Pháp Luật Doanh Nghiệp

Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp

Bảo hiểm xã hội (BHXH) là chính sách an sinh quan trọng, đảm bảo quyền lợi về thu nhập thay thế khi người lao động (NLĐ) gặp rủi ro như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp hay khi đến tuổi nghỉ hưu. Đối với doanh nghiệp, việc đăng ký BHXH cho NLĐ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là trách nhiệm xã hội, thể hiện sự quan tâm đến đời sống của nhân viên.

Bài viết sau đây sẽ phân tích chi tiết về đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc, thành phần hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình nộp hồ sơ cũng như những lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục này.

bảo hiểm xã hội

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc

Theo khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025), mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động đều phải đăng ký BHXH cho các đối tượng thuộc diện bắt buộc. Việc xác định đúng đối tượng tham gia giúp tránh tình trạng thiếu sót hoặc đóng sai, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của NLĐ và phát sinh truy thu, xử phạt.

1.1 Người lao động là công dân Việt Nam

Doanh nghiệp phải tham gia BHXH cho các nhóm NLĐ sau:

  • Người làm việc theo hợp đồng lao động: Bao gồm hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn hoặc hợp đồng có thời gian từ đủ 01 tháng trở lên.
  • Người quản lý doanh nghiệp, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp nếu có hưởng lương. Đây là nhóm đối tượng đặc thù, không trực tiếp ký HĐLĐ như NLĐ thông thường nhưng vẫn chịu sự chi phối bởi Luật BHXH.
  • Người lao động làm việc không trọn thời gian (part-time) nhưng có mức lương tháng cao hơn hoặc bằng mức lương tối thiểu làm căn cứ đóng BHXH.

Lưu ý quan trọng: Quy định tại nhóm 1 cũng áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp và NLĐ thỏa thuận bằng văn bản khác với tên gọi khác (không ghi rõ là “Hợp đồng lao động”) nhưng thực tế thể hiện quan hệ lao động: có trả công, trả lương và có sự quản lý, điều hành từ phía doanh nghiệp. Điều này nhằm ngăn chặn tình trạng “lách luật” để trốn đóng BHXH.

1.2 Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam

NLĐ nước ngoài cũng là đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc nếu ký hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng trở lên với doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, có ba trường hợp ngoại lệ:

  • Người lao động đã hết tuổi làm việc theo luật định tại thời điểm ký hợp đồng.
  • Trường hợp pháp luật quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
  • NLĐ nước ngoài được điều chuyển nội bộ trong cùng tập đoàn hoặc doanh nghiệp, theo quy định pháp luật về quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Xem thêm: Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký BHXH được chia thành 2 nhóm chính: hồ sơ của người lao độnghồ sơ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ, tránh thiếu sót để không phải bổ sung nhiều lần, kéo dài thời gian giải quyết.

bảo hiểm xã hội

2.1 Hồ sơ của người lao động

  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Đây là biểu mẫu bắt buộc để ghi nhận đầy đủ thông tin cá nhân, quá trình đóng, quá trình tham gia BHXH, BHYT.
  • Giấy tờ chứng minh quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có): Ví dụ, giấy xác nhận hưởng chế độ ưu tiên, giấy tờ chứng minh là thân nhân người có công, thương binh…
  • Hợp đồng lao động ký kết với doanh nghiệp.

2.2  Hồ sơ của doanh nghiệp

  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép hoạt động (để xác định tư cách pháp nhân).
  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
  • Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
  • Báo cáo tình hình sử dụng lao động.

2.3 Hồ sơ bổ sung

Trong trường hợp có phát sinh lao động mới, doanh nghiệp chỉ cần bổ sung:

  • Tờ khai TK1-TS của NLĐ.
  • Cập nhật lại danh sách D02-LT.

Quy trình nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội

bảo hiểm xã hội

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định nêu trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ qua hai hình thức:

  • Trực tuyến tại Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc qua phần mềm kê khai điện tử.
  • Trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở doanh nghiệp.

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ thiếu, sẽ có thông báo yêu cầu bổ sung trong vòng 3 ngày.

Bước 4: Cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho công ty mới thành lập

Lưu ý quan trọng khi đăng ký bảo hiểm xã hội

  • Thời hạn đăng ký: Doanh nghiệp phải thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động. Nếu chậm trễ sẽ bị xử phạt hành chính và có thể bị truy thu BHXH.
  • Tiền lương đóng BHXH: Phải bao gồm lương cơ bản, phụ cấp và các khoản bổ sung khác theo quy định, không chỉ tính riêng lương cơ bản.
  • Thông tin chính xác: Tất cả thông tin cá nhân của NLĐ (họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD…) cần được rà soát kỹ để tránh sai sót, phải điều chỉnh nhiều lần.
  • Lao động nghỉ việc: Khi NLĐ chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp phải báo giảm để tránh phát sinh nghĩa vụ đóng tiếp.

Việc đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp là một thủ tục bắt buộc, gắn liền với quá trình sử dụng lao động. Doanh nghiệp cần nắm rõ đối tượng phải tham gia, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nộp đúng hạn để vừa bảo vệ quyền lợi cho NLĐ, vừa tránh rủi ro pháp lý.

Xem thêm: Thành lập công ty có bắt buộc đóng bảo hiểm xã hội

Nếu Quý doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ hoặc triển khai đăng ký BHXH cho NLĐ, Luật An Khang sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và cung cấp dịch vụ trọn gói, giúp doanh nghiệp hoàn thành nhanh chóng, đúng quy định.

 

5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Thạc sĩ Luật Lê Khắc Dũng, chuyên gia pháp lý doanh nghiệp giàu kinh nghiệm, sở hữu kiến thức chuyên sâu về thành lập doanh nghiệp, bảo hộ nhãn hiệu và thuế. Cùng Luật An Khang, chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp toàn diện, giúp Doanh nghiệp Việt vượt qua mọi thử thách pháp lý về thành lập doanh nghiệp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *