Dịch vụ báo cáo thuế là lựa chọn dễ thấy để giảm gánh nặng kê khai, nộp thuế cho doanh nghiệp nhưng xét tổng chi phí thực tế, liệu thuê ngoài có rẻ hơn so với duy trì nhân sự kế toán nội bộ? Vấn đề còn phức tạp hơn khi xét yếu tố pháp lý: ai chịu trách nhiệm nếu tờ khai sai, ai phải bồi thường, và dữ liệu kế toán được bảo vệ ra sao?
Bài viết này của Luật An Khang phân tích chi tiết chi phí trực tiếp, chi phí ẩn, rủi ro pháp lý và checklist hợp đồng để doanh nghiệp cân nhắc chọn lựa giữa dịch vụ báo cáo thuế thuê ngoài và tổ chức nhân sự nội bộ.
Cấu thành chi phí: nhìn từ hai phía
- Chi phí khi thuê dịch vụ báo cáo thuế (thuê ngoài): phí dịch vụ hàng tháng/quý, phí phát sinh cho dịch vụ đặc thù (kiểm toán nội bộ, giải trình thanh tra), phí chữ ký số/T-VAN (nếu nhà cung cấp tính riêng), chi phí bàn giao, và khoản dự phòng rủi ro (bồi thường theo hợp đồng nếu có).
- Chi phí nhân sự nội bộ: lương gross của kế toán (bao gồm lương thực nhận + BHXH, BHYT, BHTN do người sử dụng lao động đóng theo luật), chi phí tuyển dụng, đào tạo, phần mềm kế toán, máy móc, không gian làm việc, chi phí quản lý và chi phí thay thế khi nghỉ việc.
Chi phí bắt buộc của người sử dụng lao động
Người sử dụng lao động phải đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc cho người lao động theo Luật Bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN) và thực hiện các nghĩa vụ lao động theo Bộ luật Lao động (lương tối thiểu, nghỉ phép, chế độ BHXH). Những khoản này làm tăng đáng kể chi phí nhân sự nội bộ so với chỉ so sánh lương nominal.
Ví dụ minh họa: nếu lương gross kế toán là X triệu/tháng thì doanh nghiệp còn phải tính thêm phần đóng BHXH, BHYT, BHTN + các khoản phúc lợi, chi phí tuyển & đào tạo — những chi phí này thường làm tăng tổng chi phí nhân sự 20–40% so với lương gross tùy mức đóng và chế độ.
Chi phí gián tiếp và rủi ro (thường bị bỏ qua)
- Rủi ro tuân thủ: nhân sự nội bộ thiếu cập nhật pháp luật dễ dẫn tới kê khai sai, bị truy thu hoặc phạt theo Nghị định xử phạt về thuế, hóa đơn; chi phí này có thể lớn hơn nhiều so với tiết kiệm chi phí nhân sự. (Căn cứ: Nghị định 125/2020).
- Chi phí an ninh & dự phòng: lưu trữ, sao lưu, bảo mật dữ liệu kế toán, phòng ngừa rủi ro lộ hồ sơ; nhà cung cấp dịch vụ lớn thường đã đầu tư hệ thống, chứng chỉ an ninh, quy trình sao lưu.
- Chi phí quản trị: thời gian giám sát, kiểm soát nội bộ, rà soát số liệu trước khi nộp, nếu không có quy trình rõ ràng, doanh nghiệp dễ bị phạt.
Trách nhiệm pháp lý: “thuê không bằng giao trách nhiệm”
Về nguyên tắc pháp luật thuế, người nộp thuế chịu trách nhiệm chính trước cơ quan thuế về tính đúng/sai/đầy đủ của tờ khai, dù doanh nghiệp có ủy quyền cho nhà cung cấp làm dịch vụ. Do đó việc thuê dịch vụ báo cáo thuế không miễn doanh nghiệp khỏi trách nhiệm trước cơ quan thuế; thay vào đó, quan hệ bồi thường sẽ phát sinh giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp nếu hợp đồng quy định như vậy. (Căn cứ: Luật Quản lý Thuế 2019; Thông tư hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế).
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ báo cáo thuế
- Tiết kiệm chi phí cố định: biến chi phí lương, BH thành chi phí dịch vụ cố định/biến đổi phù hợp quy mô.
- Truy cập chuyên môn cập nhật: nhà cung cấp chuyên nghiệp thường cập nhật luật nhanh hơn, giảm rủi ro sai sót.
- Hệ thống & công nghệ: đầu tư cho phần mềm, bảo mật, T-VAN, chữ ký số được san sẻ nhiều khách hàng, chi phí nhỏ hơn so với DN tự đầu tư.
- Khả năng mở rộng và xử lý sự cố: khi có thanh tra thuế, nhà cung cấp có kinh nghiệm hỗ trợ giải trình.
Khi nào nội bộ có lợi hơn?
- DN lớn có khối lượng giao dịch phức tạp, cần kiểm soát chặt chẽ dữ liệu, hoặc có yêu cầu bảo mật dữ liệu nhạy cảm nên duy trì đội ngũ nội bộ để chủ động quản trị.
- DN muốn xây dựng năng lực dài hạn, tích lũy knowledge base nội bộ và tối ưu hóa quy trình nội bộ.
Xem thêm: Dịch Vụ Báo Cáo Thuế: Giải Pháp Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp Tại Việt Nam
Kết luận
Dịch vụ báo cáo thuế thường là lựa chọn tiết kiệm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa nhờ giảm chi phí cố định và truy cập chuyên môn, nhưng không “miễn trách nhiệm” pháp lý, người nộp thuế vẫn chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế (Luật Quản lý Thuế 2019). Khi so sánh chi phí, doanh nghiệp phải tính cả chi phí đóng BHXH/BHYT/BHTN, chi phí đào tạo, phần mềm, rủi ro truy thu/phạt và chi phí an ninh dữ liệu. Quyết định thuê hay giữ nội bộ cần dựa trên phép tính tổng chi phí thực tế, mức độ phức tạp nghiệp vụ và năng lực quản trị rủi ro. Nếu bạn đang tìm một đối tác uy tín, Luật và Kế toán An Khang luôn sẵn sàng đồng hành, cung cấp giải pháp toàn diện và an toàn. Liên hệ ngay 0936 149 833 để được tư vấn chi tiết và bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp bạn.
