Báo cáo sử dụng lao động 2025 – Quy định, thủ tục và hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp
Nguồn nhân lực là nền tảng quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, pháp luật quy định doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ. Bài viết sau, Luật An Khang sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục này trong năm 2025 để doanh nghiệp thực hiện đúng và tránh vi phạm.
Báo cáo sử dụng lao động là gì?
Báo cáo sử dụng lao động (hay còn gọi là khai trình tình hình lao động) là một thủ tục pháp lý bắt buộc, nhằm cung cấp cho cơ quan quản lý nhà nước thông tin chính xác về số lượng lao động, sự biến động nhân sự và cơ cấu lao động tại doanh nghiệp. Báo cáo này không chỉ giúp Nhà nước nắm bắt tình hình việc làm, hoạch định chính sách an sinh xã hội mà còn góp phần xây dựng môi trường lao động minh bạch, ổn định và có trách nhiệm.
Xem thêm: Thành lập Công ty có bắt buộc đóng bảo hiểm xã hội?
Doanh nghiệp nào phải thực hiện báo cáo?
Theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, mọi người sử dụng lao động đều phải nộp báo cáo sử dụng lao động, không phân biệt quy mô hay loại hình. Cụ thể gồm:
- Doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, hợp tác xã.
- Cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp có sử dụng lao động theo hợp đồng.
- Văn phòng đại diện, chi nhánh, đơn vị trực thuộc có tuyển dụng lao động.
Điều này có nghĩa là kể cả doanh nghiệp nhỏ, ít nhân viên vẫn phải khai báo định kỳ theo quy định, không có ngoại lệ.
Thời hạn nộp báo cáo sử dụng lao động
Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP), doanh nghiệp phải nộp báo cáo theo hai mốc thời gian:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm: nộp trước ngày 05/6 hằng năm.
- Báo cáo cả năm: nộp trước ngày 05/12 hằng năm.
Sau khi tiếp nhận, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ tổng hợp và báo cáo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội trước ngày 15/6 và 15/12.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp nộp trễ, hoặc không nộp, sẽ bị coi là vi phạm hành chính và bị xử phạt theo quy định.
Xem thêm: Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho Công ty mới thành lập
Cách thức nộp báo cáo sử dụng lao động
4.1. Báo cáo trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Đây là hình thức được khuyến khích áp dụng vì nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian. Tất cả doanh nghiệp đều có thể thực hiện theo phương thức này nếu có chữ ký số và tài khoản đăng nhập.
Quy trình thực hiện chi tiết:
- Truy cập hệ thống
- Vào trang Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
- Doanh nghiệp cần chuẩn bị máy tính có kết nối internet và thiết bị chữ ký số USB Token.
- Đăng nhập tài khoản
- Sử dụng tài khoản đã đăng ký trước đó.
- Trường hợp chưa có, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký mới trên hệ thống.
- Cài đặt công cụ ký điện tử
- Hệ thống sẽ yêu cầu tải và cài đặt phần mềm ký số để xác thực thông tin.
- Đây là bước bắt buộc để có thể gửi hồ sơ hợp lệ.
- Tìm kiếm thủ tục
- Trong mục “Dịch vụ công trực tuyến”, nhập từ khóa tìm kiếm: “Báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
- Tên đầy đủ của thủ tục là: Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động.
- Chọn thủ tục và kê khai thông tin
- Click vào nút “Nộp trực tuyến”.
- Điền đầy đủ dữ liệu theo Mẫu số 01/PLI (ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
- Lựa chọn đúng cơ quan tiếp nhận: Sở Lao động – Thương binh & Xã hội nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Nộp hồ sơ và xác nhận
- Sau khi hoàn tất kê khai, nhấn nút “Đăng ký”.
- Hệ thống sẽ ghi nhận và hiển thị thông báo xác nhận thành công.
- Theo dõi kết quả xử lý
- Doanh nghiệp có thể theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ trực tiếp trên hệ thống.
- Nếu có yêu cầu bổ sung, hệ thống sẽ gửi thông báo về tài khoản đăng nhập.
Lưu ý: Sau khi nộp, Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động kết nối dữ liệu với hệ thống BHXH và chuyển báo cáo về một cửa của địa phương theo kỳ hạn quy định.
4.2. Báo cáo trực tiếp bằng hồ sơ giấy
Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đủ điều kiện thực hiện online (chưa có chữ ký số, chưa đăng ký tài khoản, hoặc gặp trục trặc hệ thống), có thể nộp hồ sơ giấy trực tiếp.
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động (Mẫu 01/PLI) ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Các tài liệu bổ sung nếu có biến động lớn về nhân sự (ví dụ: quyết định tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng lao động hàng loạt…).
Nơi nộp hồ sơ:
- Trường hợp thông thường: Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Sở Lao động – Thương binh & Xã hội nơi đặt trụ sở chính, đồng thời thông báo cho cơ quan BHXH cấp huyện.
- Trường hợp đặc biệt: Nếu người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu chế xuất hoặc khu kinh tế, ngoài hai cơ quan trên, doanh nghiệp phải nộp thêm cho Ban Quản lý khu công nghiệp/khu kinh tế để theo dõi và quản lý.
Nội dung trong báo cáo sử dụng lao động
Một báo cáo hợp lệ thường gồm các thông tin:
- Tổng số lao động đang làm việc.
- Số lao động mới tuyển trong kỳ.
- Số lao động chấm dứt hợp đồng.
- Phân loại lao động theo giới tính, độ tuổi, trình độ.
- Tình hình tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
- Các biến động khác liên quan đến quan hệ lao động.
Biểu mẫu báo cáo được ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần điền đúng, đủ và chính xác.
Xem thêm: Đăng ký thang bảng lương lao động
Chế tài xử phạt nếu không báo cáo
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi vi phạm:
- Phạt từ 1 – 3 triệu đồng: không khai trình lao động khi bắt đầu hoạt động.
- Phạt từ 5 – 10 triệu đồng: không báo cáo định kỳ hoặc báo cáo sai nội dung.
Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể bị nhắc nhở, kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn từ cơ quan quản lý.
Báo cáo sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp, được thực hiện 2 lần/năm theo quy định pháp luật. Thực hiện đầy đủ và đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm trong quản trị nhân sự.
Như vậy, Luật An Khang đã cung cấp cho Quý khách những thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về báo cáo sử dụng lao động năm 2025, từ cơ sở pháp lý, thời hạn nộp, hình thức thực hiện cho đến chế tài xử phạt khi vi phạm. Việc nắm rõ và thực hiện đúng thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn góp phần nâng cao uy tín, sự minh bạch trong quản lý nhân sự.
Nếu Quý doanh nghiệp còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần dịch vụ hỗ trợ thực hiện báo cáo lao động nhanh chóng – đúng hạn, hãy liên hệ ngay với Luật An Khang để được tư vấn và đồng hành trọn gói.
