Thủ tục hợp nhất doanh nghiệp: Điều kiện, hồ sơ, quy trình và chi phí mới nhất 

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hợp nhất công ty để mở rộng thị phần, tối ưu nguồn lực và tăng sức mạnh tài chính. Tuy nhiên, nỗi lo lớn nhất của chủ doanh nghiệp chính là không nắm rõ điều kiện, hồ sơ, thời gian và chi phí khi thực hiện thủ tục này. Nếu bỏ sót một bước, doanh nghiệp có thể bị từ chối hồ sơ hoặc kéo dài thời gian hoạt động trở lại. Hãy cùng Luật An Khang tìm hiểu chi tiết về thủ tục hợp nhất doanh nghiệp qua bài viết dưới đây để tránh rủi ro pháp lý và tiết kiệm tối đa chi phí.

Điều kiện để được hợp nhất doanh nghiệp

Theo Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2020, hai hoặc nhiều công ty cùng loại có thể hợp nhất thành một công ty mới và chấm dứt sự tồn tại của các công ty bị hợp nhất.

Điều kiện hợp nhất doanh nghiệp bao gồm:

• Các công ty phải cùng loại hình (ví dụ: công ty TNHH với công ty TNHH, công ty cổ phần với công ty cổ phần).
• Hợp đồng hợp nhất phải được tất cả thành viên, cổ đông thông qua.
• Không vi phạm quy định về tập trung kinh tế theo Luật Cạnh tranh 2018. Nếu sau hợp nhất mà thị phần kết hợp trên 20% thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo tới Ủy ban Cạnh tranh Quốc gia theo Nghị định 35/2020/NĐ-CP.

Ví dụ thực tế: Hai công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực logistics cùng muốn hợp nhất để trở thành công ty mới với thị phần chiếm 25%. Trong trường hợp này, công ty bắt buộc phải thông báo tới Ủy ban Cạnh tranh trước khi hợp nhất.

Xem thêm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi hợp nhất doanh nghiệp

Căn cứ Điều 23 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ hợp nhất cần có:

1. Hợp đồng hợp nhất và Điều lệ công ty hợp nhất.
2. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
3. Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
4. Nghị quyết và biên bản họp của các công ty tham gia hợp nhất.
5. Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông.
6. Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

Ví dụ: Một công ty TNHH hai thành viên muốn hợp nhất với một công ty TNHH khác. Hồ sơ sẽ cần kèm theo danh sách thành viên công ty mới, có chữ ký của tất cả thành viên, cùng hợp đồng hợp nhất được ký kết bởi đại diện theo pháp luật của hai công ty.

Quy trình, thủ tục hợp nhất chi tiết

Quy trình được thực hiện qua 5 bước cơ bản:

Bước 1: Thông qua hợp đồng hợp nhất

• Các công ty tổ chức họp thành viên/cổ đông để thông qua hợp đồng hợp nhất.
• Trong vòng 15 ngày kể từ ngày thông qua, doanh nghiệp phải gửi hợp đồng này đến tất cả chủ nợ và thông báo cho người lao động (theo Điều 201 Luật Doanh nghiệp 2020).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp nhất

• Hồ sơ được nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trực tiếp tại Sở tài chính nơi công ty hợp nhất đặt trụ sở chính.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ

• Trong 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho công ty hợp nhất (Điều 33 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

Bước 4: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

• Sau khi được cấp giấy chứng nhận, công ty hợp nhất phải công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày.

Bước 5: Thủ tục chấm dứt hoạt động doanh nghiệp bị hợp nhất

• Doanh nghiệp cũ thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, hủy con dấu, quyết toán nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý.

Ví dụ minh họa: Công ty A và Công ty B hợp nhất thành Công ty C. Sau khi Công ty C nhận giấy phép hoạt động, Công ty A và B phải nộp hồ sơ giải thể để mã số thuế chấm dứt, tránh việc bị cơ quan thuế truy thu hoặc phạt hành chính.

Chi phí và lệ phí hợp nhất doanh nghiệp

Khi thực hiện thủ tục hợp nhất doanh nghiệp, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/hồ sơ

• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng.

• Chi phí dịch vụ luật sư hoặc tư vấn pháp lý: dao động từ 3.000.000 – 10.000.000 đồng tùy vào quy mô và tính phức tạp.

Ví dụ: Một doanh nghiệp nhỏ chỉ cần hỗ trợ soạn hồ sơ sẽ mất chi phí khoảng 3 triệu đồng. Nhưng với một tập đoàn có nhiều chi nhánh và hợp đồng lao động, chi phí tư vấn có thể lên tới hơn 10 triệu đồng.

Xem thêm: Chi phí thành lập doanh nghiệp

Thời gian giải quyết thủ tục hợp nhất doanh nghiệp

• Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: 03 ngày làm việc (theo Điều 33 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
• Thời gian công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: trong vòng 30 ngày sau khi được cấp giấy phép.
• Thời gian hoàn tất giải thể công ty cũ: từ 30 – 45 ngày, tùy thuộc vào việc quyết toán thuế và xử lý nghĩa vụ tài chính.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp không còn nợ thuế, quy trình chấm dứt mã số thuế chỉ mất khoảng 1 tháng. Nhưng nếu còn tồn đọng hóa đơn điện tử hoặc nợ thuế, quá trình có thể kéo dài hơn.

Lưu ý quan trọng: Nếu doanh nghiệp chậm công bố thông tin hoặc chậm nộp hồ sơ giải thể, có thể bị xử phạt hành chính từ 10 – 20 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Xem thêm: Công bố thông tin thành lập doanh nghiệp

Kết luận

Qua bài viết, chúng ta đã phân tích chi tiết điều kiện, hồ sơ, quy trình, chi phí và thời gian khi thực hiện thủ tục hợp nhất doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ quy định pháp lý là yếu tố then chốt để thủ tục diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và tránh rủi ro về sau.

Nếu bạn đang băn khoăn trong quá trình hợp nhất, hãy nhấc máy và gọi ngay hotline 0936 149 833 của Luật và Kế toán An Khang để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói từ A–Z. Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo an toàn pháp lý tuyệt đối.