Khi bắt đầu thành lập doanh nghiệp, việc lựa chọn và thuê địa chỉ đặt trụ sở công ty là một trong những quyết định quan trọng nhất. Nhiều doanh nghiệp nhỏ, startup băn khoăn không biết địa chỉ thuê có hợp pháp không, chi phí thuê địa chỉ trụ sở công ty có được tính vào chi phí hợp lý hay không, hay liệu có rủi ro khi thuê địa chỉ ảo. Việc lựa chọn sai địa chỉ có thể dẫn tới các rủi ro pháp lý, bị xử phạt hoặc gặp khó khăn trong việc nộp thuế, xuất hóa đơn. Để tránh các vướng mắc pháp lý, bài viết dưới đây của Luật An Khang sẽ giúp bạn hiểu rõ tất cả những vấn đề liên quan và đưa ra giải pháp phù hợp.
Tính hợp pháp của địa chỉ thuê
1.1. Quy định pháp luật về trụ sở doanh nghiệp
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định rõ theo đơn vị hành chính và có thông tin liên lạc (điện thoại, email). Doanh nghiệp được phép thuê nhà hoặc thuê văn phòng để làm trụ sở chính, miễn là địa chỉ này không thuộc chung cư chỉ có mục đích để ở theo Luật Nhà ở 2023.
1.2. Các trường hợp không được phép đặt trụ sở
Việc sử dụng căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở làm trụ sở kinh doanh là vi phạm và có thể bị xử phạt từ 20-40 triệu đồng theo Nghị định 16/2022/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lựa chọn địa chỉ đáp ứng đúng mục đích sử dụng và quy hoạch đô thị để tránh bị xử phạt.
Doanh nghiệp có thể chọn thuê văn phòng ảo, officetel hoặc shophouse làm trụ sở. Các loại hình này hợp pháp nếu được cấp phép sử dụng cho mục đích kinh doanh và có hợp đồng thuê rõ ràng.
Điều kiện chi phí thuê trụ sở được trừ
Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC) quy định chi phí thuê địa chỉ trụ sở công ty được tính vào khoản được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu có đầy đủ hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay cho chủ nhà (nếu có).
Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng thuê nhà của ông B với giá 8 triệu đồng/tháng. Hợp đồng ghi rõ trách nhiệm nộp thuế thay cho chủ nhà. Khi thanh toán bằng chuyển khoản và nộp thuế đầy đủ, khoản chi phí này được chấp nhận khi tính thuế TNDN.
Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt, không có chứng từ hoặc không kê khai thuế thay chủ nhà, chi phí có thể bị loại khi quyết toán thuế. Do đó, cần chuẩn bị hợp đồng bằng văn bản, có chữ ký và nên công chứng để tăng tính pháp lý.
Ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và cơ quan thuế quản lý
Theo điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC, nơi nộp hồ sơ thuế được xác định theo địa chỉ trụ sở chính. Khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở sang tỉnh hoặc quận khác, phải làm thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế cũ trước khi đăng ký địa chỉ mới theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Ví dụ: Công ty B chuyển trụ sở từ quận Cầu Giấy sang quận Long Biên (Hà Nội). Công ty cần làm thủ tục chốt thuế tại Chi cục Thuế Cầu Giấy, sau đó nộp hồ sơ thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Việc thay đổi trụ sở có thể ảnh hưởng tới các giấy phép con, hóa đơn điện tử và thông tin đăng ký với ngân hàng. Doanh nghiệp cần cân nhắc tính ổn định trước khi thuê địa chỉ đặt trụ sở công ty.
Lợi ích khi thuê địa chỉ đặt trụ sở công ty
Lợi ích khi thuê địa chỉ doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí, có địa chỉ đẹp, chuyên nghiệp để giao dịch, đồng thời vẫn tuân thủ pháp luật. Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ thuê địa chỉ còn hỗ trợ nhận thư, chuyển tiếp giấy tờ, cung cấp phòng họp. Doanh nghiệp cần kiểm tra hợp pháp thuê địa chỉ công ty và lựa chọn đơn vị uy tín.
So sánh: “mượn nhà riêng” và “thuê văn phòng ảo”
| Tiêu chí | Mượn nhà riêng | Thuê văn phòng ảo |
| Chi phí | Thấp hoặc bằng 0 nếu không trả tiền thuê | 500.000 – 1.500.000 đồng/tháng |
| Hợp đồng | Cần có hợp đồng mượn nhà hoặc thuê nhà | Có hợp đồng dịch vụ rõ ràng |
| Rủi ro | Có thể bị đòi lại nhà, phát sinh tranh chấp | Rủi ro nếu nhà cung cấp dịch vụ không uy tín |
| Tính chuyên nghiệp | Hạn chế, không có dịch vụ đi kèm | Địa chỉ đẹp, có lễ tân, nhận thư, hỗ trợ khách hàng |
| Hợp pháp | Hợp pháp nếu đáp ứng quy định Luật Doanh nghiệp | Hợp pháp khi đơn vị cung cấp có giấy phép |
Bài viết đã phân tích chi tiết các vấn đề về tính hợp pháp, hợp đồng và chi phí thuê địa chỉ đặt trụ sở công ty, cũng như rủi ro và lợi ích khi thuê địa chỉ. Để đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ thuê văn phòng hoặc nhà làm trụ sở từ các đơn vị uy tín, có hợp đồng rõ ràng. Ngoài ra, nên tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý trước khi ký hợp đồng để tránh tranh chấp.
Nếu bạn đang cần tư vấn cụ thể hoặc hỗ trợ thủ tục thành lập, thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, hãy gọi ngay hotline 0936 149 833 của Luật và Kế toán An Khang để được tư vấn miễn phí và đồng hành trọn gói.
