Đăng ký thang, bảng lương lao động: Doanh nghiệp cần biết gì để tránh bị phạt

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc xây dựng và đăng ký thang bảng lương lao động không chỉ là bước tuân thủ pháp luật mà còn là căn cứ quan trọng để quản lý lao động, tính đóng BHXH và giải quyết tranh chấp tiền lương. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mơ hồ không biết có bắt buộc đăng ký thang bảng lương không, thủ tục thực hiện thế nào, và nếu không nộp thì bị phạt bao nhiêu.

Bài viết sau đây từ Luật An Khang sẽ giúp bạn làm rõ từng vấn đề, đi kèm căn cứ pháp lý cụ thể.

Có bắt buộc đăng ký thang bảng lương không?

Theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang, bảng lương làm căn cứ trả lương, đàm phán hợp đồng lao động và tính các khoản bảo hiểm.

Như vậy, doanh nghiệp không cần phải gửi thang bảng lương cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐTBXH) mà chỉ cần công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện (trước đây tất cả doanh nghiệp có trên 10 lao động đều phải đăng ký thang bảng lương).

Theo đó, dù không bắt buộc nộp thì doanh nghiệp vẫn phải xây dựng và lưu giữ thang bảng lương tại đơn vị, và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Thang bảng lương còn là căn cứ pháp lý để chứng minh tính hợp pháp khi trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng, khiếu nại về BHXH hoặc xảy ra tranh chấp lao động. Việc chuẩn bị sẵn thang bảng lương sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng bị xử phạt hành chính hoặc gặp khó khăn khi cơ quan chức năng yêu cầu cung cấp hồ sơ. Ngoài ra, đây còn là một công cụ quản trị nhân sự giúp minh bạch chế độ đãi ngộ, tạo động lực làm việc cho người lao động.

Khi nào cần gửi thang bảng lương cho cơ quan nhà nước?

Căn cứ vào Điều 6 Nghị định 44/2025/NĐ-CP, việc nộp chỉ áp dụng cho một số trường hợp. Tuy nhiên, có 2 tình huống đặc biệt cần nộp thang bảng lương của Thành viên hội đồng & Kiểm soát viên chuyên trách cho cơ quan đại diện chủ sở hữu trước khi ban hành:

• Khi doanh nghiệp có Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ.
• Khi doanh nghiệp có Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

Điều này nghĩa là, đối với các doanh nghiệp ngoài nhà nước, trừ khi thuộc các trường hợp nêu trên, thì sẽ không phải nộp hồ sơ đăng ký thang bảng lương. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chú ý rằng, khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng hoặc khi tham gia các gói thầu có yêu cầu minh bạch tiền lương, việc chuẩn bị sẵn hồ sơ và bảng lương là cực kỳ cần thiết.

Hồ sơ đăng ký thang bảng lương gồm những gì?

• Thang bảng lương theo mẫu.
• Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương.
• Biên bản tham khảo ý kiến của đại diện người lao động (nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động).
• Bảng quy định tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ.
• Quy chế lương thưởng và phụ cấp.

Việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu trên không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý nhân sự. Một bộ hồ sơ rõ ràng sẽ giúp dễ dàng giải trình khi cơ quan chức năng thanh tra hoặc khi người lao động có khiếu nại.

Cách xây dựng thang bảng lương lao động cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định lương bậc 1

• Xác định mức lương tối thiểu vùng.
• Mức lương bậc 1 không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Lưu ý: Mức lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được trả cho người lao động làm công việc đơn giản nhất cho doanh nghiệp, được xác định theo vùng, ấn định theo tháng, giờ.

Bước 2: Xác định lương các bậc tiếp theo

• Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp tự quyết định mức lương và sự chênh lệch giữa các bậc lương.

Doanh nghiệp nên cân nhắc xây dựng khoảng cách hợp lý giữa các bậc lương để tạo động lực phấn đấu cho nhân viên. Thang bảng lương rõ ràng sẽ giúp phân loại nhân sự theo trình độ, kinh nghiệm và hiệu suất công việc, tránh tình trạng bất mãn về tiền lương.

Khi nào cần đăng ký lại thang bảng lương?

Theo thực tiễn quản lý, doanh nghiệp nên điều chỉnh và lưu hồ sơ lại khi có các thay đổi sau:

• Nhà nước điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng.
• Doanh nghiệp tái cơ cấu, bổ sung chức danh mới.
• Thay đổi cách tính lương hoặc hệ số lương nội bộ.

Việc cập nhật kịp thời giúp doanh nghiệp tránh được nguy cơ bị phạt và đảm bảo tính hợp pháp của chính sách tiền lương.

Không đăng ký thang bảng lương thì phạt bao nhiêu?

Theo Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người lao động bị xử phạt hành chính từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng khi vi phạm vào các điều sau đây:

• Không công bố công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc.
• Không xây dựng thang lương, bảng lương.
• Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động.

Đối với tổ chức sử dụng lao động, mức tiền phạt sẽ gấp đôi so với cá nhân. Cụ thể, công ty, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng đối với các hành vi nêu trên, đồng thời phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả nếu cần thiết.

Ngoài thiệt hại về tài chính, việc không tuân thủ còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, gây khó khăn khi tham gia đấu thầu, ký hợp đồng lớn hoặc khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.

Qua bài viết này, có thể thấy việc đăng ký thang bảng lương lao động không còn bắt buộc với mọi doanh nghiệp như trước, nhưng việc xây dựng, lưu giữ và áp dụng đúng vẫn là yêu cầu pháp lý quan trọng.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các trường hợp phải nộp, tránh bị xử phạt lên đến hàng chục triệu đồng. Bên cạnh đó, việc có một thang bảng lương minh bạch còn giúp doanh nghiệp giữ chân nhân sự, xây dựng môi trường làm việc công bằng và nâng cao hiệu quả quản trị.