Trên thực tế, không ít cá nhân, tổ chức vẫn còn băn khoăn về: hóa đơn đỏ là gì, khi nào phải xuất, cách viết hóa đơn đỏ hợp lệ ra sao và mức xử phạt khi lập sai quy định như thế nào.
Trong bài viết dưới đây, Luật An Khang sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết và toàn diện về khái niệm, mục đích, nguyên tắc – quy định xuất hóa đơn đỏ, đồng thời hướng dẫn cách viết hóa đơn đỏ hợp lệ và cập nhật các mức xử phạt khi xuất hóa đơn đỏ sai quy định theo pháp luật hiện hành
Hóa đơn đỏ là gì?
Trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, hóa đơn đỏ (còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng – hóa đơn GTGT, VAT invoice) là một trong những chứng từ quan trọng nhất. Đây không chỉ là căn cứ pháp lý để người mua và người bán hạch toán chi phí, kê khai thuế, mà còn là cơ sở để Cơ quan Thuế (CQT) quản lý nghĩa vụ thuế đối với doanh nghiệp và cá nhân.
Theo quy định, hóa đơn đỏ được thể hiện dưới hai hình thức chính:
- Hóa đơn đỏ giấy: Do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.
- Hóa đơn đỏ điện tử: Được lập, ký số, phát hành và lưu trữ theo phương thức điện tử, đảm bảo quản lý bằng hệ thống công nghệ thông tin.
Việc sử dụng hóa đơn đỏ là bắt buộc trong hầu hết các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.
Mục đích của việc xuất hóa đơn đỏ
Việc xuất hóa đơn đỏ không chỉ để “cho đủ thủ tục”, mà còn có ý nghĩa đặc biệt trong hệ thống kế toán – thuế. Cụ thể:
- Đối với người mua hàng hóa, dịch vụ: Là căn cứ để xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hoặc số tiền thuế cần nộp.
- Đối với người bán: Là cơ sở ghi nhận doanh thu, hạch toán chi phí, và xác định nghĩa vụ nộp thuế GTGT đầu ra cho Nhà nước.
- Đối với cơ quan thuế: Là công cụ quản lý thuế, kiểm soát dòng tiền, ngăn chặn gian lận thương mại.
- Trong hoàn thuế GTGT: Hóa đơn đỏ là tài liệu bắt buộc để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của khoản hoàn thuế.
Hóa đơn đỏ hợp lệ theo quy định pháp luật
Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn đỏ hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các nội dung:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
- Thông tin bên bán và bên mua: tên, địa chỉ, mã số thuế chính xác.
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ: đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (ghi bằng số và chữ).
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
- Chữ ký số, chữ ký người bán và người mua (nếu có).
- Dấu doanh nghiệp (đối với hóa đơn giấy).
Nếu thiếu một trong các yếu tố trên, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ và không được sử dụng để kê khai, khấu trừ hay hoàn thuế.
Nguyên tắc và quy định xuất hóa đơn đỏ
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xuất hóa đơn đỏ phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
Đối tượng phải xuất hóa đơn:
- Mọi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (có phát sinh doanh thu) đều phải lập hóa đơn đỏ.
- Với giao dịch có giá trị từ 000 đồng trở lên, người bán phải xuất hóa đơn và người mua phải trả thêm 10% thuế GTGT.
Thời điểm lập hóa đơn:
- Đối với hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
- Đối với dịch vụ: Thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần: Xuất hóa đơn tại từng lần bàn giao.
Xem thêm: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm phát sinh thuế GTGT: Quy định mới đáng chú ý
Nguyên tắc lập hóa đơn:
- Nội dung phải phản ánh đúng bản chất giao dịch.
- Chỉ sử dụng hóa đơn đã đăng ký hoặc được cơ quan thuế chấp thuận.
- Ghi đúng thuế suất GTGT (kể cả trường hợp được giảm thuế theo chính sách ưu đãi).
- Với hóa đơn điện tử: thông tin phải chính xác, đầy đủ và có chữ ký số hợp lệ.
Cách viết hóa đơn đỏ hợp lệ
Đây là vấn đề thường được nhiều kế toán, chủ doanh nghiệp quan tâm. Để hóa đơn đỏ có giá trị pháp lý, khi lập cần tuân thủ:
- Ghi chép liên tục, không ngắt quãng, không viết chồng chéo.
- Không được tẩy xóa, sửa chữa. Phải dùng cùng một loại mực.
- Thông tin người mua phải chính xác (tên, địa chỉ, MST).
- Viết đồng thời 3 liên (đỏ – xanh – tím), đảm bảo nội dung thống nhất.
- Số hóa đơn phải liên tục từ nhỏ đến lớn, không bỏ trống hoặc nhảy số.
- Ngày lập hóa đơn phải khớp với ngày phát sinh giao dịch hoặc ngày bàn giao dịch vụ/hàng hóa.
- Hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản) cần thể hiện rõ.
Việc ghi hóa đơn đúng cách sẽ giúp tránh bị cơ quan thuế bác bỏ khi quyết toán hoặc khấu trừ.
Xử phạt khi xuất hóa đơn đỏ sai quy định
Căn cứ Điều 17 và Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm và mức xử phạt gồm:
- Không xuất hóa đơn để trốn thuế:
- Phạt từ 01 đến 03 lần số tiền trốn thuế.
- Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (tội trốn thuế).
- Không lập hóa đơn:
- Phạt từ 500.000 – 1.000.000 đồng: không lập hóa đơn tổng hợp hoặc đối với hàng hóa dùng để khuyến mại, cho, biếu, tặng…
- Phạt từ 10 – 20 triệu đồng: không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ.
- Xuất hóa đơn không đúng thời điểm:
- Phạt từ 3 – 8 triệu đồng (Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
- Sử dụng hóa đơn không hợp pháp:
- Phạt từ 20 – 50 triệu đồng, đồng thời bị thu hồi hóa đơn và truy thu thuế.
Như vậy, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý khi lập và quản lý hóa đơn đỏ để tránh thiệt hại kinh tế và rủi ro pháp lý.
Hóa đơn đỏ và hóa đơn xanh khác nhau như thế nào?
Trong thực tế, nhiều người thường nhầm lẫn giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn xanh.
- Liên đỏ: Lưu tại bên mua, dùng để hạch toán chi phí và kê khai thuế GTGT đầu vào.
- Liên xanh/tím: Lưu tại bên bán, dùng để kê khai thuế GTGT đầu ra và báo cáo với cơ quan thuế.
Như vậy, hóa đơn đỏ không chỉ là một màu giấy, mà còn thể hiện trách nhiệm thuế của cả hai bên trong giao dịch.
Doanh nghiệp cần làm gì để quản lý hóa đơn đỏ hợp pháp?
Qua phân tích trên, có thể khẳng định rằng hóa đơn đỏ là chứng từ kế toán – thuế bắt buộc trong kinh doanh. Doanh nghiệp và cá nhân cần:
- Nắm rõ nguyên tắc và quy định xuất hóa đơn đỏ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thực hiện đúng cách viết hóa đơn đỏ hợp lệ, tránh sai sót về hình thức và nội dung.
- Tuân thủ quy định pháp luật, tránh các mức xử phạt nặng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để tối ưu quản lý, giảm rủi ro thất lạc, đảm bảo an toàn dữ liệu.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc triển khai, xuất, quản lý và xử lý tình huống về hóa đơn đỏ, hãy liên hệ Luật An Khang để được tư vấn chi tiết. Với đội ngũ luật sư và chuyên gia thuế nhiều kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp pháp lý – kế toán minh bạch, an toàn và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
