Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp buộc phải thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để phù hợp với tình hình thực tế hoặc theo yêu cầu của pháp luật.
Vậy trong những trường hợp nào doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi, đâu là thủ tục đúng luật? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp nắm rõ nghĩa vụ của mình.
Căn cứ pháp lý về thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Luật Doanh nghiệp 2020: Khoản 1 Điều 30 quy định rõ, doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi các nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Điều 28 của Luật này.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Bên cạnh những thay đổi liên quan đến Giấy chứng nhận, Nghị định cũng yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp đối với một số nội dung khác, chẳng hạn như ngành nghề kinh doanh hay thông tin về cổ đông sáng lập.
Căn cứ pháp lý này tạo thành khung chuẩn để doanh nghiệp thực hiện đúng thủ tục, tránh các rủi ro pháp lý.
Trường hợp phải thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp khi có sự điều chỉnh các nội dung quan trọng sau (theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020):
- Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp: Bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến tên hoặc mã số doanh nghiệp đều phải đăng ký lại.
- Địa chỉ trụ sở chính: Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở sang địa chỉ khác, phải cập nhật thông tin trong Giấy chứng nhận.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật: Bao gồm họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân. Quy định này áp dụng cho công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Thông tin thành viên góp vốn: Họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và giấy tờ pháp lý đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và trụ sở đối với thành viên là tổ chức.
- Vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư: Khi doanh nghiệp thay đổi vốn điều lệ (công ty) hoặc vốn đầu tư (doanh nghiệp tư nhân), phải đăng ký điều chỉnh.
- Thay đổi theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài: Trường hợp Giấy chứng nhận được thay đổi theo bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án hoặc phán quyết Trọng tài.
Đây là những nội dung cốt lõi, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ pháp lý và tư cách pháp nhân của doanh nghiệp.
Trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Ngoài các nội dung nêu trên, doanh nghiệp cũng phải làm thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp đối với một số trường hợp theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Các nội dung này không làm thay đổi Giấy chứng nhận nhưng vẫn bắt buộc phải thông báo:
- Thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần chưa niêm yết.
- Thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài trong công ty cổ phần chưa niêm yết.
- Thay đổi hoặc bổ sung ngành, nghề kinh doanh.
- Thay đổi nội dung đăng ký thuế.
- Thay đổi thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên.
- Thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên.
- Thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân (trong trường hợp bán, tặng cho, hoặc khi chủ doanh nghiệp chết).
- Thông báo cho thuê doanh nghiệp tư nhân.
- Thay đổi thông tin người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài.
Như vậy, ngoài việc thay đổi Giấy chứng nhận, các thay đổi liên quan đến hoạt động kinh doanh hay cơ cấu cổ đông cũng cần thực hiện thủ tục thông báo để đảm bảo minh bạch.
Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
4.1. Trường hợp thay đổi theo quyết định của doanh nghiệp
- Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
- Bước 2: Trong vòng 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ:
- Nếu hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
- Nếu chưa hợp lệ: Thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.
- Nếu từ chối: Phải nêu rõ lý do bằng văn bản.
4.2. Trường hợp thay đổi theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài
- Người đề nghị đăng ký thay đổi nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bản án hoặc phán quyết có hiệu lực.
- Hồ sơ phải kèm theo bản sao bản án, quyết định hoặc phán quyết đã có hiệu lực.
- Trong vòng 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới theo nội dung bản án hoặc phán quyết.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc bị từ chối, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Lưu ý quan trọng khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp
- Doanh nghiệp phải thực hiện đúng thời hạn (10 ngày hoặc 15 ngày tùy trường hợp). Vi phạm thời hạn có thể bị xử phạt hành chính.
- Hồ sơ phải được lập đúng biểu mẫu theo quy định, kèm theo các giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức liên quan.
- Mọi thay đổi đều phải được cập nhật kịp thời để đảm bảo thông tin trên hệ thống quốc gia về đăng ký doanh nghiệp luôn chính xác.
Kết luận
Việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn là trách nhiệm pháp lý để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần xác định rõ khi nào phải đăng ký thay đổi Giấy chứng nhận và khi nào chỉ cần thông báo thay đổi. Đồng thời, nắm vững thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín với đối tác, cơ quan quản lý.
