Có căn cứ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo thì tổ chức, cá nhân phải làm gì? 

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, sự minh bạch và trung thực là nền tảng cốt yếu để đảm bảo sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, tình trạng lợi dụng thông tin cá nhân hoặc tổ chức để thực hiện hành vi kê khai giả mạo trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vẫn diễn ra, gây ra những hệ lụy pháp lý phức tạp và thiệt hại nghiêm trọng. Khi phát hiện một doanh nghiệp được thành lập hoặc thay đổi thông tin dựa trên hồ sơ không đúng sự thật, câu hỏi có căn cứ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo thì tổ chức, cá nhân phải làm gì? trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

Bài viết này sẽ cung cấp một bản hướng dẫn chi tiết, bám sát các quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, giúp các bên liên quan hiểu rõ quyền và trách nhiệm của mình, từ đó có hành động đúng đắn và hiệu quả để bảo vệ quyền lợi hợp pháp, đồng thời góp phần làm sạch môi trường kinh doanh.

Quy trình xử lý khi phát hiện hành vi kê khai giả mạo: Từ đề nghị đến xác minh

Theo tinh thần chung của pháp luật, mọi hành vi vi phạm đều cần được xử lý kịp thời và nghiêm minh. Đối với hành vi kê khai giả mạo trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, quy trình này được quy định rõ ràng, bắt đầu từ chính những cá nhân, tổ chức có liên quan.

Cụ thể, theo khoản 1 Điều 68 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi có căn cứ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo, các tổ chức, cá nhân liên quan có quyền và trách nhiệm gửi văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để đề nghị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đây là bước đi đầu tiên và mang tính quyết định. Thay vì tự giải quyết hoặc chờ đợi, việc chủ động gửi văn bản đề nghị đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền là con đường duy nhất để giải quyết vấn đề một cách hợp pháp. Văn bản đề nghị này cần được chuẩn bị cẩn thận và có kèm theo các giấy tờ chứng minh, làm căn cứ để Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tiến hành các bước tiếp theo.

Sau khi nhận được văn bản đề nghị, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ xử lý trong thời hạn 03 ngày làm việc. Đây là một điểm mới đáng chú ý, cho thấy sự rút ngắn thời gian xử lý, đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan và xử lý nhanh chóng các trường hợp vi phạm.

Xem thêm: Hồ sơ TLDN

Những giấy tờ cần thiết để xác định hành vi giả mạo

Việc đưa ra đề nghị thu hồi không thể chỉ dựa trên suy đoán hoặc thông tin thiếu căn cứ. Để Cơ quan đăng ký kinh doanh có đủ cơ sở pháp lý tiến hành xử lý, tổ chức và cá nhân liên quan phải cung cấp các giấy tờ chứng minh tính giả mạo của hồ sơ.

Theo khoản 2 Điều 68 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, những giấy tờ có giá trị pháp lý để xác định nội dung kê khai giả mạo bao gồm:

• Bản sao hoặc bản chính văn bản trả lời của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc văn bản do cơ quan có thẩm quyền đó cấp bị giả mạo. Ví dụ, nếu hộ chiếu, giấy tờ tùy thân hoặc các giấy tờ pháp lý khác do cơ quan chức năng nước ngoài cấp bị làm giả, bản sao hoặc bản chính văn bản xác nhận của chính cơ quan đó sẽ là căn cứ vững chắc nhất.
• Bản sao hoặc bản chính văn bản trả lời của cơ quan công an về việc nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo. Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là khi có dấu hiệu giả mạo chữ ký hoặc sử dụng thông tin cá nhân để lừa đảo, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi hồ sơ sang cơ quan công an để tiến hành giám định. Văn bản kết luận của cơ quan công an chính là bằng chứng xác thực và không thể chối cãi.

Việc cung cấp một trong hai loại giấy tờ này sẽ giúp Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có đủ cơ sở để ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật.

Xem thêm: Nộp hồ sơ TLDN online

Vai trò của các cơ quan chức năng trong việc xác minh nội dung giả mạo

Trong quá trình xử lý, Cơ quan đăng ký kinh doanh không đơn độc. Việc xác minh tính chân thực của hồ sơ đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chuyên môn. Theo khoản 3 Điều 68 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi cần xác định nội dung kê khai trong hồ sơ là giả mạo, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ gửi văn bản kèm theo hồ sơ đăng ký đến cơ quan công an hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác để thực hiện giám định tư pháp.

Các cơ quan này có trách nhiệm trả lời bằng văn bản về kết quả xác minh trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Đây là một quy định quan trọng, đảm bảo rằng quá trình xác minh diễn ra nhanh chóng, chính xác và có cơ sở khoa học, làm nền tảng cho việc xử lý tiếp theo.

Nguyên tắc đăng ký doanh nghiệp: Vì sao kê khai trung thực là bắt buộc?

Để hiểu rõ hơn về tính chất nghiêm trọng của hành vi kê khai giả mạo, chúng ta cần nhìn lại các nguyên tắc cơ bản trong việc đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, các nguyên tắc này bao gồm:

• Tự kê khai và chịu trách nhiệm: Người thành lập doanh nghiệp phải tự kê khai hồ sơ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của thông tin. Điều này khẳng định rằng trách nhiệm chính thuộc về người kê khai, không phải Cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Trách nhiệm của người đại diện: Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, người thực hiện thủ tục phải đảm bảo và chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng quyền hạn, nghĩa vụ của mình.
• Phạm vi trách nhiệm của Cơ quan đăng ký kinh doanh: Cơ quan này chỉ chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp. Điều này nhấn mạnh rằng vai trò của họ là kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ, không phải xác minh tính trung thực của mọi thông tin.
• Không giải quyết tranh chấp: Cơ quan đăng ký kinh doanh không can thiệp vào các tranh chấp nội bộ giữa các thành viên, cổ đông hoặc giữa doanh nghiệp với các tổ chức, cá nhân khác.
• Tùy chọn đóng dấu: Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong các văn bản quan trọng như văn bản đề nghị, biên bản họp hoặc nghị quyết, trừ khi pháp luật có quy định khác.
• Thực hiện thủ tục đồng thời: Doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều thủ tục cùng một lúc trong một bộ hồ sơ.

Những nguyên tắc này làm nổi bật tầm quan trọng của việc kê khai trung thực ngay từ đầu. Một sai phạm nhỏ trong quá trình này có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý lớn sau này, đặc biệt khi hành vi kê khai giả mạo được phát hiện.

Hậu quả pháp lý nghiêm trọng đối với hành vi kê khai giả mạo

Khi có căn cứ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo, các chế tài pháp lý sẽ được áp dụng. Tùy thuộc vào mức độ và tính chất của hành vi, người vi phạm có thể đối mặt với:

• Thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Đây là hậu quả trực tiếp và nghiêm trọng nhất. Doanh nghiệp sẽ bị mất tư cách pháp nhân và không còn được phép hoạt động.
• Xử phạt vi phạm hành chính: Người vi phạm có thể bị phạt tiền với mức phạt đáng kể theo quy định của pháp luật.
• Truy cứu trách nhiệm hình sự: Nếu hành vi giả mạo có dấu hiệu của tội phạm, như làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan nhà nước, hoặc lừa đảo chiếm đoạt tài sản, người vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự với các mức phạt tiền hoặc phạt tù tương ứng.

Xem thêm: Đăng ký TLDN ở đâu

Kết luận

Có căn cứ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo thì tổ chức, cá nhân phải làm gì? Câu trả lời là cần phải hành động một cách chủ động và có hệ thống, tuân thủ đúng các quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Bằng cách thu thập bằng chứng và phối hợp chặt chẽ với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, bạn có thể bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Sự trung thực và tuân thủ pháp luật là nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động kinh doanh. Nếu bạn đang gặp phải những vấn đề liên quan đến hồ sơ đăng ký doanh nghiệp giả mạo và cần sự hỗ trợ chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ đến Kế toán và Luật An Khang để được hỗ trợ kịp thời, hiệu quả.

Hotline: 0936 149 833