Quy trình đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH, công ty cổ phần tại cấp tỉnh mới nhất năm 2025
Đăng ký thay đổi người đại diện là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp bổ nhiệm mới, miễn nhiệm hoặc thay đổi chức danh quản lý. Năm 2025, quy trình này với công ty TNHH và công ty cổ phần tại cấp tỉnh có nhiều điểm cần lưu ý về hồ sơ, trình tự và thời hạn. Luật An Khang sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký thay đổi người đại diện để doanh nghiệp thực hiện đúng, tránh rủi ro pháp lý.
Căn cứ pháp lý quy trình đăng ký thay đổi người đại diện áp dụng năm 2025
Quy trình đăng ký thay đổi người đại diện của công ty TNHH và công ty cổ phần tại cấp tỉnh được thực hiện dựa trên:
- Luật Doanh nghiệp 2020 – quy định về quyền, nghĩa vụ và thủ tục thay đổi người đại diện.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (được sửa đổi, bổ sung năm 2023 và 2025).
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT ban hành biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.
- Các văn bản hướng dẫn của Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh.
Xem thêm: Điều kiện làm người đại diện pháp luật theo Luật Doanh nghiệp 2020 – Cập nhật chi tiết mới nhất
Trường hợp phải đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật
Theo Điều 12 và Điều 50 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thay đổi người đại diện khi:
- Bổ nhiệm người mới thay thế hoàn toàn người đại diện cũ.
- Bổ sung thêm người đại diện (đối với công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật).
- Thay đổi chức danh của người đại diện (ví dụ từ Giám đốc sang Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch công ty).
Việc thay đổi này phải được thông qua bằng quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên) hoặc nghị quyết Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).
Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện tại cấp tỉnh
Hồ sơ thực hiện đăng ký thay đổi người đại diện gồm:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo mẫu tại Phụ lục II-2 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân là người đại diện mới (Căn cước công dân/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực).
- Quyết định và biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền trong công ty:
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Quyết định & biên bản họp của Hội đồng thành viên.
- Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty.
- Công ty cổ phần: Quyết định & biên bản họp của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông (tùy trường hợp).
- Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục).
- Giấy tờ pháp lý của tổ chức được ủy quyền (nếu có).
Xem thêm: Chồng làm giám đốc vợ làm kế toán trưởng được không? Cập nhật luật mới nhất 2024
Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như trên, đảm bảo thông tin thống nhất với dữ liệu trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh
Có 2 cách nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
Khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin người đại diện mới và được cập nhật trên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Thời hạn và nghĩa vụ thông báo
- Theo quy định tại khoản 2 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, khi có quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ra quyết định hoặc nghị quyết của cơ quan có thẩm quyền trong công ty (Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Chủ sở hữu công ty).
- Nếu quá thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP với mức phạt từ 10 – 20 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.
=> Điều này đồng nghĩa, nếu doanh nghiệp chậm thông báo, ngoài việc bị phạt tiền, còn có nguy cơ bị đánh giá là không tuân thủ pháp luật về đăng ký doanh nghiệp, ảnh hưởng đến uy tín và các giao dịch dân sự, hợp đồng ký kết trong thời gian thay đổi chưa được ghi nhận.
6. Một số lưu ý khi đăng ký thay đổi người đại diện
- Người đại diện mới cần đáp ứng điều kiện theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020: có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp.
- Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều hơn một người đại diện, cần quy định rõ quyền và nghĩa vụ của từng người trong Điều lệ công ty.
- Nếu người đại diện cũ đang giữ chữ ký số, tài khoản ngân hàng, giấy tờ quan trọng của công ty, cần bàn giao đầy đủ để tránh gián đoạn hoạt động.
- Cần đồng thời thực hiện thủ tục cập nhật thông tin người đại diện với cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội và các đối tác để đảm bảo giao dịch không bị ảnh hưởng.
Xem thêm: Công ty được phép có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật? Cập nhật luật mới 2024
Kết luận
Việc đăng ký thay đổi người đại diện là nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt khi thông tin này liên quan trực tiếp đến hoạt động quản trị và giao dịch. Thực hiện đúng quy trình, nộp hồ sơ đầy đủ và trong thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín với đối tác, khách hàng.
