Hồ sơ gia hạn nhãn hiệu tại Việt Nam: Đừng để nhãn hiệu của bạn mất hiệu lực chỉ vì quên gia hạn!
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là “tấm khiên pháp lý” bảo vệ thương hiệu của bạn trên thị trường. Tuy nhiên, hiệu lực của nhãn hiệu chỉ kéo dài 10 năm và có thể gia hạn nhiều lần nếu thực hiện đúng quy định. Đã có không ít doanh nghiệp mất quyền bảo hộ nhãn hiệu chỉ vì nộp hồ sơ gia hạn nhãn hiệu tại Việt Nam quá muộn hoặc thiếu giấy tờ cần thiết.
Bài viết sau của Luật và Kế toán An Khang sẽ giúp bạn hiểu rõ: Khi nào cần gia hạn, hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện và các căn cứ pháp lý đi kèm. Hãy đọc tiếp để bảo vệ thương hiệu của bạn một cách hợp pháp và bền vững.
Khi nào cần nộp hồ sơ gia hạn nhãn hiệu?
Theo quy định tại Khoản 6 Điều 93 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2022), hiệu lực của văn bằng bảo hộ nhãn hiệu là 10 năm kể từ ngày nộp đơn và được phép gia hạn mỗi lần 10 năm, không giới hạn số lần gia hạn.
Thời điểm hợp lệ để nộp hồ sơ gia hạn là:
- Trong vòng 6 tháng trước khi hết hiệu lực, hoặc
- Trong thời gian gia hạn muộn 6 tháng sau ngày hết hiệu lực, với điều kiện nộp thêm 10% lệ phí gia hạn/mỗi tháng nộp muộn.
Ví dụ thực tế: Nhãn hiệu của Công ty A được cấp văn bằng ngày 10/08/2015 thì hạn cuối hiệu lực là 10/08/2025. Như vậy, thời điểm gia hạn hợp lệ là từ 10/02/2025 đến 10/08/2025 (không bị phạt), hoặc đến 10/02/2026 (có phạt).
Cần đặc biệt lưu ý: Nếu quá thời hạn 6 tháng kể từ ngày hết hiệu lực mà không nộp đơn gia hạn, nhãn hiệu sẽ chấm dứt hiệu lực không thể khôi phục.
Hồ sơ gia hạn nhãn hiệu tại Việt Nam gồm những gì?
Theo Khoản 2 Điều 31 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, hồ sơ yêu cầu gia hạn hiệu lực Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bao gồm các tài liệu sau đây:
- Tờ khai yêu cầu gia hạn hiệu lực làm theo Mẫu số 07 tại Phụ lục II của Nghị định 65/2023/NĐ-CP;
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (trường hợp văn bằng bảo hộ được cấp dưới dạng giấy và có yêu cầu ghi nhận việc gia hạn vào văn bằng bảo hộ);
- Văn bản ủy quyền (trường hợp yêu cầu được nộp thông qua đại diện);
- Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí (trường hợp nộp phí, lệ phí qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tiếp vào tài khoản của cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp).
Lưu ý: Trong một hồ sơ có thể yêu cầu gia hạn hiệu lực cho một hoặc nhiều văn bằng bảo hộ nếu có cùng loại đối tượng và cùng chủ sở hữu.
Mức phí và lệ phí gia hạn nhãn hiệu
Căn cứ theo Thông tư số 263/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, người nộp hồ sơ cần thanh toán các khoản sau:
- Lệ phí gia hạn hiệu lực: 100.000 đồng/nhóm
- Lệ phí gia hạn hiệu lực muộn: 10% lệ phí gia hạn/mỗi tháng nộp muộn
- Phí thẩm định yêu cầu gia hạn: 160.000 đồng/ văn bằng bảo hộ
- Phí sử dụng: 700.000 đồng/nhóm
- Phí công bố Quyết định ghi nhận gia hạn: 120.000 đồng/đơn
- Phí đăng bạ Quyết định gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ: 120.000 đồng/văn bằng bảo hộ.
Lưu ý: Các khoản lệ phí trên chưa bao gồm thuế VAT, phí dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp (nếu nộp đơn thông qua đại diện), phí dịch thuật, công chứng và các chi phí phát sinh trong quá trình nộp đơn.
Ví dụ thực tế: Nếu bạn có 2 nhóm sản phẩm/dịch vụ cần gia hạn và nộp muộn, tổng phí có thể lên đến hơn 2 triệu đồng, chưa kể phí dịch vụ nếu thuê đơn vị đại diện.
Điều kiện để hồ sơ được chấp nhận
Căn cứ theo Điều 109 Luật Sở hữu trí tuệ và Khoản 4 Điều 31 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, một hồ sơ gia hạn sẽ được chấp nhận nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Hồ sơ yêu cầu gia hạn không hợp lệ hoặc được nộp không đúng thủ tục quy định;
- Người yêu cầu gia hạn không phải là chủ Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu tương ứng.
Ví dụ thực tế: Công ty B nộp đơn gia hạn đúng hạn nhưng bỏ sót giấy ủy quyền cho đơn vị đại diện → hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, làm mất thời gian xử lý và suýt quá hạn.
Quy trình xử lý hồ sơ và thời gian thực hiện?
Theo quy định tại Cục Sở hữu trí tuệ, quy trình xử lý hồ sơ gia hạn nhãn hiệu gồm các bước:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như mục 2.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Cục SHTT tại Hà Nội hoặc các văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, TP.HCM (có thể nộp online qua Cổng dịch vụ công trực tuyến).
Bước 3: Cục tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
Bước 4: Nếu hồ sơ hợp lệ → ra quyết định gia hạn → ra quyết định gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ, ghi nhận vào văn bằng bảo hộ (nếu có yêu cầu), đăng bạ và công bố quyết định gia hạn hiệu lực Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu trên Công báo Sở hữu công nghiệp
⏱️ Thời gian xử lý thông thường: 1 – 2 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ đầy đủ.
Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp C nộp hồ sơ qua đường bưu điện và không kiểm tra tình trạng xử lý → sau 1 tháng mới phát hiện hồ sơ thiếu lệ phí → bị từ chối xử lý.
Lưu ý quan trọng: Nếu Cục yêu cầu sửa đổi, người nộp phải phản hồi trong vòng 1 tháng, nếu không sẽ bị từ chối gia hạn.
Kết luận
Hồ sơ gia hạn nhãn hiệu tại Việt Nam tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi phải chính xác và đúng thời hạn. Chỉ cần một sai sót nhỏ, doanh nghiệp có thể đối mặt với việc mất quyền bảo hộ thương hiệu đã xây dựng trong nhiều năm.
Để đảm bảo quyền lợi của mình, hãy liên hệ ngay với Luật và Kế toán An Khang – đơn vị chuyên tư vấn, soạn thảo và nộp hồ sơ gia hạn nhãn hiệu trọn gói, nhanh chóng, hiệu quả.
📞 Gọi ngay 0936 149 833 để được tư vấn miễn phí và hướng dẫn chi tiết từng bước!
