. Hãy cùng Luật và Kế toán An Khang tìm hiểu hướng dẫn kê khai thuế TNCN chi tiết, kèm căn cứ pháp lý và các lỗi thường gặp để tránh sai sót không đáng có.
Quy định và điều kiện kê khai thuế TNCN
Theo Điều 24 Luật Quản lý thuế 2019, mọi tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ và kê khai thuế TNCN trước khi chi trả cho người lao động. Như vậy, doanh nghiệp mới thành lập dù chưa có doanh thu vẫn phải thực hiện kê khai thuế nếu có nhân sự hoặc phát sinh chi trả tiền công, tiền lương.
Ai phải kê khai thuế TNCN?
Căn cứ Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, đối tượng chịu thuế TNCN gồm:
- Người lao động có hợp đồng từ 03 tháng trở lên.
- Người lao động thời vụ, không hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 03 tháng.
- Cá nhân nhận thù lao, hoa hồng, chi phí dịch vụ hoặc thu nhập thuê ngoài.
Trước khi kê khai, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Mã số thuế doanh nghiệp và mã số thuế cá nhân của người lao động.
- Chứng thư số (USB Token) đã đăng ký với cơ quan thuế.
- Internet ổn định để kết nối với Cổng Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn).
Doanh nghiệp phải đăng ký mã số thuế cho nhân viên trước khi nộp tờ khai khấu trừ. Nếu chưa đăng ký, HTKK sẽ báo lỗi “Không tìm thấy mã số thuế cá nhân”.
Xem thêm: Kê khai thuế GTGT hàng tháng, hàng quý
Hướng dẫn chi tiết cách kê khai thuế TNCN trên phần mềm HTKK
Phần mềm HTKK do Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí, giúp kế toán lập và gửi tờ khai nhanh chóng, chính xác. Phiên bản mới nhất luôn được cập nhật tại www.gdt.gov.vn.
Các biểu mẫu kê khai phổ biến gồm:
- 05/KK-TNCN: Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc quý.
- 05/QTT-TNCN: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm.
- 05-1BK-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân có thu nhập.
Các bước thực hiện kê khai thuế TNCN trên HTKK:
Bước 1: Mở phần mềm HTKK → chọn “Thuế TNCN” → chọn mẫu tờ khai phù hợp (05/KK-TNCN hoặc 05/QTT-TNCN).
Bước 2: Chọn kỳ tính thuế (tháng/quý/năm) → nhập thông tin doanh nghiệp và người nộp thuế.
Bước 3: Nhập chi tiết thu nhập, số thuế đã khấu trừ, mã số thuế cá nhân.
Bước 4: Kiểm tra lỗi dữ liệu → kết xuất file XML.
Bước 5: Đăng nhập Cổng Thuế điện tử → chọn chức năng “Nộp tờ khai” → tải lên file XML → ký điện tử bằng chữ ký số → gửi hồ sơ.
Bước 6: Kiểm tra trạng thái xử lý hồ sơ. Nếu hệ thống báo “Hồ sơ đã chấp nhận”, nghĩa là kê khai đã hoàn tất.
Các lỗi thường gặp:
- Sai định dạng XML → do dùng phiên bản HTKK cũ.
- “Không tìm thấy MST cá nhân” → chưa đăng ký mã số thuế hoặc sai cú pháp.
- Lỗi chữ ký số → kiểm tra driver hoặc cập nhật Java.
- Hồ sơ bị từ chối → mở file thông báo để đọc nguyên nhân chi tiết.
Xem thêm: Kê khai thuế điện tử eTax – Hướng dẫn chi tiết và căn cứ pháp lý
Thời hạn kê khai và nộp thuế TNCN
Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thời hạn kê khai thuế TNCN được chia làm hai loại:
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.
Doanh nghiệp có tổng doanh thu dưới 50 tỷ đồng/năm được quyền kê khai theo quý.
Về quyết toán thuế TNCN, căn cứ Điều 21 Thông tư 80/2021/TT-BTC, hạn cuối là ngày 31/3 năm sau liền kề.
Nếu kê khai sai hoặc nộp chậm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt từ 2.000.000 – 25.000.000 đồng tùy lỗi vi phạm.
Sau khi nộp tờ khai, doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng hồ sơ và in thông báo chấp nhận ngay trên Cổng Thuế điện tử, mục “Tra cứu – Kết quả xử lý hồ sơ khai thuế”.
Xem thêm: Hướng dẫn kê khai thuế lần đầu cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh
Các lỗi phổ biến và cách khắc phục khi kê khai trên HTKK
Trong thực tế, kế toán thường gặp nhiều lỗi kỹ thuật khi kê khai thuế qua HTKK. Một số lỗi thường gặp bao gồm:
- Không mở được phần mềm HTKK:
→ Do máy chưa cập nhật phiên bản mới. Giải pháp: Gỡ bản cũ, tải lại bản mới nhất từ trang Tổng cục Thuế.
- Không ký điện tử được:
→ Do lỗi driver hoặc chưa cài Java. Giải pháp: Cài lại Java 8 Update mới nhất, kiểm tra chứng thư số còn hạn không.
- Sai mã số thuế cá nhân:
→ Cần đối chiếu lại trên trang https://tracuunnt.gdt.gov.vn trước khi nhập vào HTKK.
- Tờ khai bị từ chối:
→ Đọc kỹ thông báo lỗi. Nếu lỗi “Dữ liệu trùng”, cần xóa tờ khai cũ và gửi lại bản mới.
- Không gửi được file XML:
→ Nguyên nhân do đặt tên file có ký tự đặc biệt hoặc mạng không ổn định. Hãy đổi tên file và gửi lại.
Lưu ý: Sau khi hoàn thành, nên lưu trữ bản sao tờ khai, file XML và biên nhận điện tử để phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế sau này.
Xem thêm: 07 lưu ý quan trọng khi hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai
Căn cứ pháp lý và các biểu mẫu liên quan
Việc kê khai thuế TNCN trên phần mềm HTKK được điều chỉnh bởi hệ thống pháp luật sau:
- Luật Thuế Thu nhập cá nhân 2007 (được sửa đổi, bổ sung năm 2012 và 2014).
- Luật Quản lý thuế 2019.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP – hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế.
- Thông tư 111/2013/TT-BTC – hướng dẫn chi tiết về thu nhập chịu thuế và khấu trừ.
- Thông tư 80/2021/TT-BTC – quy định về kê khai, nộp và quyết toán thuế điện tử.
Các biểu mẫu áp dụng trong HTKK:
- 05/KK-TNCN: Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- 05/QTT-TNCN: Tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm.
- 05-1BK-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân có thu nhập.
Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật phiên bản mới của HTKK để đảm bảo biểu mẫu đúng theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, tránh lỗi nộp tờ khai.
Xem thêm: Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai 2025
Kết luận
Trong thời đại chuyển đổi số, kê khai thuế TNCN trên phần mềm HTKK không chỉ là nghĩa vụ mà còn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu quy trình kế toán – thuế. Một sai sót nhỏ trong tờ khai có thể dẫn đến phạt nặng, ảnh hưởng đến uy tín và dòng tiền của doanh nghiệp.
Nếu bạn là doanh nghiệp mới thành lập, chưa quen thao tác HTKK hoặc muốn đảm bảo kê khai – nộp thuế đúng hạn, hãy liên hệ ngay Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833 để được tư vấn – hỗ trợ kê khai thuế chuyên nghiệp, nhanh chóng và an toàn nhất.
