Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng, đặc biệt đối với doanh nghiệp xuất khẩu hoặc triển khai dự án đầu tư, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế GTGT là điều kiện then chốt để được cơ quan thuế chấp thuận hoàn thuế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp tình trạng hồ sơ bị trả lại do thiếu giấy tờ hoặc không đáp ứng điều kiện pháp lý. Để tránh rủi ro này, Luật và Kế toán An Khang sẽ giúp bạn nắm rõ thủ tục hoàn thuế GTGT mới nhất, thành phần hồ sơ, điều kiện chấp nhận và những lưu ý quan trọng theo quy định hiện hành.
Hoàn thuế GTGT là gì?
Hiện nay luật chưa quy định, tuy nhiên có thể hiểu hoàn thuế GTGT là việc Nhà nước trả lại cho tổ chức, cá nhân số tiền thuế GTGT đã nộp vào ngân sách nhà nước nhưng chưa được khấu trừ hết hoặc thuộc trường hợp được hoàn theo quy định.
Có bao nhiêu loại hồ sơ hoàn thuế GTGT?
Căn cứ Điều 33 Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế GTGT được phân thành
- Hoàn thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ dự án đầu tư;
- Hoàn thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu;
- Hoàn thuế giá trị gia tăng đối với chương trình, dự án ODA viện trợ không hoàn lại;
- Hoàn thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước bằng nguồn vốn viện trợ không hoàn lại không thuộc hỗ trợ phát triển chính thức của các cơ quan, tổ chức nước ngoài.
Điều kiện để yêu cầu hoàn thuế được chấp nhận
Theo Điều 15 Luật Thuế GTGT 2024, điều kiện để hoàn thuế đối với xuất khẩu, đầu tư:
- DN nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, lập/lưu sổ kế toán theo luật, có tài khoản ngân hàng theo mã số thuế.
- Đáp ứng quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không thuộc trường hợp không được khấu trừ.
- Người bán đã kê khai, nộp thuế GTGT cho hóa đơn bán ra.
Hồ sơ hoàn thuế GTGT cần chuẩn bị
Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu NSNN – mẫu số 01/HT (Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC).
Tài liệu kèm theo tùy trường hợp:
- Dự án đầu tư: Bản sao giấy tờ về đăng ký/giấy phép đầu tư; giấy tờ về quyền sử dụng đất, giao đất, thuê đất; giấy phép xây dựng (nếu có công trình); chứng từ góp vốn điều lệ; giấy phép/giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh (nếu thuộc ngành, nghề có điều kiện); bảng kê hóa đơn mua vào mẫu 01-1/HT (trừ khi đã gửi hóa đơn điện tử); quyết định và quy chế liên quan đến Ban quản lý dự án hoặc chi nhánh (nếu thực hiện hoàn thuế).
- Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu: Bảng kê hóa đơn mua vào mẫu 01-1/HT (trừ khi đã gửi hóa đơn điện tử) và danh sách tờ khai hải quan đã thông quan mẫu 01-2/HT.
- Chương trình/dự án ODA không hoàn lại:
- Trường hợp chủ dự án trực tiếp quản lý: Bản sao điều ước quốc tế/thỏa thuận/văn bản cam kết vốn ODA; quyết định phê duyệt văn kiện hoặc quyết định đầu tư; giấy đề nghị xác nhận chi phí hợp lệ, thanh toán vốn; bảng kê hóa đơn mua vào mẫu 01-1/HT; văn bản xác nhận ODA không hoàn lại và không được NSNN cấp vốn đối ứng; văn bản giao quản lý (nếu giao đơn vị khác); hợp đồng giữa chủ dự án và nhà thầu chính (nếu nhà thầu chính lập hồ sơ).
- Trường hợp nhà tài trợ trực tiếp quản lý: Các giấy tờ như trên; văn bản giao quản lý cho văn phòng đại diện/tổ chức được chỉ định (nếu chưa thể hiện trong hồ sơ); văn bản thành lập văn phòng đại diện/tổ chức; hợp đồng hoặc tóm tắt hợp đồng giữa nhà tài trợ và nhà thầu chính (nếu nhà thầu chính lập hồ sơ).
(Một số giấy tờ chỉ nộp lần đầu hoặc khi có thay đổi/bổ sung).
- Hàng hóa, dịch vụ mua trong nước bằng viện trợ không hoàn lại (không thuộc ODA): Quyết định phê duyệt văn kiện; giấy đề nghị xác nhận chi phí hợp lệ, thanh toán vốn; bảng kê hóa đơn mua vào mẫu 01-1/HT (một số giấy tờ chỉ nộp lần đầu hoặc khi thay đổi).
- Hàng hóa, dịch vụ mua trong nước bằng viện trợ quốc tế khẩn cấp: Quyết định tiếp nhận viện trợ khẩn cấp hoặc quyết định chủ trương tiếp nhận cùng văn kiện viện trợ; bảng kê hóa đơn mua vào mẫu 01-1/HT (một số giấy tờ chỉ nộp lần đầu hoặc khi thay đổi).
- Ưu đãi miễn trừ ngoại giao: Bảng kê thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng cho cơ quan đại diện ngoại giao mẫu 01-3a/HT (có xác nhận của Cục Lễ tân Nhà nước – Bộ Ngoại giao); bảng kê viên chức ngoại giao được hoàn thuế mẫu 01-3b/HT.
- Ngân hàng thương mại là đại lý hoàn thuế cho khách xuất cảnh: Bảng kê chứng từ hoàn thuế mẫu 01-4/HT.
- Hoàn thuế theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền: Quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Quy trình và thời hạn giải quyết hồ sơ
Cách 1: Hồ sơ điện tử
a) Người nộp thuế nộp hồ sơ hoàn thuế dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc các Cổng thông tin điện tử khác theo quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.
b) Việc tiếp nhận hồ sơ điện tử được thực hiện theo quy định hiện hành về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.
c) Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên Thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế (mẫu số 01/TB-HT, phụ lục I Thông tư), cơ quan thuế giải quyết hồ sơ hoàn thuế theo Điều 27 Thông tư này sẽ gửi một trong các thông báo sau:
- Thông báo chấp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế (mẫu số 02/TB-HT, phụ lục I); hoặc
- Thông báo không được hoàn thuế (mẫu số 04/TB-HT, phụ lục I) nếu hồ sơ không thuộc diện được hoàn thuế, gửi qua Cổng thông tin điện tử nơi người nộp thuế nộp hồ sơ.
Cách 2: Hồ sơ giấy
a) Khi nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ. Nếu chưa đủ, người nộp thuế được yêu cầu bổ sung; nếu đầy đủ, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo tiếp nhận hồ sơ (mẫu số 01/TB-HT, phụ lục I) và ghi nhận trên hệ thống quản lý thuế.
b) Nếu gửi qua bưu chính, công chức thuế đóng dấu tiếp nhận, ghi ngày nhận và nhập thông tin hồ sơ vào hệ thống quản lý thuế.
c) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi một trong các thông báo:
- Thông báo chấp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế (mẫu số 02/TB-HT);
- Thông báo hồ sơ không đúng thủ tục (mẫu số 03/TB-HT) đối với hồ sơ qua bưu chính;
- Hoặc Thông báo không được hoàn thuế (mẫu số 04/TB-HT) nếu không thuộc đối tượng được hoàn thuế.
Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại
- Hóa đơn không hợp lệ, thiếu thông tin.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng không phù hợp (thanh toán tiền mặt).
- Tờ khai hải quan chưa thông quan hoặc sai mã hàng.
- Hồ sơ không thống nhất giữa các tài liệu.
- Nộp hồ sơ chậm so với thời hạn kê khai.
Lưu ý để hồ sơ nhanh được duyệt
- Rà soát kỹ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ trước khi nộp.
- Sử dụng phần mềm kê khai thuế để giảm sai sót.
- Đối chiếu số liệu giữa bảng kê và sổ sách kế toán.
- Lưu trữ hồ sơ điện tử song song hồ sơ giấy.
Xem thêm: Quy định mới về thuế GTGT năm 2025
Chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định hồ sơ hoàn thuế GTGT không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian nhận hoàn mà còn giảm nguy cơ bị cơ quan thuế kiểm tra kéo dài.
