Hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) là quyền lợi hợp pháp nhưng cũng là “bài toán đau đầu” đối với nhiều doanh nghiệp. Chỉ cần sai sót nhỏ trong hồ sơ hay thủ tục, doanh nghiệp có thể mất cơ hội hoàn thuế, thậm chí bị cơ quan thuế kiểm tra toàn diện. Không ít chủ doanh nghiệp rơi vào cảnh vốn bị “đóng băng”, dòng tiền đình trệ chỉ vì hồ sơ hoàn thuế kéo dài. Bài viết này của Luật và Kế toán An Khang sẽ phân tích 6 vấn đề quan trọng nhất khi doanh nghiệp tìm đến dịch vụ hỗ trợ hoàn thuế GTGT từ công ty TNHH dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.
Điều kiện để được hoàn thuế GTGT
Không phải mọi doanh nghiệp đều thuộc đối tượng được hoàn thuế GTGT. Hiểu đúng điều kiện là bước đầu tiên để tránh mất thời gian chuẩn bị hồ sơ mà vẫn bị từ chối.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Thuế GTGT 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025) tiếp tục quy định các trường hợp hoàn thuế, bao gồm: doanh nghiệp có hàng hóa xuất khẩu, dự án đầu tư mới, hoặc thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết sau 12 tháng.
- Thông tư 219/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi như Thông tư 130/2016/TT-BTC làm rõ thêm các điều kiện chi tiết.
- Nỗi lo phổ biến: Nhiều doanh nghiệp chưa nắm rõ điều kiện, nộp hồ sơ nhưng bị trả lại, dẫn đến vốn bị “giam” lâu ngày.
Xác định đúng điều kiện hoàn thuế GTGT chính là chìa khóa để doanh nghiệp chủ động tài chính và tránh lãng phí nguồn lực.
Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp may mặc tại Bình Dương xuất khẩu lô hàng lớn sang EU, số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ lên tới 1,5 tỷ đồng. Nhờ đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, doanh nghiệp được hoàn thuế trong vòng 35 ngày. Trường hợp này cho thấy việc xác định đúng điều kiện ngay từ đầu giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.
Xem thêm: Sự khác biệt giữa báo cáo thuế quý và báo cáo thuế năm
Hồ sơ, chứng từ cần thiết để hoàn thuế
Hồ sơ hoàn thuế GTGT thường được ví như “tấm vé thông hành” quyết định doanh nghiệp có nhận lại được khoản tiền đã nộp hay không. Sai sót trong hồ sơ sẽ khiến quy trình kéo dài vô tận.
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết hồ sơ hoàn thuế, bao gồm: tờ khai thuế, bảng kê hóa đơn, hợp đồng xuất khẩu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, chứng từ nhập khẩu, bảng đối chiếu công nợ.
- Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 60) quy định rõ hồ sơ phải đầy đủ, hợp lệ thì mới được tiếp nhận.
Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp logistics tại Hải Phòng nộp hồ sơ hoàn thuế nhưng thiếu chứng từ thanh toán qua ngân hàng cho một hợp đồng xuất khẩu. Hậu quả là cơ quan thuế yêu cầu bổ sung, kéo dài thêm 25 ngày xử lý. Nếu có đơn vị kế toán thuế chuyên nghiệp kiểm tra từ đầu, lỗi này đã không xảy ra.
Một bộ hồ sơ hoàn thuế chính xác, đầy đủ là điều kiện tiên quyết để rút ngắn thời gian và tăng khả năng được cơ quan thuế chấp thuận ngay từ lần nộp đầu tiên.
Xem thêm: Kế Toán Thuế: Cẩm nang toàn diện trong kế toán thuế
Quy trình và thời gian hoàn thuế
Nhiều doanh nghiệp lo lắng không biết phải nộp hồ sơ ở đâu, quy trình ra sao, và bao lâu mới được hoàn thuế. Việc thiếu thông tin khiến họ mất chủ động trong kế hoạch tài chính.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 75) quy định thời hạn giải quyết hoàn thuế là 06 ngày đối với hồ sơ hoàn thuế trước – kiểm tra sau, và tối đa 40 ngày với hồ sơ kiểm tra trước – hoàn thuế sau.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể quy trình tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
Ví dụ thực tế: Một công ty thủy sản tại Cần Thơ xin hoàn thuế 3 tỷ đồng. Do có rủi ro về chứng từ, hồ sơ của họ bị xếp vào diện “kiểm tra trước – hoàn thuế sau”, kéo dài 38 ngày mới nhận được tiền hoàn. Nếu không nắm rõ quy trình, doanh nghiệp có thể lầm tưởng bị “ngâm” hồ sơ.
Xem thêm: Kê khai và nộp thuế GTGT: Hướng dẫn A-Z từ chuyên gia
Nguy cơ bị kiểm tra, thanh tra thuế
Một trong những nỗi sợ lớn nhất của doanh nghiệp khi nộp hồ sơ hoàn thuế là bị cơ quan thuế “soi” toàn diện, dẫn đến thanh tra, kiểm tra sâu.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 77) cho phép cơ quan thuế tiến hành kiểm tra trước hoặc sau hoàn thuế để đảm bảo tính chính xác.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm khi phát hiện gian lận, kê khai sai trong hồ sơ hoàn thuế.
Ví dụ thực tế: Một công ty xuất khẩu gỗ tại Gia Lai bị thanh tra thuế kéo dài 3 tháng chỉ vì cơ quan thuế nghi ngờ hóa đơn đầu vào không hợp lệ. Nhờ có công ty dịch vụ kế toán đồng hành, họ cung cấp đầy đủ hồ sơ, giải trình minh bạch và được hoàn thuế đầy đủ.
Giải pháp từ dịch vụ
- Đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cơ quan thuế.
- Chuẩn bị hồ sơ giải trình, đối chiếu chứng từ.
- Giảm thiểu rủi ro bị quy kết sai phạm.
Có đơn vị kế toán thuế chuyên nghiệp đồng hành giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi đối diện với các cuộc kiểm tra, thanh tra từ cơ quan thuế.
Xem thêm: Mẫu sổ sách kế toán theo chuẩn VAS
Chi phí dịch vụ hỗ trợ hoàn thuế
Bên cạnh pháp lý và thủ tục, chi phí dịch vụ cũng là điều khiến nhiều doanh nghiệp đắn đo. Họ muốn biết liệu mức phí có minh bạch, trọn gói và tương xứng với hiệu quả mang lại không.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Giá 2012 (Điều 12) quy định tổ chức cung cấp dịch vụ phải niêm yết và minh bạch giá cả.
- Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự do lựa chọn đơn vị dịch vụ phù hợp với nhu cầu và khả năng chi trả.
Thực tế: Một công ty thương mại ở Hà Nội từng tự làm hồ sơ để tiết kiệm chi phí, nhưng bị trả hồ sơ nhiều lần, dẫn đến thiệt hại vốn lưu động. Sau khi thuê dịch vụ kế toán với chi phí 20 triệu đồng, họ được hoàn 1,2 tỷ đồng chỉ sau 25 ngày. Rõ ràng, chi phí dịch vụ thấp hơn nhiều so với rủi ro khi tự làm.
Xem thêm: Báo Cáo Thuế Hóa Đơn: Quy Định và Cách Thực Hiện Đúng Pháp Luật
Cam kết bảo mật và uy tín
Trong quá trình hoàn thuế, doanh nghiệp phải cung cấp toàn bộ chứng từ, hợp đồng, báo cáo tài chính. Đây đều là dữ liệu nhạy cảm, đòi hỏi sự bảo mật tuyệt đối.
Căn cứ pháp lý:
- Luật An toàn thông tin mạng 2015 quy định về bảo vệ dữ liệu kinh doanh.
- Điều 41 Luật Kế toán 2015 yêu cầu lưu trữ và bảo mật chứng từ kế toán.
Ví dụ thực tế: Một công ty xuất khẩu tại TP.HCM từng bị lộ hợp đồng khách hàng vì thuê cá nhân làm hồ sơ hoàn thuế. Sự cố này khiến đối thủ tiếp cận thông tin kinh doanh, gây thiệt hại lớn.
Lựa chọn công ty dịch vụ kế toán uy tín đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bảo vệ được “tài sản vô hình” quan trọng nhất: dữ liệu và niềm tin của đối tác.
Kết luận
Hoàn thuế GTGT là quyền lợi nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không nắm chắc pháp luật và quy trình. Từ điều kiện hoàn thuế, hồ sơ chứng từ, quy trình xử lý, đến chi phí và bảo mật – tất cả đều đòi hỏi sự chuyên nghiệp và cẩn trọng.
Để tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo dòng tiền lưu thông, doanh nghiệp nên lựa chọn một đối tác uy tín đồng hành. Hãy liên hệ ngay Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói dịch vụ hoàn thuế GTGT.
